Prokuratura Okręgowa
w Ostrołęce

3004-7.262.37.2023 

Prokuratura Okręgowa w Ostrołęce w nawiązaniu do zapytania ofertowego na świadczenie usług sportowo – rekreacyjnych na podstawie kart sportowych dla pracowników Prokuratury Okręgowej w Ostrołęce i podległych jej prokuratur rejonowych w związku z otrzymanymi pytaniami wyjaśnia:

 

Pytanie 1:
Zwracamy się z uprzejmą prośbą o potwierdzenie, że w kryterium oceny ofert Zamawiający będzie brał pod uwagę tylko ilości placówek dedykowane kartom z nielimitowanym dostępem? 
Informujemy, że liczba placówek akceptujących karnety limitowane i nielimitowane jest różna. W związku z tym, że Wykonawcy mogą wskazać jedną wartość w miejscu dotyczącym ilości placówek prosimy o potwierdzenie, że Wykonawcy powinni wskazywać tam ilość placówek dla karty pełnej.

Wyjaśnienie 1:
Tak, do oceny ofert Zamawiający będzie brał ilości placówek dedykowanych dla karty pełnej. 

 

Pytanie 2
Prosimy o potwierdzenie, iż z uwagi na bezpieczeństwo i ochronę prywatności użytkowników abonamentów, a także z uwagi na minimalizację zakresu przetwarzanych danych osobowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wymagał pobierania od Zamawiającego ani bezpośrednio od Użytkowników takich danych jak numer PESEL.
Zgodnie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w art. 5 RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Zbieranie danych osobowych zawsze musi mieć uzasadnienie dla celu w jakim są zbierane oraz być niezbędne dla jego realizacji.

Wyjaśnienie 2:
Zamawiający nie dopuszcza pobierania danych typu PESEL.

 

Pytanie 3 
Czy Zamawiający zgadza się na zmianę treści OPZ ust 7, w ten sposób, że Zamawiający dopuszcza możliwość dopłaty do niektórych zajęć w obiektach sportowych bezpośrednio przez Użytkowników, jeżeli przewiduje to wewnętrzny regulamin obiektu?
Część obiektów sportowo-rekreacyjnych w ramach swojej infrastruktury lub oferowanych zajęć może pobierać od Użytkowników dodatkowe dopłaty do świadczonych usług, jeżeli ujęte to zostało w wewnętrznym regulaminie obiektu. Do takich dopłat może dochodzić w przypadku wynajmu kortów tenisowych lub kortów do squasha, których wynajem jest relatywnie drogi. Koszt ten ponosić będę bezpośrednio Użytkownicy.  

Wyjaśnienie 3 
Nie, Zamawiający nie dokonuje zmian w tym zakresie.

 

Pytanie 4
Czy Zamawiający zgadza się na zmianę treści postanowienia § 1 ust. 2 pkt a) Umowy i OPZ ust. 2 a), w ten sposób, że Zamawiający dopuszcza możliwość krótszego czasu pobytu niż 45 min w obiekcie, o ile wynika to wprost z regulaminu obiektu i jest podyktowane ochroną zdrowia i życia Użytkowników?
Aktualne zapisy wskazują na minimalny czas pobytu użytkownika w obiekcie wynoszący 45 min. Jednakże część obiektów w sowich regulaminach ma ustalone krótsze limity czasu przebywania w danym obiekcie z uwagi na ochronę zdrowia i życia Użytkowników. Dotyczy to w szczególności saun, gdzie w niektórych przypadkach ten czas jest ograniczony do 30, a nawet 20 minut. Informacja ta wprost powinna wynikać z regulaminu operatora obiektu.  

Wyjaśnienie 4
Nie, Zamawiający nie dokonuje zmian w tym zakresie.

 

Pytanie 5 
Czy Zamawiający zgadza się na dodanie do Umowy klauzuli uprawniającej Strony do zmiany Umowy w zakresie wysokości wynagrodzenia zgodnie z postanowieniem art. 439 ust. 1 Prawa Zamówień Publicznych w oparciu o wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowany przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za rok poprzedni, w którym doszło do zawarcia Umowy?
W treści Umowy brak jest odniesienia do możliwości waloryzacji cen w oparciu o art. 439 ust. 1 Prawa Zamówień Publicznych. Zgodnie z tym postanowieniem klauzule waloryzacyjne trzeba zawrzeć we wszystkich umowach o zamówienia publiczne bez względu na ich przedmiot, jeśli tylko okres ich trwania przekracza 6 miesięcy. 

Wyjaśnienie 5
Postępowanie prowadzone jest poza ustawą Prawo zamówień publicznych z uwagi na wartość zamówienia.  

 

Pytanie 6 
Czy Zamawiający zgadza się na zmianę treści postanowień § 5 ust. 1 i 2 Umowy, dotyczących kar umownej nakładanych na Wykonawcę przez Zamawiającego w ten sposób, żeby Zamawiający miał możliwość nałożenia na Wykonawcę wskazanych w przedmiotowym postanowieniu kar umownych, ale dopiero po bezskutecznym upływie 7 - dniowego terminu wyznaczonego Wykonawcy na piśmie, do naprawy stwierdzonych naruszeń?
Aktualne zapisy umożliwiają nałożenie kar umownych na Wykonawcę bez uprzedniego wskazania naruszenia oraz wezwania Wykonawcy do naprawy tegoż naruszenia. Wskazane zapisy są bardzo rygorystyczne i nie dają one możliwości Wykonawcy na naprawę ewentualnych naruszeń, bądź wykazania, że stwierdzone nienależyte wykonywanie Umowy jest wynikiem działań lub okoliczności niezależnych od Wykonawcy. Istotą zastosowania kary umownej jest funkcja dyscyplinująca, kiedy inne środki prawne nie skutkują. Zdaniem Wykonawcy, we wskazanym przypadku uprzednie wezwanie Wykonawcy do prawidłowego wykonania Umowy, pod rygorem naliczenia kary umownej powinno być podstawowym środkiem prewencyjnym, który da możliwość Wykonawcy odniesienia się do zarzutów Zamawiającego lub niezwłocznego naprawienia uchybień. Wykonawca chciałby mieć możliwość odniesienia się do zarzutów Zamawiającego lub też naprawy stwierdzonego naruszenia.

Wyjaśnienie 6
Nie, Zamawiający nie dokonuje zmian w tym zakresie.

 

Pytanie 7
Opis przedmiotu zamówienia (zał. Nr 1) pkt 6 – prosimy Zamawiającego o potwierdzenie, że poprzez Kartę należy rozumieć kartę w formie fizycznej lub kartę w formie elektronicznej (weryfikacja za pomocą aplikacji mobilnej, bezpłatnej infolinii lub sms). Potwierdzenie tego zapisu pozwoli na złażenie oferty większej ilości oferentów, a co za tym idzie, umożliwi zamawiającemu na otrzymanie konkurencyjnych ceowo ofert. 

Wyjaśnienie 7:
Poprzez Kartę należy rozumieć kartę w formie fizycznej.

 

Ponadto Zamawiający dokonuje zmian w treści zaproszenia na obowiązujące:

1. Termin i miejsce składania ofert 
VI. Termin i miejsce składania ofert: do godz. 10:00, 12 grudnia 2023 r. pocztą elektroniczną na adres  zamowienia.poost@prokuratura.gov.pl

2. Termin realizacji zamówienia:
VII. Termin realizacji zamówienia: 12 miesięcy (od 01.01.2024 r. do 31.12.2024 r.)

3. Formularz ofertowy – załącznik nr 2 – w załączeniu obowiązujący.
4. Umowa – załącznik nr 3 - w załączeniu obowiązujący.

 

Powyższe wyjaśnienia są wiążące dla Wykonawców. 

 

Zastępca Prokuratora Okręgowego
w Ostrołęce

Anna Drewnowska