O projekcie

1.Diagnoza sytuacji

Obecnie w Polsce nie wypracowano spójnego systemu monitorowania świadczenia usług publicznych, który umożliwiałby każdemu obywatelowi uzyskanie dostępu do informacji o poziomie ich świadczenia.

Nie istnieje też krajowa baza standardów świadczenia usług publicznych, która zawierałaby minimalne wartości wskaźników odnoszących się do jakości, dostępności czy oczekiwanej efektywności świadczenia usług publicznych.

Tym samym podmioty publicznej odpowiedzialne za dostarczanie usług publicznych nie mają dostępu do spójnego narzędzia monitorowania usług publicznych, które dostarczało by informacji niezbędnych do podejmowania decyzji i pomiaru ich efektów. Przedsiębiorcy i inni odbiorcy usług publicznych nie mają możliwości porównania jakości, kosztów i efektywności ich świadczenia.

Istotnymi przeszkodami o charakterze pozaprawnym dla funkcjonowania tak rozumianego systemu w chwili obecnej są:

1. Brak uniwersalnie uzgodnionych i przyjętych przez interesariuszy kategorii oceny, czyli wskaźników tworzących przemyślany i spójny system oceny danej usługi – przez co nie sposób rzetelnie ją ocenić, ani powiedzieć ile brakuje do stworzenia docelowego systemu zabezpieczającego potrzeby informacyjne interesariuszy,

2. Brak, z punktu widzenia użytkowników końcowych, dostępu w statystyce publicznej do danych i wskaźników wystarczających do dokonania takiej oceny, mimo że część potrzebnych danych wejściowych jest pozyskiwana,

3. Brak dostępu dla statystyki publicznej do szeregu danych administracyjnych, które są pozyskiwane przez ministerstwa i agencje rządowe, ale z różnych przyczyn nie są udostępniane GUS, lub ze względów metodologicznych ten nie udostępnia ich dalej.

2.Cel projektu

Celem projektu jest opracowanie koncepcji powszechnego i kompleksowego systemu monitorowania usług publicznych świadczonych przez jednostki samorządu terytorialnego w Polsce.

Opracowana w toku projektu koncepcja systemu monitorowania usług publicznych będzie podstawą budowy powszechnie dostępnego, elektronicznego systemu bazodanowego składającego się z modułu monitorującego wyposażonego w funkcjonalności prezentacji oraz raportowania. Z tego też względu cel budowy systemu monitorowania usług publicznych ujęty szerzej aniżeli perspektywa tego projektu odnosi się do wspierania procesu doskonalenia świadczenia usług publicznych przez szeroko pojętą administrację publiczną.

3.Grupy docelowe systemu

Grupami docelowymi opracowywanego systemu będą:

1. instytucje administracji rządowej i samorządowej oraz inne podmioty odpowiedzialne za dostarczanie usług publicznych lub sprawujące nadzór nad wypełnianiem tych zadań, które będą używały systemu do monitorowania usług, prowadzenia analiz porównawczych (benchmarkingu), z wykorzystaniem zestawu dobrych praktyk;

2. przedsiębiorcy, którzy uzyskają dostęp do danych ważnych z punktu widzenia podejmowania decyzji związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – system ułatwi dokonanie porównań istotnych dla podejmowania decyzji lokalizacyjnych i szacowania kosztów prowadzenia działalności;

3. instytucje zarządzające programami operacyjnymi i jednostki oceny interwencji publicznej, które, podobnie jak instytucje administracji publicznej, będą używały systemu do monitorowania wprowadzanych zmian ze szczególnym uwzględnieniem efektywności interwencji publicznej;

4. społeczeństwo, które uzyska dostęp do informacji statystycznych opisujących parametry usług publicznych świadczonych na poziomie lokalnym i regionalnym, przez co będzie mogło świadomie uczestniczyć w debacie publicznej na temat kierunków rozwoju i poprawy jakości usług publicznych;

5. instytucje pozarządowe, środowiska naukowe, które uzyskując dostęp do informacji statystycznych opisujących parametry usług publicznych, będą prowadzić prace badawcze w tym zakresie, których wyniki stanowić będą wsparcie dla podmiotów odpowiedzialnych za usługi publiczne.

4.Obszary usług publicznych objęte projektem:

Projekt zakłada objęcie system monitorowania między innymi następujących rodzajów usług świadczonych przez jst:

a) podatki i opłaty lokalne;

b) zarządzanie nieruchomościami;

c) drogownictwo i transport;

d) ochrona środowiska;

e) inwestycje i budownictwo;

f) geodezja i kartografia;

Opracowana w toku projektu koncepcja systemu monitorowania usług publicznych w pierwszej kolejności dotyczyć będzie ww. obszarów usług. W toku projektu planowane jest wskazanie szerszej listy obszarów usług które docelowo powinny zostać ujęte w systemie.

5.Etapy realizacji

Działania projektowe przebiegać będą w 2 głównych fazach:

Faza I – opracowania ogólnej koncepcji systemu oraz jego zakresu informacyjnego – w tej fazie zostanie opracowany harmonogram prac. Określone zostaną merytoryczne ramy systemu, określone obszary usług publicznych, źródła zasilania i metody badania ich jakości oraz przeprowadzona identyfikacja luk informacyjnych. Prowadzone będą konsultacje i uzgodnienia merytoryczne pomiędzy partnerami, w szczególności określone zostaną kluczowe wymagania metodologiczne oraz założenia realizacyjne dla kolejnej fazy.

W dalszej kolejności dla wybranych obszarów usług powołane zostaną grupy robocze złożone z kluczowych interesariuszy (dostawcy i odbiorcy informacji). Opracowany będzie również harmonogram prac, uwzględniający m.in. etapy wprowadzania do systemu kolejnych obszarów usług publicznych. Opracowana koncepcja zawierać będzie także komponent analizy strategicznej ujmującej szeroko temat monitorowania usług publicznych w administracji.

Faza II – projektowanie systemu – zakłada wypracowanie koncepcji wykonawczej zawierającej opis wymogów funkcjonalnych systemu, obejmujących swym zakresem cały proces – od wytworzenia i przekazania danych pierwotnych przez dostawcę usług, poprzez ich pobranie, przetworzenie i ponowne udostępnienie (w formie informacji zbiorczych) przez statystykę publiczną, aż po zastosowanie danych wynikowych, w celu analizy i oceny jakości usług na poziomie lokalnym, regionalnym i krajowym. W ramach tego zadania opracowane zostaną m.in. rozwiązania w zakresie struktury systemu, sposobów, terminów i źródeł jego zasilania danymi pierwotnymi, procedur przetwarzania i udostępniania informacji zbiorczych, przykładowych metod wykorzystania danych wynikowych w celu analizy jakości wybranych usług. Ustalone zostaną wymagania odnośnie niezbędnych narzędzi i oprogramowania informatycznego, sposoby pozyskiwania i kontroli danych, jak również projekt interfejsu użytkownika wraz z określeniem funkcjonalności tego interfejsu. Przyjęte zostaną także założenia dla stworzenia repozytorium dobrych praktyk świadczenia usług publicznych przez JST.

Na zakończenie każdego etapu przewiduje się opracowanie dokumentu podsumowującego efekty pracy związanej z opracowaniem ogólnej oraz wykonawczej koncepcji SMUP. Dokumenty te przekazywane będą do zaopiniowania przez Komisję Wspólną Rządu i Samorządu Terytorialnego. Dla osiągnięcia zakładanych rezultatów projektu wymagane jest otrzymanie pozytywnej opinii KWRiST.

6.Partnerzy

Liderem przedsięwzięcia jest Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji pełniące również funkcję Instytucji Pośredniczącej dla działania 2.18 Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER). Z uwagi na koncepcyjny charakter planowanych działań, kluczową rolę w projekcie pełnią partnerzy doświadczeni w prowadzeniu działań z zakresu monitorowania usług publicznych w samorządzie:

7.Źródła danych

System zawierać będzie dane o charakterze publicznym, pochodzące z systemu statystyki publicznej, systemów informacyjnych administracji rządowej i samorządowej oraz, w miarę możliwości inne dane, służące monitorowaniu realizacji określonych usług publicznych.

8.Strategia odpowiedzialnego rozwoju

Projekt „System monitorowania usług publicznych – koncepcja SMUP” stanowi element realizacji projektu strategicznego wymienionego w Strategii odpowiedzialnego rozwoju (SOR) jako „Powszechny system monitorowania usług publicznych”. Realizacja ww. projektu strategicznego osiągana będzie docelowo dzięki realizacji kilku spójnych ze sobą przedsięwzięć o zróżnicowanym charakterze (np. jako projekty pozakonkursowe MSWIA, konkursowe w POWER). Termin w jakim zakłada się realizację ww. projektu strategicznego określono na koniec 2021 roku. Zgodnie z zapisami SOR ujęte w strategii projekty strategiczne stanowią strategiczne zadania państwa.

9.Działania poprojektowe

Po opracowaniu koncepcji systemu planowane jest przygotowanie kolejnych projektów pozakonkursowych, których realizacja stanowiłaby kontynuację projektu budowy systemu monitorowania usług publicznych.

Projekty obejmowałyby w szczególności:

1. wykonanie i udostępnienie Systemu Monitorowania Usług Publicznych;

2. rozwój systemu rozumiany jako doskonalenie SMUP w sensie merytorycznym, procesowym i technologicznym oraz poszerzanie o kolejne obszary usług publicznych, wybrane na podstawie analiz oraz doświadczeń z realizacji obecnego projektu;

3. zwiększenie użyteczności systemu - w tej fazie przewiduje się m.in. stworzenie repozytorium dobrych praktyk, rozwój modułu raportów zarządczych, a także promocję najlepszych rozwiązań oraz stworzenie narzędzi wspierających użytkowników w stosowaniu systemu (np. poradnik, samouczek).

10.Budżet i okres realizacji

Realizacja projektu rozpoczęła się 1 stycznia 2017 roku i potrwa do końca 2018 roku. Środki przeznaczone na jego realizację w wysokości niespełna 9,7 mln złotych pochodzą z budżetu Unii Europejskiej oraz budżetu krajowego w ramach Działania 2.18 PO WER.