Komenda Powiatowa
Państwowej Straży Pożarnej
w Kwidzynie

Godziny pracy: od poniedziałku do piątku w godz. 7:30 - 15:30

Zadania Samodzielnego Stanowiska ds. Organizacyjnych:

1. Prowadzenie sekretariatu komendanta;
2. Organizowanie odpraw służbowych, narad, konferencji i spotkań z udziałem komendanta;
3. Prowadzenie kancelarii ogólnej, spraw obiegu dokumentów i instrukcji kancelaryjnej w komendzie;
4. Organizowanie pracy w zakresie zadań dotyczących planowania pracy komendy;
5. Przygotowywanie zbiorczych analiz, sprawozdań oraz wniosków z zakresu działania komendy;
6. Ewidencjonowanie zarządzeń, decyzji, rozkazów, instrukcji i wytycznych komendanta;
7. Prowadzenie współpracy z terenowymi organami administracji publicznej i samorządu terytorialnego, innymi instytucjami i jednostkami ochrony przeciwpożarowej;
8. Współpraca z oficerem prasowym komendanta w zakresie upowszechniania przepisów przeciwpożarowych oraz przekazywania informacji prasowych do jednostki nadrzędnej;
9. Prowadzenie spraw dotyczących projektowania organizacji wewnętrznej komendy w tym opracowywanie i aktualizacja regulaminu organizacyjnego, regulaminu pracy i służby oraz innych przepisów wewnętrznych;
10. Organizowanie systemu i koordynacji kontroli wewnętrznej komórek organizacyjnych komendy;
11. Ewidencjonowanie oraz koordynowanie prac związanych z trybem załatwiania skarg i wniosków składanych do komendanta;
12. Zlecanie właściwym podmiotom zewnętrznym obsługi prawnej komendy;
13. Prowadzenie kroniki komendy powiatowej;
14. Prowadzenie spraw pieczęci i stempli w komendzie, w tym ewidencjonowanie, kasacja i zamawianie;
15. Prowadzenie spraw współpracy międzynarodowej odpowiednio do zadań realizowanych przez komendę;
16. Obsługa dokumentacji Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
17. Administrowanie systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w tym nadzór nad poprawnością działania systemu oraz realizacja procedur związanych z EZD.

W zakresie spraw związanych z archiwizacją:

1. Prowadzenie archiwum komendy i spraw związanych z archiwizacją dokumentów tj. przyjmowania dokumentów do archiwum, udostępniania dokumentów i brakowania dokumentów, a także przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
2. Nadzór nad przestrzeganiem zapisów instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej oraz wykazu rzeczowego akt przez komórki organizacyjne komendy;
3. Udzielanie pomocy merytorycznej pracownikom komórek organizacyjnych komendy w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt;
4. Współpraca z archiwum szczebla wojewódzkiego.

W zakresie spraw finansowych:

1. Prowadzenie kasy dla środków budżetowych i pozabudżetowych w komendzie.