Información relativa al procesamiento de datos personales en los archivos consulares

02.07.2024

De conformidad con el Art. 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (RGPD), deseamos informarle que:

el Administrador de sus datos personales, en el sentido del art. 4 punto 7 de RGPD, es el Ministro de Asuntos Exteriores con sede en Polonia, en Varsovia (00-580), Al. J. Ch. Szucha 23.
El Cónsul de la República de Polonia en Santiago, calle Mar del Plata 2055, Santiago, desempeña las funciones del administrador en relación con los datos contenidos en sus archivos consulares.
El Ministro de Asuntos Exteriores ha nombrado al Inspector de Protección de Datos (IPD), que desempeña sus funciones en relación a los datos procesados en el Ministerio de Asuntos Exteriores y en las oficinas extranjeras. Esta función es realizada por Sr. Daniel Szczęsny. Datos de contacto de IPD: al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Varsovia, iod@msz.gov.pl.
Sólo las personas autorizadas por el Administrador tienen acceso a los datos.
Los datos contenidos en los archivos consulares se procesan sobre la base de las premisas contenidas
en el art. 6 apartado 1 letra c de RGPD para que el cónsul de la República de Polonia cumpla con las obligaciones derivadas de disposiciones legales específicas (que se indican en la tabla a continuación).
Los datos están protegidos por las disposiciones del RGPD y no pueden ponerse a disposición de terceros que no estén autorizados para acceder a estos datos, y no se transferirán a un tercer país que no cumpla con la garantía de protección al menos equivalente a la proporcionada por las disposiciones del RGPD. Los datos pueden transferirse a un tercer país solo si tal obligación está especificada en la legislación polaca o en la legislación de la Unión Europea, de conformidad con las disposiciones de los art. 44-46 RGPD.
Sus datos pueden estar disponibles para las entidades competentes, incluidas las autoridades públicas, de conformidad con las disposiciones legales.
Proporcionar datos personales es un requisito legal y es necesario para la consideración del asunto.
En el caso de que ninguna disposición específica disponga lo contrario, tiene derecho a controlar el procesamiento de datos a los que se hace referencia en el artículo 15-19 RGPD, en particular el derecho de acceso, rectificación, supresión o limitación del tratamiento (si serán de aplicación los art. 17 y 18 de RGPD).
Sus datos que afecten a tomas de decisiones que puedan tener efectos legales o afectarlas de forma significativa, no serán procesados de manera automatizada. Los datos no serán perfilados.
Tiene derecho a presentar reclamaciones ante el organismo de supervisión a la siguiente dirección: Presidente de la Oficina de Protección de Datos Personales, c. Stawki 2, 00-193 Varsovia.

Información detallada sobre la base legal, finalidad y plazo del tratamiento de datos personales en relación con las actividades individuales realizadas por el cónsul de la República de Polonia

	BASE LEGAL	OBJETIVO	PERIODO
Casos relacionados con documentos perdidos y transferencia de documentos encontrados	Ley consular del 25 de junio de 2015 y ley del 6 de agosto de 2010 sobre cédulas de identidad	Implementación de la notificación de la pérdida o daño del DNI y para la emisión de un certificado de pérdida o daño del DNI. Transferencia de documentos de registro y licencias de conducir a Polonia.	5 años
Asuntos de visa	Ley del 12 de diciembre de 2013 sobre extranjería, Reglamento (CE) n.º 810/2009 del Parlamento Europeo y del Consejo del 13 de julio de 2009 por el que se establece un Código Comunitario de Visados (Código Visa), ley del 14 de julio de 2006 sobre la entrada en territorio de la República de Polonia, estancia y salida de su territorio de ciudadanos de los estados miembros de la UE y sus familiares y ley consular del 25 de junio de 2015	Expedir o denegar la expedición de un visado Schengen o un visado nacional, revocar o anular visados y decidir sobre la solicitud de reconsideración de la solicitud de visado.	1 año (a partir de la fecha de la sentencia)
Traducciones	Ley consular del 25 de junio de 2015	Traducción de documentos, certificación de traducción, emisión de un formulario estándar multilingüe	5 años
Asuntos de asistencia consular	Ley consular del 25 de junio de 2015 y artículo 6, inciso 1 c/d, el art. 9 sección 2 c y el art. 10 RODO	Brindar asistencia consular	5 años (a excepción de los datos personales relacionados con la devolución de depósitos aceptados o la devolución de artículos encontrados, que se procesan indefinidamente)
Casos de asistencia jurídica	Ley consular del 25 de junio de 2015	Servicio de notificaciones, audiencias, transferencia de información a la autoridad competente, tribunal o fiscal de acuerdo con la solicitud de asistencia jurídica gratuita	5 años
Casos relacionados con el estado civil y la ley de cambio de nombres y apellidos	Ley del 28 de noviembre de 2014 - Ley del registro del estado civil, Ley de 17 del octubre de 2008 sobre el cambio de nombre y apellido y ley consular del 25 de junio de 2015	Ejecución de la solicitud de actuación prevista en las disposiciones legales pertinentes	50 años (matrimonio ante el Cónsul de la República de Polonia) 10 años (cambio de nombre y apellido, reconocimiento de paternidad, nacimientos, defunciones, matrimonios en el extranjero, transcripción del registro civil en la República de Polonia, otros asuntos del estado civil)
Asuntos notariales	Ley de 14 de febrero de 1991 - Ley Notarial y ley consular del 25 de junio de 2015	Ejecución de la solicitud para la realización de actos notariales previstos en las disposiciones legales pertinentes	10 años (datos relacionados con la emisión de una escritura notarial) 2 años (otras actividades notariales)
Casos relacionados con la emisión de un documento de viaje temporal	Decisión de los Representantes de los Gobiernos de los estados miembros reunidos en el Consejo del 25 de junio de 1996 sobre el establecimiento de un documento de viaje temporal, Ley de 12 de diciembre de 2013 sobre extranjería y ley consular del 25 de junio de 2015	Emisión de un documento de viaje temporal o un documento de viaje temporal polaco para un extranjero	10 años
Cuestiones relativas a la Tarjeta del Polaco	Ley del 7 de septiembre de 2007 sobre la Tarjeta del Polaco y ley consular del 25 de junio de 2015	Concesión, denegación de concesión, anulación o prórroga de la vigencia de la Tarjeta de Polaco	10 años 2 años en el caso de denunciar la pérdida, destrucción o hallazgo de la Tarjeta del Polaco
Tarjetas de identificación de la escuela	Ley consular del 25 de junio de 2015	Emisión de una tarjeta de identificación escolar	5 años
Certificado emitido de conformidad con el art. sección 11aa 4 Ley de 7 de octubre de 1999 sobre la lengua polaca	Ley de 7 de octubre de 1999 sobre la lengua polaca.	Emitir un certificado de diáspora polaca	5 años
Casos relacionados con la legalización de documentos y la extracción de documentos del extranjero	Ley consular del 25 de junio de 2015	Legalización de un documento oficial redactado o certificado en el país anfitrión	2 años
Casos relativos al tráfico fronterizo menor	Reglamento nº 1931/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo por el que se establecen normas sobre tráfico fronterizo menor en las fronteras terrestres exteriores de los Estados miembros y por la que se modifican las disposiciones del Convenio de Schengen y ley consular del 25 de junio de 2015	Expedición, denegación, anulación de un permiso de tráfico fronterizo menor	2 años
Asuntos de pasaporte	Ley del 27 de enero de 2022 sobre documentos de pasaporte y ley consular del 25 de junio de 2015, artículo 6, inciso 1 c y el art. 9 sección 2 g y el art. 10 de RODO	Expedición de documento de pasaporte, denegación de expedición, anulación o declaración de nulidad de documentos de pasaporte, aceptación de informe de pérdida o destrucción, declaración de nulidad, aportación de datos del RDP y documentación escrita relacionada con documentos de pasaporte, y emisión de certificado de datos propios almacenado en el RDP	60 años en el caso de expedir un documento de pasaporte, en los demás casos 10 años
Casos de repatriación	Ley del 7 de septiembre de 2007 sobre repatriación y ley consular del 25 de junio de 2015	Reconocimiento como persona de ascendencia polaca, concesión de un visado de repatriación, prestación de asistencia a los repatriados con cargo al presupuesto estatal	25 años
Casos de herencia	Ley consular del 25 de junio de 2015	Ejecución de los derechos sucesorios conferidos al Tesoro Público	Indefinidamente
Casos relativos a la ciudadanía polaca	Ley del 2 de abril de 2009 sobre la ciudadanía polaca y ley consular del 25 de junio de 2015	Ejecución de la solicitud para: concesión de la ciudadanía polaca por parte del presidente de la República de Polonia, consentimiento del presidente de la República de Polonia para renunciar a la ciudadanía polaca, restauración de la ciudadanía polaca, confirmación de la ciudadanía polaca, aceptación de una declaración de consentimiento para adquirir Ciudadanía polaca, renuncia a la ciudadanía polaca, reconocimiento como ciudadano polaco	20 años (en términos de determinación de ciudadanía, adquisición, concesión, restauración de ciudadanía y pérdida de ciudadanía 5 años (para otra correspondencia en materia civil)
Asuntos para la obtención de información	Ley consular del 25 de junio de 2015	Proporcionar información	2 años
Cuestiones relativas a la emisión de certificados	Ley consular del 25 de junio de 2015	Expedición de un certificado al servicio del interés jurídico de la parte o de la obligación que resulte de la ley	10 años, y en el caso de emisión de un certificado sobre la importación o transporte a través del territorio de la República de Polonia de armas y municiones, transporte de cadáveres, exhumación: 5 años
Casos relacionados con la prestación de apoyo a los polacos en el extranjero	Ley consular del 25 de junio de 2015 y artículo 6, inciso 1 d y el art. 10 RODO	Protección de los intereses de los ciudadanos polacos y de las personas jurídicas polacas que se encuentran temporalmente en el extranjero, incluido el suministro de información sobre situaciones de emergencia y crisis	5 años
Elecciones nacionales y referéndums	Ley consular del 25 de junio de 2015 y Ley del 5 de enero de 2011 - Código Electoral	Llevar a cabo la votación en las elecciones del presidente de la República de Polonia, al Sejm y al Senado de la República de Polonia, al Parlamento Europeo y en el referéndum nacional	5 años
Cuestiones relativas a los libros de marinos y otros asuntos marítimos	Ley de 25 de junio de 2015 - Derecho Consular, Ley de 29 de junio de 2020 Código Marítimo, Ley de 18 de agosto de 2011 sobre seguridad marítima, Ley de 16 de marzo de 1995 sobre prevención de la contaminación del mar provocada por los buques, Ley de 5 de agosto de 2015 sobre el trabajo marítimo	Emisión de una libreta de marinero, emisión de un certificado temporal de nacionalidad polaca del barco, certificado de seguridad del barco	10 años en casos relativos a libretas de marino, en los 5 años restantes
EPUAP	Ley del 17 de febrero de 2005 sobre la informatización de las actividades de las entidades que realizan funciones públicas	Confirmación de un perfil de confianza	20 años
Casos relacionados con solicitudes de permiso para servir en un ejército extranjero, acceso a documentos en los recursos del Instituto de la Memoria Nacional de Polonia	Ley consular del 25 de junio de 2015	Presentación ante la autoridad competente de una solicitud de permiso para servir en un ejército extranjero o en una organización militar extranjera, presentación ante el Instituto de la Memoria Nacional de una solicitud de acceso a los documentos en poder del Instituto de la Memoria Nacional	10 años