Każda osoba, której akt dotyczy, oraz:

• jej małżonek,
• zstępni, wstępni, rodzeństwo,
• przedstawiciel ustawowy (na przykład rodzic) lub opiekun,
• osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu (czyli uzasadni interes, który wynika z przepisów prawa, i przedstawi odpowiednie dokumenty – na przykład zobowiązanie sądu),
• sąd,
• prokurator,
• organizacja społeczna, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny,
• instytucja administracji publicznej (na przykład urząd gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.

Zstępni, to potomkowie danej osoby: dzieci, wnuki, prawnuki.
Wstępni, to członkowie rodziny, od których wywodzi się dana osoba: rodzice, dziadkowie, pradziadkowie.
Wniosek o odpis aktu stanu cywilnego możesz złożyć osobiście lub przez pełnomocnika.

Dokumenty

• jeśli chcesz dostać odpis dotyczący osoby z dalszej rodziny (która nie jest twoim współmałżonkiem, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwem) lub osoby spoza rodziny - dokument, który potwierdzi twój interes prawny.
• NIE musisz dołączać do wniosku żadnego dokumentu, który potwierdzi twój interes prawny, jeśli akt dotyczy:
  • ciebie,
  • twojego współmałżonka lub rodzeństwa,
  • twoich wstępnych lub zstępnych.
• jeśli jesteś pełnomocnikiem – pełnomocnictwo i dowód opłaty za pełnomocnictwo. Szczegóły znajdziesz w sekcji Ile zapłacisz.
• jeśli płacisz przelewem bankowym – potwierdzenie przelewu. Szczegóły znajdziesz w sekcji Ile zapłacisz.

Dane, których możesz potrzebować

Poniżej znajdziesz listę danych, których możesz potrzebować.

Do odpisu własnego aktu:

• urodzenia: datę i miejsce urodzenia, serię i numer dokumentu tożsamości,
• małżeństwa:
  • datę i miejsce urodzenia, serię i numer dokumentu tożsamości,
  • datę i miejsce zawarcia małżenstwa,
  • imię i nazwisko współmałżonka (możesz też podać inne dane, na przykład numer PESEL).

Do odpisu aktu innej osoby:

• urodzenia – dane tej osoby: imię i nazwisko, miejsce i datę urodzenia (możesz też podać inne dane, na przykład numer PESEL),
• małżeństwa:
  • dane tej osoby: imię i nazwisko, miejsce i datę urodzenia (możesz podać inne dane, na przykład numer PESEL),
  • datę i miejsce zawarcia małżeństwa, imię i nazwisko współmałżonka (możesz też podać inne dane, na przykład numer PESEL współmałżonka).
• zgonu:
  • dane tej osoby: imię i nazwisko, miejsce i datę urodzenia (możesz też podać inne dane, na przykład numer PESEL),
  • datę i miejsce zgonu.

Dodatkowe dane

Pamiętaj! Dodatkowe dane pomogą urzędnikowi szybciej przygotować odpis.

We wniosku możesz podać także:

• urząd, który sporządził oryginalny akt – czyli zarejestrował urodzenie, małżeństwo lub zgon,
• oznaczenie (numer) oryginalnego aktu.

W niektórych przypadkach system skieruje cię do automatycznego wydania odpisu aktu i nie poprosi cię o te dane.

1. Kliknij przycisk Wyślij wniosek.  
2. Zaloguj się profilem zaufanym lub e-dowodem. Po zalogowaniu przejdziesz do wniosku.
3. Wybierz, w jaki sposób chcesz odebrać odpis aktu.
   Możesz to zrobić:
   • osobiście – w dowolnym USC, do którego wysyłasz wniosek,
   • pocztą tradycyjną – na adres, który podasz we wniosku (nie zapłacisz za przesyłkę),
   • na swoją skrzynkę Gov (ePUAP).
     Ważne: Pamiętaj, że na skrzynkę nie dostaniesz wielojęzycznego odpisu skróconego.
4. Wypełnij wniosek. Wpisz dane i dołącz załączniki. Szczegóły znajdziesz w sekcji Co musisz przygotować.
5. Wybierz cel wydania odpisu (w niektórych sytuacjach wymagane będzie uzasadnienie). 
6. Jeśli opłata za odpis jest wymagana – wybierz sposób płatności. Szczegóły znajdziesz w sekcji Ile zapłacisz.
7. Sprawdź wniosek. Podpisz go elektronicznie w wybrany sposób:
   • podpisem zaufanym,
   • kwalifikowanym podpisem elektronicznym (jeśli wybierzesz płatność online, ta opcja będzie niedostępna). 
8. Jeśli wniosek zostanie poprawnie wypełniony i wysłany do urzędu – na swoją skrzynkę Gov (ePUAP) dostaniesz urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP).
9. Odbierz odpis aktu w wybrany wcześniej sposób. Szczegóły znajdziesz w sekcji Ile będziesz czekać. 

Uwaga! Odpis aktu stanu cywilnego przesłany na skrzynkę Gov (ePUAP) jest dokumentem elektronicznym XML lub PDF.  Nie drukuj go – przekazuj tylko w tej formie. Wydruk nie ma mocy prawnej i odbiorca może go nie uznać.

• 22 zł – za odpis skrócony aktu stanu cywilnego (także za odpis wielojęzyczny w formie papierowej),
• 33 zł – za odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

Jeśli załatwiasz sprawę przez pełnomocnika – zapłacisz dodatkowo 17 zł za pełnomocnictwo.

Jeśli wysyłasz wniosek online, masz do wyboru 2 sposoby płatności:

1. Płatność online. Zanim przejdziesz do wniosku, sprawdź:

• czy urząd, do którego składasz wniosek, przyjmuje płatności online,
• czy twój bank udostępnia taką płatność.

Uwaga! opłata za odpis aktu zostanie powiększona o koszt poniesiony przez operatora płatności (59 groszy).

2. Przelew bankowy lub pocztowy. Zanim przejdziesz do wniosku, przygotuj potwierdzenie przelewu w formie elektronicznej:

1. Uzyskaj numer konta urzędu, do którego składasz wniosek. Jeśli nie znajdziesz go na stronie urzędu – skontaktuj się z urzędem.
2. Zapłać za wydanie odpisu przelewem bankowym lub pocztowym.
3. Przygotuj potwierdzenie przelewu w formie elektronicznej. Może to być potwierdzenie pobrane ze strony banku lub zdjęcie potwierdzenia papierowego.
4. Dołącz przygotowane potwierdzenie przelewu do wniosku.

Odpis aktu możesz dostać bezpłatnie. Nie zapłacisz za odpis, jeśli potrzebujesz go na przykład w sprawie:

• uzyskania dowodu osobistego lub paszportu,
• świadczenia socjalnego, pomocy społecznej,
• ZUS (ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego)
• alimentów,
• przyznania: opieki, kurateli, adopcji,
• zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę.

Wszystkie przypadki, w których nie zapłacisz za wydanie odpisu, określa ustawa o opłacie skarbowej.

Odpis dostaniesz:

• jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego – w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia, w którym złożysz wniosek.

Akty są sporządzane w rejestrze od 1 marca 2015 roku. Akty sporządzone w papierowych księgach przed tą datą muszą być do niego przeniesione. Dlatego też może to zająć więcej czasu.

• jeśli złożysz wniosek w USC, w którym jest akt w formie papierowej, ale nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru – w ciągu 7 dni roboczych od dnia, w którym złożysz wniosek,
• jeśli złożysz go w USC, który nie ma aktu w formie papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru – w ciągu 10 dni roboczych od dnia, w którym złożysz wniosek.

Kierownik USC może odmówić wydania odpisu aktu stanu cywilnego, jeśli na przykład chcesz dostać odpis aktu innej osoby, ale nie masz do tego prawa. Dostaniesz wtedy decyzję administracyjną o odmowie. Jeśli kierownik USC wyda ci taką decyzję, masz 14 dni, aby się od niej odwołać do wojewody, któremu podlega USC. Odwołanie złóż za pośrednictwem kierownika USC, który wydał decyzję.

Korespondencję z USC będziesz prowadzić w sposób, który wybierzesz we wniosku: przez skrzynkę Gov (ePUAP) lub pocztą tradycyjną.

Sprawdź, w jakiej sytuacji szybciej dostaniesz odpis

W niektórych przypadkach twój odpis może zostać wydany automatycznie. System wygeneruje odpis bezpośrednio z rejestru państwowego, a potem prześle go na twoją skrzynkę Gov (ePUAP).

Będzie to możliwe, jeśli:

1. Składasz wniosek o odpis aktu, który dotyczy:

• ciebie,
• twoich dzieci lub rodziców,
• twojego małżonka.

2. Wybierzesz we wniosku:

• odbiór na skrzynkę Gov (ePUAP),
• płatność online. Szczegóły znajdziesz w sekcji Ile zapłacisz.

3. W trakcie wypełniania wniosku system potwierdzi, że są spełnione inne warunki, które pozwolą na automatyczne wydanie odpisu. Na przykład czy akt jest w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego. 

Uwaga! Odpis aktu stanu cywilnego przesłany na skrzynkę Gov (ePUAP) jest dokumentem elektronicznym XML lub PDF. Nie drukuj go – przekazuj tylko w tej postaci. Wydruk nie ma mocy prawnej i odbiorca może go nie uznać.

Możesz uzyskać:

Odpis skrócony aktu stanu cywilnego pokazuje aktualną treść aktu. Uwzględnia on zmiany, jakich dokonano w akcie.

Odpis zupełny aktu stanu cywilnego zawiera więcej informacji niż odpis skrócony – stanowi dokładne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia wraz z treścią późniejszych wpisów (zmian).

Odpis aktu stanu cywilnego skrócony i zupełny możesz dostać w wybranej przez siebie formie:

• papierowej,
• elektronicznej – dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdza jego autentyczność. Jeśli składasz wniosek o odpis w formie elektronicznej – dostaniesz go na swoją skrzynkę Gov (ePUAP). Uwaga: jeśli twój odpis zostanie wydany automatyczne, w miejscu podpisu urzędnika będzie elektroniczna pieczęć ministra cyfryzacji. To także podpis kwalifikowany.

Wielojęzyczne odpisy skrócone możesz dostać tylko w formie papierowej.

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity — Dz.U. z 2018 r. poz. 2224 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity — Dz.U. z 2019 r. poz. 1000 z późn. zm.)
• Konwencja nr 16 Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego sporządzona w Wiedniu 8  września 1976 r. dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów aktów stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. nr 166 poz. 1735)