Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Opolu

ZASADY OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Drogi Czytelniku,

Bezpieczeństwo i poufność Twoich danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić  ochronę Twoich danych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.

Niniejszy Regulamin służy poinformowaniu o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR).

Administrator Danych i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem twoich danych jest Opolski Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska z siedzibą w Opolu, ul. Nysy Łużyckiej 42. Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa twoich danych osobowych. Wszelkich  informacji możesz  uzyskać u Inspektora Ochrony Danych - Pana Sebastiana Dalkowskiego – pod adresem e-mail: rodo@opole.wios.gov.pl lub listownie na adres podany, jako adres siedziby firmy bądź poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Urzędu.

Bezpieczeństwo Danych

W celu zagwarantowania bezpieczeństwa twoich danych, przeprowadziliśmy Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń.

Aktualnie stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak, aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.

Obecnie twoje dane pozostające w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE) lub organizacji międzynarodowej. Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, niezwłocznie poinformujemy o tym fakcie.

Kategorie zbieranych danych osobowych

Aktualnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością informujemy,
że przetwarzamy (lub możemy przetwarzać) dane osobowe w następujących procesach:

Dane osobowe wnioskodawców

Dane te przetwarzamy w celu realizacji wniosku o udostepnienie informacji o środowisku i informacji publicznej. Dane te przetwarzamy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz ocenach oddziaływania na środowisko oraz ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Dane osób składających skargi, wnioski oraz petycje.

Dane te przetwarzamy w celu rozpatrzenia skargi/wniosku/petycji. Dane
te przetwarzamy w oparciu o ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Dane osobowe kontrahentów

Dane te przetwarzamy w celu realizacji umowy. Dane te przetwarzamy w oparciu
o przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Dane osób ukaranych mandatem

Dane te przetwarzamy w celu nałożenia mandatu karnego za popełnione wykroczenie względem środowiska. Dane te przetwarzamy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 sierpnia 2001. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Windykacja należności i egzekucja administracyjna

Dane te przetwarzamy w celu dochodzenia roszczeń. Przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Korespondencja

Dane nadawców i odbiorców korespondencji przetwarzamy celem realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją realizując swój prawnie uzasadniony cel. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Dane pracowników oraz kandydatów do pracy

Dane te przetwarzamy w celu zatrudnienia. Dane pracowników przetwarzamy w oparciu o przepisy min. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Dane osobowe kandydatów do pracy przetwarzamy w oparciu o zgodę do celów rekrutacji. Dane te będą przetwarzane przez okres do trzech miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji.

Dane stażystów, praktykantów, wolontariuszy

Dane te przetwarzamy w celu realizacji stażu, praktyki, wolontariatu w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Opolu. Dane przetwarzamy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ustawy
z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz zgody osoby, której dane dotyczą. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Dane osobowe zebrane w związku z działalnością kontrolną

Dane zebrane podczas kontroli oraz w toku prowadzonych postepowań administracyjnych przetwarzamy w celu realizacji zadań ustawowych Inspekcji Ochrony Środowiska. Dane te przetwarzamy m.in. w oparciu o przepisy ustawy z dnia 20 lipca 1991r.
o Inspekcji Ochrony Środowiska oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, podmiotom realizującym wsparcie techniczne, podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa.

W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze twoją prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.

Prawa osób w zakresie danych osobowych

Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, maszo prawo do:

• Dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
• Modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania,
• Całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwskazania prawne,
• Wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych
  (w tym wycofania zgody),
• Przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane
  są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.

W celu zapewnienia prawidłowej obsługi twoich zapytań oraz zachowania należytej staranności podczas ich obsługi ustandaryzowaliśmy formularz, za pomocą, którego możesz wystąpić z wnioskiem o realizację swoich praw, który stanowi załącznik do niniejszego regulaminu. Wniosek możesz pobrać bezpośrednio ze strony regulaminu, łącze do dokumentu znajduje się na dole strony. Zachęcamy do zapoznania się z instrukcją wypełniania wniosku. Jego prawidłowe uzupełnienie umożliwi nam szybką realizację.

Uzupełnione wnioski możesz składać osobiście lub za pomocą poczty na podany przez nas adres siedziby, lub pocztą elektroniczną na adres: rodo@opole.wios.gov.pl przesyłając podpisany elektronicznie wniosek opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym lub wysłany za pomocą platformy ePUAP.

Każdy złożony wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa. Przypominamy, że możliwość skorzystania
z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania twoich danych oraz, np. czy przetwarzanie danych nie jest uzależnione od wykonania umowy lub usługi.

Twoje wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku
nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaniesz powiadomiony o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy cię o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.

Informujemy, że wniosek jest realizowany bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy twoje wnioski byłyby ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, zastrzegamy sobie prawo do pobrania opłaty uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań, albo odmowy podjęcia działań w związku z żądaniem. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować twojego wniosku zostaniecie bezzwłocznie poinformowani.

Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy ciebie w stanie prawidłowo zidentyfikować, jako osoby upoważnionej do odbioru danych, zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniesz poinformowany.

W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji, co do możliwości przeniesienia.

Dodatkowe Informacje

Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Niniejsza Polityka obowiązuje od dnia 25 maja 2018r. do odwołania i realizuje obowiązek prawny wynikający z art. 13-14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszej Polityce, zawsze w celu poprawy, jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.

 

Więcej informacji pod numerem: +48 77 777 07 84