Procedura konkursowa

07.03.2008

Informacje o konkursach

Nabór wniosków konkursowych w ramach PO KL ma charakter konkursu otwartego lub konkursu zamkniętego.

W ramach konkursu otwartego nabór i ocena wniosków prowadzone są w sposób ciągły, do wyczerpania limitu środków lub do zamknięcia konkursu na podstawie decyzji Instytucji. Raz w miesiącu na stronie internetowej IP2 umieszczana będzie informacja o trwaniu naboru wniosków o dofinansowanie projektów oraz o stanie wykorzystania alokacji na dany konkurs. Informacja o zamknięciu konkursu otwartego umieszczona będzie przynajmniej na 5 dni przed jego zamknięciem.

W ramach konkursu zamkniętego nabór wniosków organizowany będzie cyklicznie. Termin/terminy naboru wniosków zostaną z góry określone. Ogłoszenie o konkursie zamkniętym zawiera informację dotyczącą dat otwarcia oraz zamknięcia naboru wniosków, tj. okresu, w którym przyjmowane będą wnioski.

Informacje dotyczące terminów ogłaszania konkursów, charakteru konkursów, kryteriów wyboru i dostępnej alokacji są zawarte w corocznych Planach Działania dla Priorytetu V POKL.

Ogłoszenia konkursów i wyniki

Konkursy naboru wniosków o dofinansowanie projektów w ramach Działania 5.2 ogłaszane i prowadzone przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia.

Nabór wniosków o dofinansowanie jest ogłaszany co najmniej w:

dzienniku ogólnopolskim,
stronie internetowej IP2,
stronie internetowej IZ,
w siedzibie IP2.

Złożenie wniosku

Wniosek o dofinansowanie projektu należy złożyć w instytucji wskazanej w ogłoszeniu o konkursie.

Wnioskodawca składa wniosek opatrzony pieczęciami, podpisany przez osobę do tego upoważnioną, egzemplarze papierowe (w liczbie określonej w treści ogłoszenia i w dokumentacji konkursowej) oraz jego wersję elektroniczną (XML oraz PDF – wygenerowane w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych).

Wniosek można dostarczyć pocztą, kurierem lub osobiście. IP2 wydaje poświadczenie złożenia wniosku.

Ocena formalna

Ocena formalna wniosku składa się z dwóch etapów, podczas których następuje sprawdzenie, czy wniosek spełnia ogólne kryteria formalne oraz kryteria dostępu.

Kryteria dostępu są każdorazowo wymienione w rocznym Planie Działania dla Priorytetu oraz w dokumentacji konkursowej.

Oceny dokonuje się przy pomocy Karty oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL (patrz: załącznik 2). Oceny formalnej dokonuje jeden lub dwóch oceniających, zgodnie z procedurami wewnętrznymi IP2.

Jeżeli wniosek nie spełnia któregokolwiek z ogólnych kryteriów formalnych lub kryteriów dostępu, zostaje odrzucony.

Wniosek spełniający wszystkie ogólne kryteria formalne oraz wszystkie kryteria dostępu przekazywany jest do oceny merytorycznej.

Ocena merytoryczna

Oceną merytoryczną projektów zajmuje się Komisja Oceny Projektów (KOP), która umiejscowione są w Instytucji Pośredniczącej II stopnia.

W skład KOP wchodzą:

pracownicy IP2;
przedstawiciele ministra właściwego ze względu na zakres tematyczny konkursu (o ile zostali zgłoszeni przez ministra);
asesorzy (o ile zostali powołani),

Ocena merytoryczna wniosku przeprowadzana jest w oparciu o, zawarte w Planie Działania dla Priorytetu V ogólne kryteria merytoryczne oraz kryteria strategiczne.
Maksymalna liczba punktów za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych wynosi 100.

Kryteria strategiczne opisane w rocznym Planie Działania dotyczą preferowania pewnych typów projektów przez IP2 (IP). W przeciwieństwie do kryteriów dostępu, kryteria strategiczne mogą, ale nie muszą być spełnione, by projekt mógł uzyskać pozytywną ocenę.

Wniosek, który spełnia kryteria strategiczne i jednocześnie uzyskał co najmniej 60 punktów podczas oceny spełniania ogólnych kryteriów merytorycznych, a także przynajmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej (zawartych w Karcie oceny merytorycznej), otrzymuje dodatkowo premię punktową w wysokości określonej w Planie działania, nie większą niż 20 punktów.

Oceny merytorycznej dokonuje się przy pomocy Karty oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie projektu konkursowego PO KL.
Projekt może zostać przyjęty do dofinansowania, jeśli uzyska minimum 60 punktów, zaś w poszczególnych punktach oceny merytorycznej uzyska przynajmniej 60% punktów. Pozwoli to uniknąć zatwierdzania projektów, w przypadku których jedna z jego części składowych wyraźnie nie spełnia wymogów stawianych projektom realizowanym w ramach PO KL.

Lista rankingowa wniosków

Ocena dokonana przez Komisję Oceny Projektów stanowi podstawę do ułożenia listy wniosków spełniających minimum punktowe, uszeregowanych w kolejności malejącej liczby uzyskanych punktów. Lista wniosków wraz z protokołem z oceny jest przedkładana do zatwierdzenia właściwemu organowi lub jego upoważnionemu przedstawicielowi. Nie jest możliwa zmiana kolejności wniosków na liście.

Wniosek, który otrzymał 60 punktów i więcej nadal może nie otrzymać dofinansowania – jeżeli suma wnioskowanych i zaakceptowanych dofinansowań przekroczy wysokość środków przeznaczonych przez IP2 na dany konkurs i dofinansowanie otrzymają tylko wnioski o wyższej liczbie punktów, znajdujące się na wyższych pozycjach listy.

W sytuacji, gdy wnioskodawca, którego projekt został zakwalifikowany do otrzymania dofinansowania, z jakichś przyczyn zrezygnuje z realizacji projektu (wycofa się z podpisania umowy w terminie wskazanym przez IP2 lub nie dostarczy na czas wymaganych dokumentów, stanowiących załączniki do umowy o dofinansowanie), wówczas projekty, które znajdują się na liście na dalszych miejscach i uzyskały największą liczbę punktów, mogą zostać przyjęte do realizacji. Przy wyborze projektu z listy brana jest pod uwagę wysokość „zwolnionej” kwoty, tzn. dofinansowanie może zostać przyznane temu projektowi, którego wartość przekracza o nie więcej niż 25% wysokość zwolnionej kwoty.

Po zatwierdzeniu listy projektów wnioskodawca otrzyma pismo informujące o:

przyjęciu wniosku do realizacji,
możliwości podjęcia negocjacji

lub

pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, ale nieprzyjęciu go do dofinansowania z powodu braku środków finansowych,
odrzuceniu wniosku – pismo informujące wnioskodawcę o negatywnym rozpatrzeniu wniosku wraz z podaniem przyczyny.

W powyższych dwóch ostatnich przypadkach pismo do beneficjenta zawiera pouczenie o możliwości złożenia protestu od wyników oceny wniosku i wskazaniem ustawowego terminu, w jakim należy złożyć protest oraz trybu, w jakim należy protest wnieść. Projekty, które nie zostały przyjęte do dofinansowania z powodu wyczerpania środków finansowych w danej rundzie konkursowej, mogą zostać ponownie złożone w odpowiedzi na kolejny konkurs, lecz muszą ponownie przejść procedurę oceny formalnej oraz oceny merytorycznej.

Negocjacje

Negocjacje mogą dotyczyć zarówno zakresu merytorycznego, jak i budżetu projektu, w tym wysokości kwoty dofinansowania. Wnioskodawca, któremu przyznano niższą od wnioskowanej kwotę dofinansowania ze względu na zidentyfikowanie wydatków niekwalifikowalnych (nieuprawnionych, nieuzasadnionych lub zawyżonych w porównaniu ze stawkami rynkowymi), ma prawo podjąć negocjacje z IP2, o ile dysponuje istotnymi argumentami świadczącymi o prawidłowości swoich założeń budżetowych. Negocjacje prowadzi dyrektor IP2 lub jego upoważniony przedstawiciel, w formie pisemnej lub ustnej (spotkanie obu stron). Z przeprowadzonych negocjacji ustnych sporządza się podpisywany przez obie strony protokół ustaleń. W przypadku zmiany wartości projektu, zmianie ulega również proporcjonalnie wkład własny wnioskodawcy.

Umowa o dofinansowanie projektu

Jeśli wnioskodawca otrzymał pismo informujące go o przyjęciu wniosku do realizacji lub z pozytywnym dla siebie skutkiem zakończył negocjacje z IP2, na wezwanie IP2 i w określonym przez nią terminie, nie krótszym niż 5 dni od otrzymania przez niego informacji w tej sprawie, składa wszystkie wymagane dokumenty (załączniki) do umowy o dofinansowanie. Niezłożenie żądanej dokumentacji w komplecie w wyznaczonym terminie oznacza rezygnację z ubiegania się o dofinansowanie.

Przykładowa lista załączników do umowy:

Wniosek o dofinansowanie projektu w ramach PO KL.
Oświadczenie o kwalifikowalności podatku VAT (nie dotyczy sytuacji, gdy Beneficjent nie będzie kwalifikował kosztu podatku VAT).
Harmonogram rzeczowo-finansowy realizacji projektu.
Umowa partnerska (dotyczy projektów składanych w partnerstwie).
Dokument potwierdzający status prawny beneficjenta.
Dokument potwierdzający sytuację finansową beneficjenta.
W przypadku projektów szkoleniowych i badawczych dokumenty poświadczające jego doświadczenie w tej dziedzinie,
Oświadczenie dotyczące sprzętu zakupionego ze środków publicznych.

Szczegółowa lista załączników jest każdorazowo publikowana w dokumentacji konkursowej.

W przypadku podmiotów nie zaliczanych do podmiotów sektora finansów publicznych formą zabezpieczenia projektów o wartości do kwoty 1 000 000 zł jest weksel in blanco z deklaracją wekslową. Formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o wyższej wartości są określane w dokumentacji konkursowej.

Ogłoszenie ostatecznej listy projektów

Instytucja Pośrednicząca II stopnia po zakończeniu podpisywania umów o dofinansowanie projektu z beneficjentami ogłasza na swojej stronie internetowej oraz w swej siedzibie w publicznie dostępnym miejscu ostateczną listę projektów wyłonionych do dofinansowania w ramach konkursu (zamkniętego) lub rundy konkursu otwartego, w której wskazuje się: tytuł projektu, nazwę beneficjenta ze wskazaniem jego siedziby (miejsca zamieszkania), wartość przyznanego dofinansowania, liczbę zdobytych punktów oraz podstawowe informacje o oceniających.