Świadczenie uzupełniające dla osób niezdolnych do samodzielnej egzystencji a dochód w POPŻ

Ustawą z dnia z dnia 31 lipca 2019 r. o świadczeniu uzupełniającym dla osób niezdolnych do samodzielnej egzystencji (Dz. U. poz. 1622) dokonano zmiany art. 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej. Poprzez dodanie ust. 4a, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 października 2019 r., przewidziano, że w przypadku dochodu ustalonego zgodnie z art. 8 ust. 3 i 4 ustawy o pomocy społecznej, na potrzeby ustalenia prawa do świadczenia pieniężnego oraz opłaty wnoszonej za pobyt mieszkańca w domu pomocy społecznej, w dochodzie osoby lub rodziny nie uwzględnia się świadczenia uzupełniającego dla osób niezdolnych o samodzielnej egzystencji.

Jak wynika z powyższego, przedmiotowe wyłączenie ma zastosowanie w przypadku beneficjentów pomocy społecznej korzystających jedynie ze świadczeń pieniężnych lub osób ubiegających się o te świadczenia, a także osób zobowiązanych do wnoszenia opłaty za pobyt mieszkańca w domu pomocy społecznej, tj. małżonka oraz zstępnych mieszkańca domu. Przepis nie dotyczy jednakże osób ubiegających się o świadczenia niepieniężne lub korzystających z tych świadczeń.

Zatem na potrzeby ustalenia uprawnień do pomocy żywnościowej w ramach PO PŻ, dodatek wyrównawczy dla osób niezdolnych do samodzielnej egzystencji należy uwzględnić w dochodzie osób kierowanych do udziału w Programie.

Przy czym należy zaznaczyć, że przy ustalaniu dochodu należy brać pod uwagę termin rzeczywistej wypłaty świadczenia uzupełniającego, nie zaś moment stwierdzenia uprawnienia do niego. Zatem jeśli oświadczenie o dochodzie jest składane przed faktyczną wypłatą świadczenia, nie należy uwzględnić tego świadczenia przy ustalaniu dochodu uprawniającego do PO PŻ. 

Kryteria kwalifikowania do PO PŻ 2014-2020

Zgodnie z wytycznymi Instytucji zarządzającej (MRiPS) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczącymi działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym, pomoc w ramach PO PŻ jest kierowana do osób, które z powodu trudnej sytuacji i niskich dochodów nie są w stanie zapewnić sobie odpowiedniego posiłku. Wsparcie powinno trafiać do osób znajdujących się w najtrudniejszej sytuacji, spełniających przesłanki wskazane w art. 7 ustawy o pomocy społecznej, których dochód obecnie nie przekracza 220% odpowiedniego kryterium dochodowego  uprawniającego do korzystania z pomocy społecznej. tj. nie więcej niż:

•           1707,20 zł dla osoby samotnie gospodarującej

•           1320 zł dla osoby w rodzinie.

Kto może kwalifikować osoby najbardziej potrzebujące do pomocy żywnościowej w ramach Programu?

Ośrodki pomocy społecznej kwalifikują osoby najbardziej potrzebujące do udziału w Programie poprzez:

- wydawanie skierowań (stanowiących zał. 5a do Wytycznych)

- przekazywanie list osób zakwalifikowanych do organizacji partnerskich (zał. 7 do Wytycznych

Dodatkowo osoby bezdomne mogą być kwalifikowane samodzielnie przez organizacje partnerskie (na podstawie oświadczenia stanowiącego zał. 6 do Wytycznych). 

W przypadku osób, które z różnych względów nie zgłaszają się do ośrodka pomocy społecznej, możliwe jest złożenie oświadczenia o wysokości dochodu (stanowiącego załącznik 5b do Wytycznych) w siedzibie organizacji partnerskiej. Pracownik organizacji partnerskiej może dostarczyć oświadczenie wraz z odpowiednio wypełnionym zał. 5a do ośrodka pomocy społecznej w imieniu osoby najbardziej potrzebującej, a ośrodek może potwierdzić kwalifikowalność tej osoby do Programu.

 

Czy osoby bezdomne muszą spełniać kryterium dochodowe?

Tak, kryterium dochodowe obowiązuje wszystkie osoby potrzebujące zakwalifikowane do Programu. W ramach POPŻ pomocą objęte mogą być osoby i rodziny znajdujące się w trudnej sytuacji życiowej, dopuszczającej korzystanie z pomocy społecznej z powodów wskazanych w art. 7 ustawy o pomocy społecznej, których dochód nie przekroczy określonego poziomu, ustalonego procentowo w stosunku do dochodu uprawniającego do korzystania z pomocy społecznej.

OPR i OPL mogą samodzielnie kwalifikować osoby bezdomne do udziału w PO PŻ w oparciu o ww. kryteria

 

Czy tymczasowa poprawa sytuacji osoby potrzebującej (np. podjęcie pracy) ma wpływ na jej kwalifikowalność do uzyskania pomocy żywnościowej?

Kwalifikowalność osoby jest ustalana na etapie przystępowania tej osoby do danego Podprogramu. W związku z tym skierowanie wydane na okres trwania danego Podprogramu zachowuje ważność niezależnie od tymczasowej zmiany sytuacji osoby potrzebującej, jednak wyłącznie przez okres trwania danego Podprogramu. W przypadku rozpoczęcia kolejnego Podprogramu niezbędna jest ponowna weryfikacja spełniania przez osobę potrzebującą kryteriów kwalifikowalności do PO PŻ i wydanie skierowania.

 

Czy odmowa wydania skierowania wymaga wydania decyzji administracyjnej?

OPS nie przyznaje pomocy żywnościowej, tylko kwalifikuje osoby do jej otrzymania
z OPR/OPL. Korzystanie z pomocy żywnościowej nie oznacza korzystania ze świadczeń pomocy społecznej. Dlatego też w przypadku stwierdzenia uprawnień do otrzymania pomocy w ramach PO PŻ nie jest wymagane wydanie decyzji administracyjnej. Podobnie w przypadku braku uprawnień do udzielenia pomocy i odmowy wydania skierowania tryb decyzji administracyjnej byłby nieuzasadniony. 

Sposób odmowy wydania skierowania osobom niezakwalifikowanym do otrzymania pomocy w ramach PO PŻ – zależy wyłącznie od rozwiązań przyjętych przez dany ośrodek pomocy społecznej

 

Jaki jest okres obowiązywania skierowania?

Skierowanie dla osoby najbardziej potrzebującej wydaje się na cały okres trwania danego Podprogramu. Jest to wyszczególnione każdorazowo we wzorze skierowania stanowiącego zał. 5 do Wytycznych.

 

Czy ośrodek pomocy społecznej ma obowiązek przeprowadzenia wywiadu środowiskowego w celu stwierdzenia spełniania przez osobę najbardziej potrzebującą kryteriów kwalifikowania do Programu?

Nie ma takiego obowiązku. W tym kontekście należy zauważyć, że o ile w Programie Operacyjnym w odniesieniu do kwalifikowania odbiorców pomocy przywołano art. 7 i art. 8 ustawy o pomocy społecznej, to art. 107 dotyczący przeprowadzania rodzinnego wywiadu środowiskowego może być stosowany wyłącznie pomocniczo.

 

Skierowania do placówek wsparcia dziennego

Objęcie dzieci pomocą żywnościową w formie posiłku w placówkach wsparcia dziennego nie wymaga wystawienia dla nich oddzielnego skierowania. Podstawą do korzystania przez dzieci z pomocy w formie posiłku jest skierowanie wydane rodzicom lub opiekunom prawnym. Jednak w sytuacji, gdy rodzina korzysta z pomocy w jednej organizacji lokalnej, a dziecko korzysta z posiłku w placówce prowadzonej przez inną organizację lokalną, wówczas ośrodek pomocy społecznej powinien przekazać do takiej placówki listę dzieci uprawnionych do pomocy w ramach PO PŻ.

 

Czy w przypadku osób najbardziej potrzebujących z niepełnosprawnością, doświadczających trudności z poruszaniem się istnieje możliwość odbioru paczki żywnościowej przez inną osobę?

W przypadku osób z niepełnosprawnościami nie ma konieczności osobistego odbioru pomocy żywnościowej. Niemniej jednak w celu zapewnienia, że pomoc żywnościowa trafia wyłącznie do osób do niej uprawnionych, osoba zgłaszająca się po odbiór żywności w imieniu osoby potrzebującej, jest zobowiązana do okazania imiennego upoważnienia podpisanego przez osobę potrzebującą. 

 

Jak należy rozumieć określenia „osoba samotnie gospodarująca” oraz „osoba w rodzinie”?

Zgodnie z art. 6 pkt 14 ustawy o pomocy społecznej pojęcie „rodzina” oznacza osoby spokrewnione lub niespokrewnione pozostające w faktycznym związku, wspólnie zamieszkujące i gospodarujące.

Przez "gospodarowanie", w analizowanym tu kontekście, należy rozumieć: "dysponowanie, rozporządzanie dochodami lub innymi zasobami", a przez "gospodarstwo domowe" - osoby razem mieszkające, wspólnie się utrzymujące i podejmujące decyzje finansowe. Decydujące znaczenie dla zaliczenia danej osoby do rodziny ma więc fakt wspólnego zamieszkiwania i gospodarowania z innymi osobami.

 

Kto realizuje obowiązek administrowania danymi osobowymi?

W odniesieniu do obowiązku wynikającego z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.), administratorem danych osobowych odbiorców końcowych PO PŻ jest podmiot faktycznie gromadzący i przetwarzający ww. dane, czyli ośrodek pomocy społecznej. Jeżeli organizacje partnerskie przetwarzają dane osobowe, to także są administratorami danych osobowych. Jednak warunkiem takich działań jest zgoda osób, których dane osobowe będą przetwarzane.

Czy ośrodek pomocy społecznej może pełnić funkcję lokalnej organizacji partnerskiej?

Zgodnie z treścią Wytycznych Instytucji Zarządzającej (MRPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej oraz beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach PO PŻ w Podprogramie 2016, zasadniczą rolą ośrodków pomocy społecznej w Programie jest, w myśl pkt. 12, wydawanie osobom skierowań do otrzymania pomocy żywnościowej lub przekazywanie organizacjom partnerskim lokalnym (OPL) list osób zakwalifikowanych do pomocy z PO PŻ.

Ze względu na fakt, iż głównym zadaniem OPL jest bezpośrednia dystrybucja artykułów żywnościowych do osób najbardziej potrzebujących, funkcję tę powinny sprawować przede wszystkim organizacje pozarządowe, które w ramach swojej działalności statutowej zajmują się przeciwdziałaniem ubóstwu i wykluczeniu społecznemu. OPL są ponadto zobowiązane do spełnienia minimalnych standardów przewidzianych w pkt. 9 oraz 14 Wytycznych.

Należy podkreślić, że zgodnie z podstawowymi założeniami Programu oraz wymogami Komisji Europejskiej, w jego realizację powinny być zaangażowane różnorodne podmioty, zarówno samorządowe jak i pozarządowe na zasadzie partnerstwa, np. przy kwalifikowaniu odbiorców końcowych do udziału w  działaniach towarzyszących realizowanych obowiązkowo w ramach PO PŻ lub w ramach innych programów np. EFS co przewidziano w rozdz. III Wytycznych. Jednakże mając na uwadze skuteczną realizację Programu i cel, jakim jest dostarczenie pomocy osobom najbardziej potrzebującym, należy stwierdzić, że pełnienie przez OPS funkcji organizacji partnerskiej jest możliwe, ale wyłącznie w przypadkach wyjątkowych i należycie uzasadnionych, np. brakiem organizacji partnerskich na terenie danej gminy, które mogłyby zaangażować się w realizację PO PŻ.

Należy stwierdzić, iż podstawowym warunkiem, jaki musi zostać spełniony, aby zapewnić sprawną realizację PO PŻ jest funkcjonowanie rozbudowanej sieci dystrybucji. W opinii IZ budowanie potencjału organizacji partnerskich wymaga współpracy nie tylko pomiędzy podmiotami na terenie danej gminy, ale także szerzej, pomiędzy gminami, w obrębie powiatu, a nawet w ramach regionu. W przypadku małych gmin budowanie sieci na poziomie regionalnym może okazać się rozwiązaniem efektywniejszym pod względem kosztów przeznaczanych na zapewnienie infrastruktury magazynowej i transportowej, jak również kosztów administracyjnych.

W żadnym wypadku podejmowania się obowiązków OPL przez OPS nie można uznać za rozwiązanie dopuszczalne do stosowania na szerszą skalę i bez właściwego uzasadnienia. Warto zaznaczyć, że w przypadku podpisania umowy na dystrybucję pomiędzy organizacją partnerską regionalną (OPR) a gminą / ośrodkiem pomocy społecznej pełniącym funkcję OPL, OPR powinna przedstawić informacje w zakresie czynności podjętych w celu zaangażowania organizacji partnerskich oraz uzasadnić wybór OPS do pełnienia tej funkcji. Przeprowadzone działania rozpoznawcze powinny być należycie udokumentowane, a przyczyny niewyłonienia organizacji partnerskiej szczegółowo opisane. Wskazane jest, aby działania rozpoznawcze nie ograniczały się wyłącznie do podmiotów funkcjonujących na terenie danej gminy. Należy jednakże pamiętać, że w sytuacji, w której OPS podejmuje się pełnienia roli OPL, zobowiązuje się do realizacji zadań przewidzianych dla OPL zgodnie z Wytycznymi, w tym do przestrzegania minimalnych standardów.

Ponadto w opinii IZ zaangażowanie OPS w pełnienie funkcji OPL powinno mieć charakter jedynie tymczasowy. W dłuższej perspektywie wskazane byłoby podjęcie działań prowadzących do utworzenia organizacji partnerskiej, która mogłaby realizować zadania związane z dystrybucją żywności do odbiorców końcowych PO PŻ, np. mieszkańców danej gminy, kilku gmin  lub powiatu. Ma to szczególne znaczenie w kontekście konieczności rozdzielenia funkcji podmiotów realizujących PO PŻ, przewidzianą w Programie Operacyjnym, która wyraża się m.in. w obowiązku współpracy pomiędzy OPR/OPL a OPSw zakresie doboru oraz weryfikacji kwalifikowalności odbiorców końcowych do pomocy żywnościowej oraz działań towarzyszących. W związku z powyższym sytuacja, w której OPS występuje w podwójnej roli powinna mieć charakter przejściowy.

 

Czy spółdzielnia socjalna może być lokalną organizacją partnerską?

Spółdzielnia socjalna prowadzi działalność gospodarczą, którą można uznać jako  komercyjną. Jednak w odróżnieniu od przedsiębiorców wolnorynkowych, nie dzieli zysków pomiędzy swoich udziałowców. Nadwyżka, czyli to, co spółdzielnia zarabia, jest przeznaczane na określone w ustawie cele. Równolegle spółdzielnia socjalna prowadzi działalność społeczną, kulturalno-oświatową w formule pozagospodarczej. W związku z powyższym spółdzielnia socjalna może pełnić rolę lokalnej organizacji partnerskiej pod warunkiem, że zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 94 poz. 651 z poźn. zm.) będzie prowadzić działalność społeczną i oświatowo-kulturalną na rzecz swoich członków oraz ich środowiska lokalnego, a także działalność społecznie użyteczną w sferze zadań publicznych określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity - Dz. U. 2014 r. poz. 1118z późn. zm.). Natomiast dystrybucja żywności powinna odbywać się w ramach działalności społecznej lub społecznie użytecznej i nie może ograniczać się tylko do członków spółdzielni i ich rodzin.

 

Czy Ochotnicze Straże Pożarne mogą pełnić funkcję organizacji partnerskiej lokalnej (OPL)?

Zgodnie z zapisami Programu Operacyjnego w pkt. 3.3. Wybór organizacji partnerskich, OPO wybierają OPR oraz odpowiednio OPR wybierają OPL wg kryteriów określonych w pkt. 1,3 i 5, tzn. organizacja prowadzi działania non-profit dla osób potrzebujących, posiada zdolności administracyjne do realizacji działań w zakresie dystrybucji artykułów spożywczych, realizacji działań na rzecz włączenia społecznego, prowadzenia odrębnych systemów ewidencji księgowej i gospodarki magazynowej. Jeśli organizacja spełnia te warunki, nie ma innych przeszkód formalnych dla jej uczestnictwa w Programie.

 

Jakie organizacje pozarządowe nie mogą przystąpić do realizacji FEAD?

Program Operacyjny w pkt. 3.3. Wybór organizacji partnerskich określa organizacje, które mogą brać udział w programie. Są to organizacje niedziałające w celu osiągnięcia zysku, których jednym z zadań statutowych jest wspieranie i niesienie pomocy osobom najbardziej potrzebującym będącym w trudnej sytuacji życiowej lub materialnej. Organizacje odpowiednio na szczeblu regionalnym (OPR) oraz lokalnym (OPL) muszą posiadać zdolności administracyjne do realizacji działań w zakresie dystrybucji artykułów spożywczych uzyskanych ze środków PO PŻ, realizacji działań na rzecz włączenia społecznego, prowadzenia odrębnych systemów ewidencji księgowej i gospodarki magazynowej artykułów dostarczanych z PO PŻ oraz innych źródeł. Aby przystąpić do FEAD należy określić poziom udziału w tzw. łańcuchu dystrybucji (OPO/OPR/OPL) i zgłosić się do konkursu na OPO lub nawiązać kontakt z OPO i być OPR lub OPL.

 

Realizacja programu PO PŻ w całodobowych placówkach

Zgodnie z programem Operacyjnym  Pomoc Żywnościowa 2014-2020 artykuły spożywcze nie będą mogły być przekazywane instytucjom, które otrzymują dofinansowanie z innych źródeł obejmujących wyżywienie lub pobierają opłaty za wyżywienie, a do takich należą całodobowe placówki opiekuńcze, domy pomocy społecznej. Wyjątek stanowią placówki o charakterze dziennym świadczącym pomoc dzieciom, placówki dla osób bezdomnych

i  jadłodajnie.

Pobieranie opłat za żywność

Zgodnie z zapisami Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 ogólnopolskie organizacje partnerskie nieodpłatnie przekazują artykuły spożywcze do organizacji partnerskich regionalnych, a te, także nieodpłatnie, wydają je bezpośrednio bądź za pośrednictwem lokalnych organizacji partnerskich, odbiorcom  końcowym. Wobec powyższego organizacje partnerskie nie mają podstaw prawnych do pobierania opłat za przekazywanie paczek żywnościowych finansowanych w ramach PO PŻ 2014-2020. Pobieranie opłat za żywność jest niezgodne z Programem Operacyjnym na jakimkolwiek etapie realizacji działań zarówno pomiędzy podmiotami zaangażowanymi w łańcuch dystrybucji, od zaangażowanych podmiotów zewnętrznych (interesariuszy programu) czy też osób potrzebujących. 

 

Koszt transportu artykułów żywnościowych z OPR do OPL

Zgodnie z zapisami wytycznych Instytucji Zarządzającej (MRPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczących działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2016, minimalne standardy dotyczące transportu dla regionalnych organizacji partnerskich określają, że zapewnienie dostarczenia artykułów spożywczych do lokalnej organizacji partnerskiej (OPL) może nastąpić z wykorzystaniem transportu własnego i/lub za pośrednictwem podmiotów zewnętrznych, w tym także transportu OPL, na warunkach ustalonych wspólnie w umowie na dystrybucję artykułów spożywczych.

Należy w tym miejscu podkreślić, że ryczałt w wysokości 5% z tytułu kosztów administrowania, magazynowania i transportu stanowi jedynie dofinansowanie do realizacji zadań organizacji partnerskich w ramach PO PŻ 2014-2020.  W przypadku, gdy organizacja partnerska zidentyfikuje konieczność pozyskania dodatkowych środków na transport, w opinii IZ nie ma przeciwwskazań do uzyskiwania dodatkowego wsparcia przez organizacje partnerskie w zakresie pozyskiwania środków finansowych w celu obsługi realizacji Programu związanej z transportem, administracją i magazynowaniem, o ile nie wiąże się to z pobieraniem jakichkolwiek opłat za żywność wydawaną osobom potrzebującym na jakimkolwiek etapie realizacji Programu. Jednakże IZ nie określa sposobu pozyskiwania i przekazywania środków finansowych organizacjom partnerskim ponieważ środki te nie są elementem systemu przepływów finansowych w ramach Programu Operacyjnego. Kwestie te powinny zostać uregulowane pomiędzy OPR a OPL w umowie/porozumieniu.

 

Jak należy interpretować zapis w Programie Operacyjnym umożliwiający dokonywanie dwuprocentowych przesunięć żywności pomiędzy województwami?

Komisja Europejska rozumie zapis PO Pomoc Żywnościowa dotyczący potencjalnych dwuprocentowych przesunięć żywności pomiędzy województwami w taki sposób, że odnosi się on do alokacji wojewódzkiej. Wynika to bezpośrednio z tekstu PO, w którym zapis ten następuje bezpośrednio po opisie metody obliczania alokacji wojewódzkich: „procentowy podział na województwa wartości pomocy dla osób potrzebujących w oparciu o wskaźniki: zagrożenia ubóstwem relatywnym, zagrożenia niską intensywnością pracy, zagrożenia głęboką deprywacją materialną (50/25/25), przy czym dopuszcza się przesunięcia pomiędzy województwami, jednak nie większe niż +2%, -2%”.

Podczas negocjacji dotyczących tego zapisu intencją Komisji było zapewnienie pewnej elastyczności w razie tymczasowych trudności wdrożeniowych na niewielką skalę. Interpretacja tych 2% jako odnoszących się do szczebla krajowego pozwalałaby na znaczne przesunięcia żywności pomiędzy województwami. Tego typu arbitralne przesunięcia nie są dozwolone, gdyż mogłyby skutkować niezaspokojeniem potrzeb wielu osób z powodu braku odpowiedniego zarządzania, brakiem wysiłków lokalnych organizacji partnerskich w zakresie docierania do osób najbardziej potrzebujących na obszarach oddalonych bądź nieobecnością lokalnej organizacji partnerskiej na tych obszarach.

Komisja wyraziła już swój sprzeciw wobec zmiany interpretacji tego zapisu podczas Corocznego Spotkania Przeglądowego, które odbyło się w październiku 2015 r. Dowody pokazują, że duża część odbiorców nadal nie otrzymuje wsparcia z powodu braku struktur wdrożeniowych (lokalnych organizacji partnerskich). Należy unikać znaczących przesunięć środków do województw, gdzie wdrażanie przebiega efektywniej, gdyż skutkowałoby to utrzymaniem bieżących problemów strukturalnych.

 

Czy aktywizacja członków organizacji poprzez wolontariat może być kryterium uprawniającym OPL do udziału w dystrybucji żywności z Programu FEAD (Trybunał Obrachunkowy w sprawozdaniu za rok 2009 uznał poprzedni Program PEAD za bardzo ważne narzędzie rozwoju potencjału organizacji pozarządowych). Czy powyższe kryterium – aktywizacja wolontariatu – jest uwzględnione w systemie nadzoru dotyczącego realizacji FEAD?

Działalność w ramach wolontariatu nie stanowi obligatoryjnego kryterium wyboru organizacji partnerskich do udziału w Programie, jednakże jest bardzo istotna z punktu widzenia realizacji celów Funduszu i rozwoju potencjału organizacji partnerskich, a także tworzenia nowych organizacji, zwłaszcza w tych regionach, w których sieć organizacji pozarządowych jest słabiej rozwinięta. 

 

Czy środki z pomocy technicznej przewidziane na promocję Programu mogą być udostępniane OPR i OPL na lokalne działania informacyjno-promocyjne mające na celu dotarcie do większej grupy odbiorców oraz na promocję Programu wśród potencjalnych odbiorców oraz potencjalnych OPR-ów?

Zgodnie z zapisami Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 „Jednym z najważniejszych czynników, które będą decydować o sprawnym wdrażaniu PO PŻ jest zapewnienie odpowiedniej zdolności administracyjnej instytucji uczestniczących w systemie realizacji PO PŻ. Muszą one dysponować odpowiednim potencjałem kadrowym oraz zdolnością do sprawnej realizacji zadań, co ma kluczowe znaczenie dla procesu realizacji PO PŻ na każdym etapie jego wdrażania”. Wobec powyższego środki pomocy technicznej mogą być wykorzystane m.in. na pokrycie kosztów zatrudnienia pracowników, opracowanie i utrzymanie systemów informatycznych, organizację konferencji, spotkań, wyjazdów służbowych, przygotowanie analiz, ekspertyz, finansowanie kosztów ewaluacji, realizację działań informacyjno-promocyjnych. Dodatkowo w ramach pomocy technicznej kwalifikowalne są koszty szkoleń organizowanych przez Instytucję Zarządzającą oraz Instytucję Pośredniczącą dla organizacji partnerskich w ramach budowy potencjału tych organizacji. Wobec powyższego Instytucja Zarządzająca zrealizowała już szereg spotkań w regionach oraz szkolenia dla kadry OPO i OPR w 2015 r. Ponadto w 2016 r. jednym z celów realizacji działań informacyjno-promocyjnych będzie ukierunkowanie na szerzenie informacji o POPŻ i powiększanie potencjału organizacji pozarządowych, mając na uwadze ograniczenia w zakresie sieci współpracy OPO. Zgodnie z zapisami Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 beneficjentami pomocy technicznej są tylko  państwowe jednostki budżetowe i państwowe osoby prawne tj. Agencja Rynku Rolnego (Instytucja Pośrednicząca), Ministerstwo Finansów (Instytucja Audytowa i Instytucja Certyfikująca), MRPiPS (Instytucja Zarządzająca).

 

Jaki rodzaj procedur kontrolnych będzie mieć zastosowanie do wydatków wyrażonych w zryczałtowanej wysokości? Co będzie przedmiotem kontroli wydatkowania kwoty zryczałtowanej? Jakie dokumenty organizacje partnerskie będą zobowiązane przedstawić w przypadku środków towarzyszących a jakie w przypadku kosztów administracyjnych, kosztów transportu i magazynowania?

Ze względu na występowanie kwot zryczałtowanych wymagane jest, aby weryfikacja i audyt dotyczące zarządzania skupiały się na wynikach, a nie na rzeczywistych kosztach poniesionych w operacjach. Dlatego władze, w tym audytorzy Komisji, nie będą sprawdzać rzeczywistych kosztów poniesionych w ramach kategorii wydatku obliczonego według stawki zryczałtowanej, zgodnie z art. 26 ust. 2 lit. b), c) i e) rozporządzenia w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym.

Zgodnie z art. 32 ust. 3 lit. c) rozporządzenia instytucja zarządzająca zapewnia, by beneficjent otrzymał dokument zawierający warunki wsparcia dla każdej operacji, w tym szczegółowe wymagania dotyczące produktów lub usług, które mają być dostarczone. Dokument ten musi określać wymagania dla działań, które mają zostać pokryte odpowiednimi kwotami ryczałtowymi.

Instytucja zarządzająca weryfikuje, czy współfinansowane z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym produkty i usługi zostały dostarczone (art. 32 ust. 4 lit. a)):

- Art. 26 ust. 2 lit. b) ma zastosowanie, jeżeli pomoc materialna została zakupiona przez organ publiczny i dostarczona do siedziby organu publicznego przez wykonawcę: organ publiczny jest wtedy uprawniony do odzyskania kosztów w zryczałtowanej wysokości 1% za magazynowanie i transport wsparcia do organizacji partnerskich. Dokumenty potwierdzające transport i w razie konieczności magazynowania wsparcia przez organ publiczny na potrzeby organizacji partnerskich zostaną poddane kontroli.

- Kontrole wynikające z art. 26 ust. 2 lit. c) obejmują obowiązki organizacji partnerskich określone w dokumencie definiującym warunki wsparcia, które wchodzą w zakres stawki zryczałtowanej. Obejmuje to kontrolę transportu na wszystkich poziomach łańcucha dystrybucji do organizacji partnerskich zajmujących się dystrybucją (tych, które są w bezpośrednim kontakcie z odbiorcami końcowymi). Inne zobowiązania organizacji partnerskich wynikające ze stawki zryczałtowanej (tj. stosowanie mechanizmu identyfikacji najbardziej potrzebujących, wymogi dotyczące upubliczniania) także zostaną poddane kontroli.

- Rozporządzenie w sprawie Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym nie określa w sposób wyczerpujący rodzajów środków towarzyszących kwalifikujących się do wsparcia, ponieważ oczekuje się, że państwa członkowskie określą je w oparciu o potrzeby grupy docelowej.

Dlatego zgodnie z art. 26 ust. 2 lit. e) dokumenty niezbędne do kontroli realizacji środków towarzyszących będą zależały od rodzajów środków przewidzianych w dokumencie określającym warunki wsparcia. Ważne jest, aby dokument ten jasno określał, jakie działania organizacje partnerskie odpowiedzialne za dystrybucję muszą podjąć w ramach kwoty udostępnionej na ten cel. Organizacje muszą wykazać, że środki towarzyszące zostały zrealizowane dla grupy docelowej.

Kontrole dokładnych kwot kwalifikujących się do zwrotu w zryczałtowanej wysokości będą obejmować kontrolę kategorii kosztów kwalifikowalnych, do których stosowany jest ryczałt - poniesiony i uregulowany wydatek na zakup wsparcia określonego w art. 26 ust. 2 lit. a). Stawka zryczałtowana będzie kontrolowana tylko w celu sprawdzenia, czy kwota została prawidłowo obliczona.   

 

W kontekście art. 30 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012, w jaki sposób wydatek poniesiony w ramach wartości zryczałtowanych powinien zostać rozliczony? Czy regionalne organizacje partnerskie oraz lokalne organizacje partnerskie powinny przeprowadzić procedurę rozpoznania rynku?

System stawki zryczałtowanej nie zwalnia z obowiązku ścisłego przestrzegania wszystkich odpowiednich przepisów UE i krajowych. Stosowanie takich procedur jak prowadzenie rozpoznania rynku nie będzie natomiast sprawdzane w celu określenia kwalifikowalności wydatku w ramach Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym.

Co oznacza określenie „podmiot zewnętrzny realizujący działania” w kontekście działań towarzyszących? Czy jest to tylko firma/działalność wpisana do KRS czy też jest to osoba, którą chcemy zatrudnić na umowę o dzieło?

Określenie „podmiot zewnętrzny realizujący działania” należy rozumieć jako podmiot nie wchodzący w strukturę organizacji partnerskiej czyli zarówno osoby współpracujące na podstawie umów cywilno-prawnych, a także podmioty działalności gospodarczej lub organizacje prowadzące działalność wpisaną do KRS.

 

W jaki sposób powinna być sprawozdawana liczba osób objętych działaniami towarzyszącymi?  Czy osoba uczestnicząca w dwóch różnych tematycznie warsztatach jest liczona jako 1 osoba, czy wskazujemy w takim przypadku 2 uczestników szkolenia?

Wskaźnik rezultatu (liczba uczestników) jest określany oddzielnie dla każdego rodzaju działania towarzyszącego. Jeśli np. 5 osób wzięło udział w warsztacie kulinarnym i 5 osób uczestniczyło w warsztacie ekonomicznym, należy wykazać wskaźniki oddzielnie, nawet jeśli są to te same osoby.

 

Czy działania towarzyszące mogą być kierowane do dzieci?

Wszystkie osoby objęte pomocą żywnościową mogą być objęte działaniami towarzyszącymi. W przypadku osób poniżej 18 roku życia  zalecane jest uzyskanie zgody rodziców/opiekunów prawnych do udziału w tych działaniach lub wspólny udział rodziców/opiekunów prawnych i dzieci.

 

Czy dopuszczalne jest wykorzystanie żywności zakupionej ze środków Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej przez organizacje partnerskie podczas warsztatów kulinarnych organizowanych w ramach tzw. środków towarzyszących, współfinansowanych ze środków ryczałtowych?

Zgodnie z artykułem 23 ust. 5 Rozporządzenia 223/2014 “żywność lub podstawowa pomoc materialna jest rozprowadzana bezpłatnie osobom najbardziej potrzebującym”. W związku z powyższym wykorzystanie żywności zakupionej ze środków PO PŻ 2014-2020 (wydatek poniesiony zgodnie z art. 26 ust. 2 pkt. a) podczas warsztatów kulinarnych organizowanych w ramach tzw. środków towarzyszących jest dopuszczalne pod następującymi warunkami:

- Działania towarzyszące muszą być oferowane wszystkim odbiorcom końcowym, ale dostęp do pomocy żywnościowej w formie paczek / posiłków nie może być w żaden sposób uzależniony od udziału w działaniach towarzyszących;

- Odbiorcy końcowi nie mogą być zmuszani do wykorzystywania żywności, jaką otrzymują w ramach PO PŻ podczas działań towarzyszących. Organizacja partnerska musi zapewnić podczas warsztatów również dostęp do innych produktów żywnościowych (dodatkowych względem żywności wydanej osobom najbardziej potrzebującym); 

- Żywność wykorzystana podczas danego warsztatu musi być rozdystrybuowana wśród uczestników tego warsztatu.

Prowadzenie dokumentacji przez organizacje partnerskie

Wzór skierowania do otrzymania pomocy żywnościowej stanowi załącznik nr 5 do Wytycznych IZ dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach PO PŻ 2014-2020 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebujących w Podprogramie 2016. 

Załącznik nr 7 stanowi wzór oświadczenia osoby ubiegającej się o pomoc żywnościową w przypadku osób zakwalifikowanych i wykazanych  na liście przekazanej przez OPS do organizacji partnerskiej, wobec czego na równi z zał. 5 stanowi podstawę kwalifikowania osób do Programu,

Skierowanie wystawiane dla osoby najbardziej potrzebującej przez ośrodek pomocy społecznej powinno być sporządzone na wzorach obowiązujących w danym Podprogramie. W przypadku gdy skierowania zostały wystawione na wzorze obowiązującym w Podprogramie 2015 (np. dla dużej liczby osób potrzebujących, przez co ponowne ich wydanie wiązałoby się ze znacznym obciążaniem administracyjnym dla ośrodka pomocy społecznej) w opinii IZ mogą one stanowić podstawę kwalifikowania osób potrzebujących. W tym kontekście należy jednakże zweryfikować, czy wystawione skierowania zawierają wszystkie niezbędne dane wymagane w obecnie obowiązujących wzorach (w tym określenie, że "pomoc przyznaje się na Podprogram 2016" -  termin obowiązywania dokumentu wpisany „od…..do 30 czerwca 2017 r.” można w tej sytuacji traktować jako równoznaczny z zapisem „…. na Podprogram 2016),

Zmiany we wzorach dokumentów, wynikające m.in. ze zmian  w Wytycznych IZ, nie powinny generować dodatkowych obciążeń  dla podmiotów realizujących Program, np. podwyższenie kryterium dochodowego do 200% w miejsce dotychczas obowiązującego 150% kryterium nie wymaga aktualizacji dotychczas wydanych skierowań.

W zakresie sposobu prowadzenia ewidencji wydania paczek żywnościowych osobom najbardziej potrzebującym, tj. załącznika nr 2 do Wytycznych IZ: zgodnie z treścią Wytycznych dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczących działań realizowanych w ramach PO PŻ 2014-2020 w Podprogramie 2016, pkt. 9.1.10, organizacja partnerska lokalna zobowiązana jest do „prowadzenia dokumentacji potwierdzającej wydawanie artykułów spożywczych w formie paczek żywnościowych, zawierającej co najmniej informacje określone w załączniku nr 2 do Wytycznych, z uwzględnieniem wymagań dotyczących składu paczek żywnościowych, o których mowa w cz. II. pkt 13. niniejszych Wytycznych, w ujęciu miesięcznym”. Zgodnie z literalnym brzmieniem przywołanego zapisu, istotna z punktu widzenia oceny prawidłowości sporządzanej dokumentacji jest jej zawartość, a nie forma.

 

Sporządzanie i prowadzenie ewidencji wydania artykułów spożywczych i ewidencji magazynowej

W odniesieniu do załącznika nr 2 do Wytycznych IZ, który dotyczy ewidencji wydania paczek dla poszczególnych osób najbardziej potrzebujących w całym Podprogramie 2016, uzasadnionym jest do dotychczas stosowanych wzorów ewidencji dopisać kolumny z nowymi artykułami spożywczymi (nie ma potrzeby przepisywania dotychczasowych ewidencji dla osób potrzebujących, dla których była ona już wcześniej prowadzona).

Natomiast zbiorcza ewidencja magazynowa, tj. załącznik nr 4 do Wytycznych IZ prowadzona jest w ujęciu miesięcznym, zatem od lutego 2017 r. powinna uwzględniać szynkę wieprzową mieloną i pasztet wieprzowy tak, aby zapewnić zgodność informacji w ww. dokumentach z Wytycznymi IZ.