Prokuratura Okręgowa
w Legnicy

Rodzaje i sposób prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w jednostkach prokuratury określa zarządzenie Prokuratora Generalnego z dnia 3 marca 2016r. w sprawie zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury.

Zgodnie z tym zarządzeniem w jednostkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się następujące repertoria i rejestry według ustalonych wzorów:

1. repertoria:
   • „Ds” – dla postępowań i czynności w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia prowadzonych przez prokuratora. Policję i inne organy uprawnione do prowadzenia postępowań,
   • „Pc” – dla spraw cywilnych, ze stosunku pracy i ubezpieczeń społecznych, rodzinnych i opiekuńczych, a także spraw gospodarczych i innych spraw wynikających z podejmowanej działalności pozakarnej, prowadzonych w prokuraturach, a w prokuraturach apelacyjnych i okręgowych – także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego,
   • „Pc/PG” – dla spraw cywilnych w Prokuraturze Generalnej,
   • „Pa” – dla spraw administracyjnych, łącznie ze sprawami rozpatrywanymi przez wojewódzki i Naczelny Sąd Administracyjny, prowadzonych w  prokuraturach, a w Prokuraturze Generalnej, prokuraturach apelacyjnych i okręgowych – także dla spraw tego rodzaju nadzorowanych przez prokuratora nadrzędnego.
2. rejestry samodzielne:

• „Ak” – dla wykonywanych analiz kryminalnych;
• „Cor” – dla pism uprawnionych organów skierowanych do właściwego prokuratora w sprawach czynności operacyjno-rozpoznawczych;
• „Di” – dla czynności, które nie podlegają rejestracji w repertorium „Ds” podejmowanych przez prokuratora w sprawach karnych, karnych skarbowych i w sprawach o wykroczenia, prowadzonych przez inne organy;
• „Dsn” – dla realizacji zadań wynikających ze sprawowania nadzoru służbowego przez prokuratora nadrzędnego w postępowaniu przygotowawczym i sądowym;
• „ENA.P.r” – dla osób, wobec których skierowano wniosek o wydanie europejskiego nakazu aresztowania w sprawach prokuratur rejonowych;
• „ENA.UE” – dla osób, wobec których państwa członkowskie Unii Europejskiej wystąpiły o wykonanie europejskiego nakazu aresztowania;
• ENO.P.r” – dla wystąpień do państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony w sprawach prokuratur rejonowych;
• „ENO.UE” – dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony;
• „ENO.UE.r” – dla wystąpień państw członkowskich Unii Europejskiej o wykonanie europejskiego nakazu ochrony realizowanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;
• „Ip” – dla spraw o udostępnienie informacji publicznej, a także środków odwoławczych od decyzji w przedmiocie udostępniania informacji publicznej oraz udziału przed sądami administracyjnymi;
• „Ko” – dla korespondencji ogólnej w sprawach administracyjnych (a), cywilnych (c), karnych (k), w których prokurator nie podejmuje decyzji procesowych. W Prokuraturze Krajowej przyjmuje się dodatkowe rozróżnienie korespondencji ogólnej w sprawach karnych na korespondencję w sprawach o wznowienie postępowania (wp), wykonawczych (w) i kasacyjnych (ka);
• „Ksk” – dla wniosków o wniesienie kasacji w sprawach karnych w trybie art. 521 k.p.k., art. 110 § 1 k.p.w. i art. 167a k.k.s.;
• „Kw” – dla kasacji i wniosków o wznowienie postępowania sądowego zakończonego prawomocnym orzeczeniem w sprawach karnych, odpowiedzi na kasacje i wnioski strony przeciwnej, wnioski o wznowienie lub skarg na wyroki sądów odwoławczych oraz udziału prokuratora w tych postępowaniach;
• „Ns” – dla spraw o odszkodowanie za niesłuszne skazanie, tymczasowe aresztowanie lub zatrzymanie oraz spraw o stwierdzenie nieważności orzeczeń, odszkodowanie lub zadośćuczynienie;
• „Ntk” – dla wystąpień o zajęcie przez prokuratora stanowiska w przedmiocie pobrania komórek, tkanek, narządów ze zwłok, których zgon mógł być następstwem przestępstwa;
• „Opk” – dla wniosków podległych jednostek o wzięcie udziału w postępowaniu odwoławczym przez prokuratora jednostki wyższego stopnia w sprawach karnych i udziału prokuratora w tych sprawach oraz dla środków odwoławczych prokuratora w postępowaniu wykonawczym, apelacji prokuratora od wyroku łącznego;
• „Osn” – dla ocen i stanowisk w przedmiocie dopuszczalności i celowości wniesienia skargi nadzwyczajnej;
• „Oz” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wykonywanych przez prokuratury rejonowe pod nadzorem prokuratury okręgowej;
• „Oz.o” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą wpływających z państw obcych;
• „Oz.r” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych w sprawach prokuratur rejonowych;
• „Oz.w” – dla wniosków z zakresu obrotu prawnego z zagranicą kierowanych do państw obcych;
• „Pn” – dla postępowań w sprawach nieletnich oraz środków odwoławczych w tych sprawach;
• „Pp” – dla wniosków o udzielenie pomocy prawnej dla innych jednostek z zakresu spraw administracyjnych (a), cywilnych (c) i karnych (k);
• „RD” – dla czynności dyscyplinarnych, postępowań wyjaśniających oraz postępowań dyscyplinarnych prowadzonych przez rzecznika dyscyplinarnego;
• „SD” – dla spraw rozpoznawanych w pierwszej instancji przez Sąd Dyscyplinarny przy Prokuratorze Generalnym;
• „Sn” – dla pism o wystąpienie Prokuratora Generalnego ze skargą nadzwyczajną i wystąpień Prokuratora Generalnego ze skargą nadzwyczajną oraz udziału prokuratora w postępowaniach w przedmiocie skargi nadzwyczajnej;
• „TK” – dla wniosków Prokuratora Generalnego skierowanych do Trybunału Konstytucyjnego i stanowisk zajmowanych w sprawach rozpoznawanych przez Trybunał Konstytucyjny zainicjowanych przez inne podmioty oraz dla wystąpień osób zainteresowanych skierowaniem wniosku do Trybunału Konstytucyjnego przez Prokuratora Generalnego i wydawanych opinii o konstytucyjności aktów prawnych;
• „U” – dla próśb o ułaskawienie i dla spraw, w których wszczęto postępowanie o ułaskawienie;
• „Wl” – dla przeprowadzanych własnych wizytacji i lustracji oraz oceny wizytacji i lustracji przeprowadzanych przez podległe jednostki;
• „Zp” – dla zagadnień prawnych rozpoznawanych w Sądzie Najwyższym, Naczelnym Sądzie Administracyjnym oraz wystąpień do Sądu Najwyższego w sprawach z zakresu administracyjnego,cywilnego i karnego;
• „Zt” – dla zatrzymań dokonywanych przez Policję i inne uprawnione organy, z wyłączeniem zatrzymań osób podejrzanych w postępowaniu zarejestrowanych w repertorium „Ds”.

W odpowiednich komórkach organizacyjnych prokuratury prowadzi się urządzenia pomocnicze:

• kontrolki
• skorowidze
• terminarze
• wykazy pomocnicze.

W powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury stosuje się system informatyczny służący do prowadzenia urządzeń ewidencyjnych oraz do przetwarzania w formie elektronicznej danych gromadzonych w tych urządzeniach dla potrzeb spraw karnych, a także do prowadzenia akt elektronicznych w tych sprawach, analizy zjawisk przestępczości, praktyki stosowania prawa oraz sprawozdawczości i statystyki.

Informacja w zakresie Archiwum

Funkcjonowanie archiwum regulują przepisy zarządzenia Prokuratora Generalnego z dnia 31 marca 2010r. w sprawie zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury. W szczególności określają one: organizację archiwów zakładowych, podział zasobu archiwum zakładowego, przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, udostępnianie dokumentacji archiwalnej, brakowanie akt oraz przekazywanie akt do archiwum państwowego, a także okresy przechowywania, warunki niszczenia i przekazywania do archiwum akt spraw (§ 140 – 174).

Dokumentację powstającą w wyniku działalności powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury przechowuje się po jej wykorzystaniu w archiwach zakładowych.

Archiwa zakładowe działają w Prokuraturze Okręgowej w Legnicy oraz poszczególnych prokuraturach rejonowych.

Dokumentacja podlegająca przechowaniu w archiwum zakładowym dzieli się na kategorie, w tym oznaczone symbolem: „A” – materiały archiwalne w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), którą po upływie określonego czasu przechowywania w archiwum zakładowym przekazuje się do archiwum państwowego oraz: „B” – dokumentacja niearchiwalna, o czasowym znaczeniu, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; „BE” – dokumentacja niearchiwalna o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie właściwego archiwum państwowego ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (Archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne).

Kategoria „A” obejmuje m.in. akta umorzonych śledztw lub dochodzeń w sprawach:

• o zbrodnie przeciwko pokojowi, ludzkości oraz zbrodnie wojenne, o przestępstwa wymienione w rozdziale XVII, XXIV i XXXI oraz w art. 253, 256-258 i 265 k.k.,
• o przestępstwa wymienione w art. 46 ust. 1-6, art. 47 ust 1, art. 48 ust. 1-4 dekretu z dnia 12 grudnia 1981 r. o stanie wojennym (Dz. U. z 1981 r. Nr 29, poz. 154 z późn. zm.),
• o wyjątkowym znaczeniu ze względu na zebrany materiał w śledztwie lub dochodzeniu bądź występujące w sprawie osoby. Do tej kategorii zalicza się również m.in. urządzenia ewidencyjne (repertoria i rejestry) przeznaczone do ewidencjonowania akt spraw.

Zaliczane do kategorii „A” repertoria i rejestry, po zakończeniu w nich wpisów, nie wcześniej niż po upływie 5 lat od daty dokonania ostatniego z nich, przekazuje się do archiwum zakładowego, w którym przechowuje się je przez okres 50 lat, a akta spraw – przez 30 lat. Po tych okresach wymienione urządzenia ewidencyjne i akta przekazywane są do archiwum państwowego.

Okresy przechowywania akt spraw zaliczanych do kategorii „B” określa § 173 zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 września 2007 r. Prokurator wykonujący końcowe czynności w sprawie zalicza akta do odpowiedniej kategorii i ustala okresy ich przechowywania w archiwum zakładowym.

Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym objęta jest prowadzoną na bieżąco ewidencją.

Zarządzenia o przekazaniu akt do archiwum państwowego lub przekazaniu ich na zniszczenie wydają kierownicy jednostek.  Brakowanie akt odbywa się komisyjnie.

Dokumentacja dla celów służbowych i naukowo-badawczych może być udostępniana w zasadzie w pomieszczeniach archiwum zakładowego, a poza to archiwum może być wypożyczona tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Materiały archiwalne dla celów innych niż służbowe i naukowo-badawcze udostępnia się – zgodnie z przepisami ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – po upływie 30 lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli. Warunki wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych regulują przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116 z późn. zm.). Osoby ubiegające się o udostępnienie materiałów archiwalnych winny złożyć we właściwej jednostce prokuratury wniosek z podaniem swego imienia i nazwiska oraz wskazaniem nazwy jednostki organizacyjnej ubiegającej się o udostępnienie dokumentacji archiwalnej, a także typu materiału archiwalnego bądź tematu, którego on dotyczy oraz celu i przewidywanego sposobu wykorzystania tego materiału. Zarządzenie w przedmiocie udostępnienia materiałów archiwalnych wydaje kierownik jednostki, w której przechowywane są wymienione materiały. Zarządzenie o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga uzasadnienia i pouczenia osoby wskazanej we wniosku o możliwości, trybie i terminie jego zaskarżenia. Środki zaskarżenia na odmowę udostępnienia materiałów archiwalnych wnosi się na zasadach ogólnych, a w wypadku odmowy wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych – w trybie § 6 ust. 2 wyżej wskazanego rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.