Biuro do spraw Substancji Chemicznych

Poniżej znajdują się ogólne informacje na temat przebiegu zgłaszania wyrobów ziołowych do palenia:

Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest stworzenie konta na EU Login. Jest to w szczególności obowiązkowy punkt dla zgłaszających, którzy zamierzają skorzystać z aplikacji „Client/Stand-Alone”. EU Login jest to System Uwierzytelniania Komisji Europejskiej. Umożliwia on użytkownikom dostęp do szeregu systemów informatycznych Komisji przy użyciu pojedynczej nazwy użytkownika i hasła. 

Kolejnym krokiem jest przystąpienie do uzyskania ID (tylko producent i importer mogą ubiegać się o nadanie ID), w tym celu:

1. pobierz formularz rejestracyjny   (Aby pobrać plik, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „zapisz link jako. Uwaga! Do prawidłowego otworzenia formularza wymagana jest najnowsza wersja programu  „Adobe Acrobat Reader DC”  lub „Foxit Reader”.) ;
2. przeczytaj uważnie instrukcję zawartą w formularzu;
3. wypełnij formularz;
4. prześlij kompletny formularz rejestracyjny.

Po wpłynięciu do KE formularza, rozpocznie się proces przypisania numeru ID dla zgłaszającego. KE może poprosić zgłaszającego o uzupełnienie brakujących/dodatkowych informacji. Ponadto KE informuje, iż będzie się starała w jak najkrótszym czasie przydzielać numery ID, jednakże w najgorętszym okresie może to potrwać nawet kilka dni.

Jeżeli mamy już indywidualny numer ID, możemy przystąpić do zgłoszenia.

Poniżej opisujemy 2 sposoby, za pomocą których przedsiębiorcy będą mogli zgłaszać swoje wyroby do właściwych organów krajowych:

1. poprzez aplikację samodzielną (Client/Stand-Alone application) – aplikacja odpowiednia dla firm z nierozbudowaną infrastrukturą IT. Dostęp jest bezpłatny.
2. poprzez aplikację system do systemu (System-to-system submissions) – skierowaną do firm z rozbudowaną infrastrukturą IT. Korzystanie z tego sposobu wymaga posiadania dostępu do sieci e-Delivery, która jest kompatybilna z siecią KE i zapewnia bezpieczny transfer danych. Więcej informacji na temat sieci e-Delivery.

Więcej dokumentów technicznych związanych z zainstalowaniem i korzystaniem z platformy można znaleźć na CircaBC .

• For tobacco product stakeholders

Po wybraniu jednej z powyższych kategorii zostaną Państwo przekierowani na stronę CircaBC, następnie należy wybrać:

• Latest versions of technical documents, a następnie
• XML submission through web interface i w dalszej kolejności
• tpd-xml-creator-tool-1.3.zip. 

TPD-xml-creator–tool jest narzędziem, które służy do tworzenia zgłoszeń wyrobów tytoniowych i powiązanych, jakie należy przekazywać w celu wypełnienia obowiązków nałożonych przepisami ustawy  o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych.

Jak stworzyć plik zgłoszenia gotowy do przesłania do Inspektora?

Podczas tworzenia zgłoszeń w TPD-xml-creator–tool w zakładce „Product presentation” w polu „National market” po wyborze opcji „Poland” zgłoszenie będzie przekazywane do bazy danych dostępnej dla Biura do spraw Substancji Chemicznych. Prawidłowo stworzone i przekazane zgłoszenie będzie oznaczało wypełnienie obowiązków nałożonych przepisami ustawy  o ochronie zdrowia przed następstwami używania tytoniu i wyrobów tytoniowych.

Jak prawidłowo przesłać zgłoszenie?

Po stworzeniu zgłoszeń (w formie plików XML) należy je przekazać używając systemu 

E-trustex. Informator o tym jak we właściwy sposób przesłać zgłoszenia znajduje się również na CircaBC. Po wejściu na stronę CircaBC należy wybrać:

• Latest versions of technical documents, a następnie
• XML submission through web interface i w dalszej kolejności
• ETRUSTEX_tutorial.pdf.

Zachęcamy do zapoznania się z pozostałymi dokumentami znajdujacymi się na CircaBC.

Warto również zapoznać się z poniższymi dokumentami:

• decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2015/2186 z dnia 25 listopada 2015 r. ustanawiająca format przekazywania i udostępniania informacji o wyrobach tytoniowych.

Ponadto Komisja podała adresy mailowe do kontaktu w razie problemów:

• techniczne problemy należy zgłaszać pod adres mailowy: SANTE-EUCEG-ITSUPPORT@ec.europa.eu(można dołączać „print screen” wyświetlanych błędów);
• pozostałe problemy i zapytania należy przesyłać na adres mailowy: SANTE-EU-CEG@ec.europa.eu.

Powyższe informacje można znaleźć na stronie KE.