Portal Interoperacyjności
i Architektury

1. We wszystkich rejestrach i systemach IT powinny być stosowane te same, standardowe reguły dotyczące tych samych danych. Reguły te powinny być utrzymywane i udostępniane przez organ prowadzący rejestr referencyjny dla klasyfikowanych nimi danych.
2. W ramach AIP identyfikowane są reguły, które powinny być stosowane do poszczególnych danych. Rekomenduje się wykorzystywanie tych reguł we wszystkich rejestrach, a w szczególności w rejestrach nowo tworzonych.
3. Zidentyfikowane reguły dotyczące danych związanych z Osobą fizyczną zawarte są w raportach z Repozytorium AIP załączonych do niniejszego dokumentu. Najważniejsze rekomendacje zamieszczone są poniżej.

Imiona i nazwiska powinny być we wszystkich rejestrach zapisywane w poniższy sposób. W polskich dokumentach tożsamości i formalnych wnioskach o usługi, a także w większości innych rejestrów i systemów istotne jest tylko imię pierwsze i drugie, a większość osób posiada tylko jedno nazwisko. Dla zachowania spójności semantycznej i możliwości identyfikacji osoby należy jednak stosować poniższe reguły we wszystkich rejestrach.

Należy także brać pod uwagę, że imię i nazwisko może zostać formalnie zmienione w ciągu życia osoby.

Nazwisko

Nazwiskiem jest nazwisko zamieszczone w akcie małżeństwa lub akcie zgonu; nazwiskiem osoby, która nie zawarła związku małżeńskiego, jest nazwisko rodowe (Prawo o aktach stanu cywilnego z dnia 9 listopada 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2224), art. 29, ust. 1.).

Nazwiska i imiona cudzoziemców ustala się na podstawie dokumentu podróży lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo, a nazwiska i imiona rodziców dziecka i nazwisko dziecka cudzoziemców ustala się na podstawie dokumentu podróży lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość i obywatelstwo rodziców (Prawo o aktach stanu cywilnego z dnia 9 listopada 2018 r. (Dz.U. z 2018 r. poz. 2224), art. 29, ust. 3.).

Cudzoziemiec, a nawet obywatel polski (w szczególności urodzony za granicą), może nie posiadać nazwiska, a tylko imię (imiona) także w formalnych dokumentach. Może posiadać kilka nazwisk lub kilka członów nazwiska. Osoba fizyczna musi posiadać imię lub nazwisko. W przypadku osób posiadających kilka członów nazwiska / kilka nazwisk (częste np. wśród Portugalczyków), zapisane są one jako ciąg znaków oddzielonych spacjami, w jednym atrybucie (w ten sam sposób zapisane są w rejestrze PESEL). Jeśli osoba nie posiada nazwiska, musi być to explicite wskazane (w osobnym atrybucie w modelu kanonicznym): "Nie posiada". Jeśli w rejestrze zarejestrowana jest osoba nieznana (np. w kartach zgonów), musi być to wskazane jako: „Nieznane”.

Imię (imiona)

Aktualne formalne imię (imiona) osoby fizycznej (pierwsze, drugie i kolejne, jeśli posiada).

Osoba fizyczna może mieć wiele imion. Kolejność imion jest istotna. W przypadku osób posiadających kilka imion powinny być one zapisane jako ciąg znaków oddzielonych spacjami, w jednym atrybucie.

Cudzoziemiec, a także obywatel polski urodzony za granicą, może mieć więcej imion niż dwa lub może nie mieć imienia, a tylko nazwisko. W przypadku, kiedy osoba nie ma imienia, powinno to być jawnie określone (w osobnym atrybucie w modelu kanonicznym): „Nie posiada” (w odróżnieniu od przypadku, kiedy jest ono nieznane, wtedy należy fakt ten wskazać jako: „Nieznane”).