Departament Funduszy Europejskich
Ministerstwa Spraw Wewnętrznych
i Administracji

Mając na uwadze aktualną sytuację pandemii związaną z koronawirusem SARS-Cov-2 wywołującego chorobę COVID-19 informujemy, że sytuacja ta jest uznawana przez Organ Odpowiedzialny dla FAMI i FBW oraz Operatora Programu „Sprawy wewnętrzne” dla Funduszy Norweskich za nadzwyczajną i wypełniającą definicję siły wyższej.

W sytuacji, w której pandemia wpłynie na realizację Państwa projektu, np. poprzez konieczność czasowego wstrzymania działań, odwołania zorganizowanych wydarzeń, zmiany lokalizacji itp. należy zaistniałą sytuację opisać w części merytorycznej raportu kwartalnego.

Jeżeli zostały poniesione koszty związane z odwołanymi/zmodyfikowanymi wydarzeniami itp., a których nie udało się uniknąć, powyższe również należy opisać w raporcie oraz załączyć do raportu pełną dokumentację tych wydatków (dokumentacja winna być zgodna z odpowiednimi zapisami Podręcznika dla Beneficjenta dla poszczególnych kategorii budżetowych).

Ponadto, jeśli chcieliby Państwo kontynuować prowadzenie zajęć językowych lub porad w formie on-line (np. skype lub platforma elektroniczna do prowadzenia kursu on-line), przy założeniu dostępności środków w budżecie, jest to dopuszczalne w obecnej sytuacji, jednak działania te powinny być odpowiednio udokumentowane. Należy przy tym pamiętać, że zasady dotyczące odebrania podpisu osoby należącej do grupy docelowej podczas jej rejestracji nadal obowiązują (nie może być to jedynie skan lub formularz internetowy).

Wymaga podkreślenia, że działania podejmowane przez Państwa powinny być racjonalne. W czasie pandemii należy unikać podejmowania decyzji o organizacji zadań i zaciągania związanych z nimi zobowiązań finansowych.

W zakresie FAMI oraz FBW

Zgodnie z Podręcznikiem dla Beneficjenta (FAMI – pkt 2.14; FBW – pkt 2.11) reguła proporcjonalności nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. Zatem nieosiągnięcie wskaźników założonych w projekcie spowodowane pandemią nie będzie pociągało za sobą konsekwencji opisanych w Podręczniku dla Beneficjenta (FAMI – pkt 2.14; FBW – pkt 2.11).

W zakresie NMF

Przekazujemy stanowisko Biura Mechanizmów Finansowych dotyczące kwalifikowalności wydatków związanych z niewykonaniem działań związanych z koronawirusem:

Wydatki na działania, których nie można wykonać z powodu nieprzewidzianych okoliczności i wyjątkowych sytuacji spowodowanych rozwojem koronawirusa, które są poza kontrolą beneficjenta, mogą nadal być kwalifikowalne, jeżeli związanych z tym kosztów nie można było uniknąć lub odzyskać w drodze jakiejkolwiek formy ubezpieczenia.

Przykład: bilety lotnicze/rezerwacje hotelowe związane z udziałem w spotkaniu dotyczącym danego działania. Lot został odwołany/bilet nie został wykorzystany z powodu rozwoju koronawirusa, co uniemożliwiło beneficjentowi podróż na spotkanie. Jeżeli związane z tym wydatki spełniają ogólne zasady kwalifikowalności wydatków określone w art. 8.2 Regulacji mających zastosowanie do MF EOG i NMF, są one kwalifikowalne.

Zainteresowany podmiot/osoba jest jednak zobowiązana wprowadzić jak najszybciej wszelkie możliwe środki w celu ograniczenia szkód spowodowanych nieprzewidzianymi okolicznościami, w tym środki mające na celu ograniczenie związanych z tym kosztów, np. poprzez jak najszybsze anulowanie rezerwacji hotelu lub ubieganie się o zwrot z ubezpieczenia, jeśli dotyczy.

Związane z tym koszty powinny być odpowiednio udokumentowane, w tym powinny zawierać korespondencję/informację dotyczącą odwołania imprezy/podróży oraz niniejszy komunikat BMF. Operatorzy programu i instytucje certyfikujące ponoszą odpowiedzialność za weryfikację i certyfikację kosztów oraz upewniają się, że przestrzegają zasad kwalifikowalności i warunków określonych w komunikacie BMF.

Jednakże, komunikatu tego nie można wykorzystywać do uzasadnienia sytuacji spowodowanych zaniedbaniem lub wydarzeniami, które można było racjonalnie przewidzieć, ani przyczynami osobistymi (np. choroba).

Zmiany we wnioskach o dofinansowanie

W przypadku, gdy wnioski o dofinansowanie projektów wymagać będą zmian w przedmiotowym zakresie, Organ Odpowiedzialny dla FAMI i FBW oraz Operator Programu „Sprawy wewnętrzne” dla Funduszy Norweskich dołożą wszelkich starań, by zostały rozpatrzone w możliwie najszybszym terminie.