Komenda Wojewódzka
Państwowej Straży Pożarnej
w Warszawie

Letni, wakacyjny czas nieubłaganie dobiega końca. W praktyce dla wielu z nas oznacza to, większą ilość zadań w pracy, dokończenie zadań zaplanowanych na ten rok czy konieczność lepszego zorganizowania czasu ze względu na dzieci, które wracają do szkoły.

Większa ilość obowiązków nie idzie niestety w parze z większą ilością czasu, dlatego warto jest się na chwile zatrzymać i zastanowić jak lepiej rozplanować czas.

Po pierwsze musimy pamiętać, że podzielność uwagi jest ograniczona i robienie kilku rzeczy na raz nie jest najlepszym pomysłem. Dlaczego? Wykonując dwie lub więcej czynności nie angażujemy nowych, większych pokładów uwagi, zamiast tego rozdzielamy tą którą mamy między większą ilość zadań i każdemu dajemy tylko jej część. W ten sposób zamiast szybciej wykonywać zadania jakie mamy zaplanowane na dany dzień robimy to wolniej. Badania pokazują, że możemy w ten sposób wydłużyć czas wykonywania czynności o 28%.

Pamiętając o ograniczeniach naszej uwagi warto jest poszeregować nasze obowiązki na zadania ważne i te mniej ważne. W przypadku kiedy dodatkowo mamy kilka zadań ważnych, należy zastanowić się, które z nich jest nie tylko ważne ale i pilne do wykonania. Pamiętajmy o tym, aby zadania dodatkowe czy mniejsze, również znalazły się na naszej liście, żeby nie wracać co chwilę do nich myślami i móc się w pełni skupić na bieżącej pracy. Ponadto posiadając listę uporządkowanych zadań możemy, pokusić się o to aby policzyć orientacyjnie ile czasu zejdzie nam na wykonanie poszczególnych czynności i zapisać je na linii czasu.

Kolejnym sposobem na usprawnienie sobie pracy jest przyporządkowanie zadaniom etykiet: łatwe, trudne, miłe, niemiłe. Od Zadań, które zakwalifikujemy do kategorii trudnych i niemiłych powinniśmy zacząć w pierwszej kolejności. Po uporaniu się z nimi wygenerujemy wiele pozytywnej energii do dalszej pracy.

Na koniec pamiętajmy jeszcze o tym, aby raz rozpoczęte zadanie doprowadzić do końca. Dzięki temu zaoszczędzimy czas, który musielibyśmy poświęcić na ponowne wdrażanie się w nie. Nie odkładajmy też na później drobnych, prostych zadań takich jak napisanie notatki ze spotkania.  Przypominanie sobie tego co się działo, zajmie nam więcej czasu i będzie cięższym zadaniem niż jakbyśmy zabrali się za to od razu.

Organizując sobie czas w pracy i w domu, musimy pamiętać o tym, żeby wykonywać naszą pracę w sposób zorganizowany, posegregować sobie zadania i wykonywać tylko jedno zadanie na raz. Pracując w ten sposób zaoszczędzimy czas i zyskamy spokojną głowę.

 

Opracowanie: mgr Ewa Korzeniecka – Komenda Wojewódzka PSP w Warszawie.

Bibliografia:

1. Gary Keller, Jay Papasan, „Jedna rzecz”, Galaktyka 2013
2. Aleksandra Nowakowska, Jolanta Maria Berent „Planuj i zarządzaj”, Sens w pracy, listopad 2015