Dostępne są różne metody podpisywania dokumentów elektronicznych (oraz sprawdzenia tych podpisów). Najczęściej stosowaną, bezpłatną metodą jest podpisanie dokumentu elektronicznego podpisem zaufanym. W tej usłudze możesz też sprawdzić podpisy w podpisanym dokumencie elektronicznym.

Podpisem zaufanym możesz podpisać lub sprawdzić, który został zapisany na dysku lokalnym (np. komputera, telefonu) jako pojedynczy plik, który ma:

• jedno z następujących rozszerzeń: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff, .png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z, .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt, .TSL, .XMLsig, .XAdES, .PAdES, .CAdES, .ASIC, .XMLenc, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn, .jp2,
• maksymalny rozmiar 10 MB.

W tej usłudze możesz:

• podpisać dokument elektroniczny, również taki, który podpisał ktoś inny,
• sprawdzić, czy złożone podpisy są prawidłowe,
• zobaczyć podpisany dokument (ukryty w pliku .xml).

Dzięki tej usłudze możesz np. podpisać sprawozdanie finansowe. Więcej informacji na temat e-sprawozdań znajdziesz na portalu podatki.gov.pl.

Pamiętaj, samo podpisanie dokumentów – również sprawozdań finansowych – nie oznacza, że zostały one złożone!

• Podpis zaufany to podpis elektroniczny. Może być użyty w relacjach z podmiotami administracji publicznej. Jest on równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym. Reguluje to prawo administracyjne. 
• Kwestie używania podpisów elektronicznych w relacjach o charakterze prywatnym, czyli w relacjach pomiędzy obywatelami oraz obywatelami i podmiotami prywatnymi, regulują przepisy prawa cywilnego. 
• Oświadczenie woli podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym. Jednak podpis zaufany nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie może zastąpić podpisu własnoręcznego w relacjach o charakterze prywatnym. Wykorzystanie podpisu zaufanego dopuszczalne jest przy składaniu oświadczeń w formie dokumentowej zdefiniowanej w Kodeksie cywilnym.

Każdy, kto ma profil zaufany. Sprawdź, jak założyć profil zaufany.

• dokument , który chcesz podpisać, lub już podpisany dokument elektroniczny, który chcesz sprawdzić lub podpisać. W obu przypadkach dokument powinien być zapisany na dysku lokalnym (np. komputera, telefonu) jako:
  • pojedynczy plik;
  • o maksymalnym rozmiarze 10 MB;
  • z rozszerzeniem: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff, .png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z, .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt, .TSL, .XMLsig, .XAdES, .PAdES, .CAdES, .ASIC, .XMLenc, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn, .jp2,
• dane do logowania na swój profil zaufany i telefon komórkowy (jeżeli twój profil zaufany był założony przez bankowość elektroniczną, przy logowaniu wybierz logotyp swojego banku).

1. Przygotuj dokument  (plik), który chcesz podpisać. Szczegóły znajdziesz w sekcji Co musisz przygotować.
2. Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument.
3. Dodaj z dysku lokalnego dokument (plik) – kliknij Wybierz dokument z dysku albo przeciągnij plik myszką.
4. Po poprawnym dodaniu dokumentu, kliknij przycisk Podpisz.
5. Gdy otworzy się strona profilu zaufanego, zaloguj się na swoje konto (jeżeli twój profil zaufany był założony przez bankowość elektroniczną, przy logowaniu wybierz logotyp swojego banku).
6. Kliknij przycisk Podpisz podpisem zaufanym i postępuj zgodnie z komunikatami wyświetlanymi na ekranie. System wygeneruje plik xml, w którym zawarty będzie twój podpis.
7. Kliknij przycisk Pobierz, aby zapisać podpisany dokument w formacie .xml na dysku lokalnym. 

Możesz podpisać tylko jeden plik za jednym razem.

Podpisany i pobrany dokument .xml możesz wysłać:

• e-mailem do innej osoby, która chce zobaczyć lub podpisać ten dokument.
• do wybranego urzędu za pomocą pisma ogólnego z załączonym, podpisanym dokumentem .xml.

Niektóre dokumenty do urzędów wysyła się przez dedykowane usługi: 

• w przypadku sprawozdań finansowych wysyłanych do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) dostępna jest:  aplikacja e-Sprawozdania Finansowe.
• w przypadku sprawozdań finansowych wysyłanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) skorzystaj z bezpłatnego składania dokumentów finansowych.

1. Przygotuj podpisany dokument (plik .xml). Szczegóły znajdziesz w sekcji Co musisz przygotować.
2. Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument.
3. Dodaj z dysku lokalnego podpisany dokument – kliknij Wybierz dokument z dysku albo przeciągnij plik myszką.
4. Kiedy dokument zostanie poprawnie dodany, kliknij przycisk Zobacz dokument – w ten sposób pobierzesz dokument na swój dysk.

1. Przygotuj podpisany dokument (plik .xml), który chcesz sprawdzić lub podpisać. Szczegóły znajdziesz w sekcji Co musisz przygotować.
2. Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument.
3. Dodaj z dysku lokalnego podpisany dokument (plik .xml), który chcesz sprawdzić lub podpisać. 
4. Kiedy dokument zostanie poprawnie dodany, wyświetlą się informacje o złożonych podpisach. Zwróć uwagę na status podpisu – powinien być Ważny.
5. Jeśli chcesz dowiedzieć się wiecej o złożonych podpisach lub podpisać  dokument, to kliknij Podpisz.
6. Gdy otworzy się strona profilu zaufanego, zaloguj się na swoje konto (jeżeli twój profil zaufany był założony przez bankowość elektroniczną, przy logowaniu wybierz logotyp swojego banku).
7. Jeśli chcesz:

• sprawdzić informacje o dotychczas złożonych podpisach, kliknij Szczegóły.
• podpisać dokument kliknij przycisk Podpisz podpisem zaufanym i postępuj zgodnie z komunikatami na ekranie. Po podpisaniu możesz pobrać plik (.xml) i wysłać go e-mailem do innej osoby, która też chce go podpisać. Do wybranej instytucji wyślij go za pomocą pisma ogólnego – dołącz pobrany dokument .xml.

Możesz podpisać tylko jeden plik za jednym razem.

Złożone w ten sposób podpisy elektroniczne „obejmują” podpisywane pliki w taki sposób, że tworzony jest pojedynczy plik w formacie .xml. W tym pliku znajduje się i podpisana treść, i wszystkie złożone podpisy elektroniczne. To jedno z typowych rozwiązań stosowanych w podpisywaniu elektronicznym, dzięki któremu można podpisać plik w dowolnym formacie dowolną liczbą podpisów i wygodnie sprawdzać ich poprawność.

Możesz także utworzyć lub wczytać dokument elektroniczny w dedykowanej aplikacji (np. aplikacja e-Sprawozdania Finansowe) 

Począwszy od 2020 r. nie przesyła się już sprawozdań finansowych do urzędów skarbowych. Sprawozdanie finansowe wyślij do KRS albo do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (informacje poniżej).

Jeśli jesteś w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, to sprawozdanie finansowe wyślij do KRS. 

Jeśli jesteś w rejestrze stowarzyszeń KRS, a nie w rejestrze przedsiębiorców, to sprawozdania nie wysyłasz do KRS.

1. Przygotuj sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej. Dozwolone rozszerzenia pliku znajdziesz w sekcji Co musisz przygotować. Sprawdź, jak przygotować takie sprawozdanie.
2. Podpisz je podpisem zaufanym za pomocą naszej usługi (lub podpisem kwalifikowanym). Szczegóły znajdziesz w sekcji Co musisz zrobić, jeśli chcesz podpisać podpisem zaufanym dokument, który nie ma podpisu.
3. Zaloguj się do bezpłatnej aplikacji Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).  Jeżeli nie masz tam konta, załóż je pod tym linkiem. Będziesz do tego potrzebować profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
4. Po zalogowaniu do aplikacji RDF możesz bezpłatnie:
   • wysłać sprawozdania finansowe i inne dokumenty do Repozytorium Dokumentów Finansowych,
   • zgłosić informację o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Więcej informacji na temat korzystania z konta znajdziesz po kliknięciu przycisku Pomoc.

Jeśli nie możesz wysłać dokumentu za pomocą bezpłatnej aplikacji RDF – wyślij go za pomocą płatnej usługi na Portalu S24. W zakładce Pomoc znajdziesz Dokumentację użytkownika w formacie PDF z instrukcją (strona 318–339).

Sprawozdanie finansowe wyślij do Szefa KAS: 

a) jeśli spełniasz trzy warunki:

• jesteś podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT),
• prowadzisz księgi rachunkowe,
• masz obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe,

albo

b) jeśli spełniasz dwa warunki:

• jesteś podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych (CIT),
• twoja jednostka NIE jest wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
   

1. Przygotuj ustrukturyzowane sprawozdanie finansowe w formacie .xml (na podstawie struktur logicznych opublikowanych w BIP MF). Możesz do tego użyć bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe.
2. Podpisz je podpisem zaufanym (lub podpisem kwalifikowanym). Możesz to zrobić za pomocą tej samej aplikacji lub naszej usługi – szczegóły znajdziesz w sekcji Co musisz zrobić, jeśli chcesz podpisać podpisem zaufanym dokument, który nie ma podpisu.
3. Wyślij sprawozdanie do Szefa KAS. Możesz do tego użyć:
   • e-Sprawozdania Finansowe,
   • specjalnego API (interfejsu programowania aplikacji) – jeśli korzystasz z profesjonalnego programu księgowego, który ma taką funkcjonalność.

Jeżeli jesteś podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, to wyślij sprawozdanie do 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym.

Jeżeli jesteś podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, to wyślij sprawozdanie w ciągu 10 dni od zatwierdzenia.

Więcej informacji znajdziesz pod linkami:

• udostępniane przez MF/KAS narzędzia oraz informacje o sprawozdaniach finansowych,
• informacje dodatkowe dotyczące e-Sprawozdań Finansowych.

W dowolnym momencie. 

Usługa jest bezpłatna.

W celu podpisania dokumentu elektronicznego podpisem kwalifikowanym należy użyć oprogramowania do podpisu kwalifikowanego (dostarczanego przez dostawcę podpisu) – w oprogramowaniu tym trzeba wybrać:

• format podpisu XAdES-BES,
• opcję dodawania kolejnego podpisu.

UWAGA! Zalecane jest, aby najpierw dokument podpisały osoby używające podpisu zaufanego, a potem osoby używające podpisów kwalifikowanych. 

• Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57)
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360, 2337 i 2339)

Dostępne są różne możliwości podpisywania dokumentów elektronicznych (oraz sprawdzenia tych podpisów). Najczęściej wykorzystywaną, bezpłatną metodą jest podpisanie dokumentu podpisem zaufanym.

W tej usłudze możesz podpisać dokument (plik) PDF podpisem zaufanym w formacie dedykowanym dla plików pdf. 

Dokumentem PDF, podpisanym podpisem zaufanym w formacie dedykowanym dla plików pdf, możesz posługiwać się tak samo, jak dotychczas – sposób przeglądania i drukowania niczym się nie różni dla dokumentów podpisanych i niepodpisanych.

Podpis zaufany złożony w dokumencie PDF osadzany jest wewnątrz pliku.

Podczas podpisywania dokumentu podpisem zaufanym możesz nanieść na dokument stempel – graficzną reprezentację podpisu elektronicznego.

Możesz zweryfikować ważność podpisu dokumentu PDF za pomocą m.in. popularnych programów do przeglądania plików PDF (nie wszystkich), a także dedykowanego oprogramowania do składania i weryfikacji podpisów elektronicznych, np. kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument PDF.

W tej usłudze możesz:

• podpisać dokument, również taki, który podpisał ktoś inny,
• sprawdzić, czy złożone podpisy są prawidłowe,
• zobaczyć podpisany dokumenty.

• Podpis zaufany to podpis elektroniczny. Może być użyty w relacjach z podmiotami administracji publicznej. Jest on równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym. Reguluje to prawo administracyjne. 
• Kwestie używania podpisów elektronicznych w relacjach o charakterze prywatnym, czyli w relacjach pomiędzy obywatelami oraz obywatelami i podmiotami prywatnymi, regulują przepisy prawa cywilnego. 
• Oświadczenie woli podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym. Jednak podpis zaufany nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie może zastąpić podpisu własnoręcznego w relacjach o charakterze prywatnym. Wykorzystanie podpisu zaufanego dopuszczalne jest przy składaniu oświadczeń w formie dokumentowej zdefiniowanej w Kodeksie cywilnym.

Każdy, kto ma profil zaufany. Sprawdź, jak założyć profil zaufany.

• dokument PDF, który chcesz podpisać, lub podpisany dokument PDF, który chcesz sprawdzić lub podpisać. W obu przypadkach dokument powinien być zapisany na dysku lokalnym (np. komputera, telefonu) jako:
  • pojedynczy plik;
  • o maksymalnym rozmiarze 10 MB;.
• dane do logowania na swój profil zaufany i telefon komórkowy (jeżeli twój profil zaufany był założony przez bankowość elektroniczną, przy logowaniu wybierz logotyp swojego banku).

1. Przygotuj dokument PDF (plik), który chcesz podpisać. Szczegóły znajdziesz w sekcji Co musisz przygotować.
2. Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument PDF.
3. Dodaj z dysku lokalnego dokument PDF (plik) – kliknij Wybierz dokument z dysku albo przeciągnij plik myszką.
4. Po poprawnym dodaniu dokumentu, kliknij przycisk Podpisz.
5. Gdy otworzy się strona profilu zaufanego, zaloguj się na swoje konto (jeżeli twój profil zaufany był założony przez bankowość elektroniczną, przy logowaniu wybierz logotyp swojego banku).
6. Kliknij Podpisz podpisem zaufanym i postępuj zgodnie z komunikatami na ekranie.
7. Wskaż miejsce, w którym chcesz przystawić stempel (to jest graficzne odwzorowanie twojego podpisu).
8. System wygeneruje nowy plik PDF, w którym zawarty będzie twój podpis.
9. Kliknij Pobierz, aby zapisać podpisany dokument PDF na dysku lokalnym.

Możesz podpisać tylko jeden plik za jednym razem. Jeśli chcesz podpisać kolejny dokument, kliknij przycisk Wróć do początku.

Po podpisaniu możesz pobrać plik z urządzenia i wysłać go e-mailem do innej osoby, która też chce go podpisać.

UWAGA! Dokument PDF nie może być użyty do składania sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Możesz zweryfikować ważność podpisu dokumentu PDF za pomocą:

• wielu popularnych programów do przeglądania plików PDF,
• dedykowanego oprogramowania do składania i weryfikacji podpisów elektronicznych, np. kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument PDF.

Dokumentem PDF, podpisanym podpisem zaufanym w formacie dedykowanym dla plików pdf, możesz posługiwać się tak samo, jak dotychczas – sposób przeglądania i drukowania niczym się nie różni dla dokumentów podpisanych i niepodpisanych.

Podpis zaufany złożony w dokumencie PDF osadzany jest wewnątrz pliku.

1. Przygotuj podpisany dokument PDF (plik .pdf), który chcesz sprawdzić lub podpisać. Szczegóły znajdziesz w sekcji Co musisz przygotować.
2. Kliknij przycisk Podpisz lub sprawdź dokument PDF.
3. Dodaj z dysku lokalnego podpisany dokument elektroniczny (plik .pdf), który chcesz sprawdzić lub podpisać. 
4. Kiedy dokument zostanie poprawnie dodany, wyświetlą się informacje o złożonych podpisach. Zwróć uwagę na status podpisu – powinien być Ważny.
5. Jeśli chcesz się dowiedzieć więcej o złozonych podpisach lub podpisać dokument, to kliknij Podpisz. 
6. Gdy otworzy się strona profilu zaufanego, zaloguj się na swoje konto  (jeżeli twój profil zaufany był założony przez bankowość elektroniczną, przy logowaniu wybierz logotyp swojego banku).
7. Jeśli chcesz:
   • sprawdzić, kto i kiedy podpisał dokument – kliknij Szczegóły. Wyświetlą się informacje o złożonych podpisach. Zwróć uwagę na status podpisu – powinien być Ważny​​​​​.
   • podpisać dokument swoim podpisem elektronicznym – kliknij przycisk Podpisz podpisem zaufanym i postępuj zgodnie z komunikatami na ekranie.

Możesz podpisać tylko jeden plik za jednym razem. Jeśli chcesz podpisać kolejny dokument, kliknij przycisk Wróć do początku.

Podpisany i pobrany dokument .pdf możesz wysłać:

• e-mailem do innej osoby, która chce zobaczyć lub podpisać ten dokument.
• do wybranego urzędu za pomocą pisma ogólnego z załączonym, podpisanym dokumentem .pdf.

W dowolnym momencie. 

Usługa jest bezpłatna.

• Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2023 r. poz. 57)
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1360, 2337 i 2339)