Prokuratura Okręgowa
w Ostrołęce

3004-7.262. 13 .2023

Zaproszenie do złożenia oferty

Prokuratura Okręgowa w Ostrołęce zaprasza do złożenia oferty cenowej na świadczenie usług przechowywania i przewozu zwłok ludzkich na obszarze właściwości Prokuratury Okręgowej w Ostrołęce i poza jej obszarem.

I. Opis przedmiotu zamówienia: 

1. Przedmiotem postępowania jest udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie usług  przechowywania zwłok oraz ich przewozu na obszarze właściwości Prokuratury Okręgowej w Ostrołęce  oraz poza jej obszarem.

część I: Prokuratura Rejonowa i Okręgowa w Ostrołęce.
część II: Prokuratura Rejonowa w Ostrowi Mazowieckiej.
część III: Prokuratura Rejonowa w Przasnyszu: powiat Przasnysz.
część IV: Prokuratura Rejonowa w Przasnyszu: powiat Maków Mazowiecki.
część V: Prokuratura Rejonowa w Pułtusku.
część VI: Prokuratura Rejonowa w Wyszkowie.

Tabela nr 1: Liczba i rodzaje usług dla poszczególnych części postępowania

Lp.	Rodzaj usługi	Cz. I	Cz. II	Cz. III	Cz. IV	Cz. V	Cz. VI
1	Przygotowanie zwłok do transportu (włożenie zwłok do worka zamykanego na zamek błyskawiczny)	118	192	149	115	127	158
2	Szacowana liczba kilometrów w okresie obowiązywania umowy	6247	19289	3135	5818	13522	20489
3	Przechowywanie zwłok (niezależnie od liczby dni) UWAGA: zwłoki przechowywane na zlecenie prokuratury przechowywane są średnio od 2 do 3 dni	86	113	122	79	110	130

UWAGA: Podana liczba usług jest szacunkowa i służy jedynie do wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawca otrzyma wynagrodzenie za faktycznie wykonane usługi do kwoty określonej w umowie.

2. Usługa świadczona będzie całodobowo przez 7 dni w tygodniu - również w dni ustawowo wolne od pracy.

3. Realizowana będzie każdorazowo na podstawie zlecenia właściwego prokuratora.

4. Wykonawca zobowiązany będzie do stawienia się na miejscu zdarzenia w czasie nie dłuższym niż 1 godz. od momentu przyjęcia zlecenia. Jako „miejsce zdarzenia” rozumie się miejsce określone w zleceniu.

5. Do przewozu zwłok transportem drogowym będą wykorzystywane wyłącznie pojazdy samochodowe Wykonawcy spełniające wymagania techniczne określone w par 4 ust 1 – 6 Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie wydawania pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich (Dz. U. z 2007 r., Nr 249 poz. 1866).

6. W zakres usługi będącej przedmiotem zamówienia wchodzi:

• przyjęcie zlecenia na przewóz zwłok,
• dojazd na miejsce zdarzenia,
• odbiór zwłok z miejsca zdarzenia, na podstawie pisemnego lub ustnego polecenia wydanego przez właściwego prokuratora (odbiór zwłok np. z miejsca ich znajdowania się, do którego dostęp nie jest utrudniony i nie zagraża zdrowiu i życiu pracowników wykonawcy, zwłoki mogą znajdować się np. w spalonym domu, rozbitym samochodzie).
• włożenie zwłok do worka zamykanego na zamek błyskawiczny,
• przeniesienie zwłok (transport ręczny) w sytuacji, kiedy zdarzenie nastąpiło w miejscu, do którego nie można dojechać pojazdem samochodowym,
• włożenie worka ze zwłokami do pojazdu Wykonawcy,
• przewóz zwłok do miejsca wskazanego przez prokuratora wydającego zlecenie,
• zdjęcie zwłok z pojazdu oraz przekazanie ich osobom uprawnionym na miejscu docelowym,
• przechowywanie zwłok do czasu wydania przez prokuratora pozwolenia na ich wydanie,
• nieprzerwany dostęp do pomieszczenia, w którym są przechowywane w celu dokonania oględzin (zdarzenia incydentalne),
• pomieszczenia do przechowywania zwłok powinny być zlokalizowane w miejscowości, w której dana prokuratura rejonowa ma swoją siedzibę lub w najbliższej odległości od granic miasta (do 10 km), w przypadku części IV na terenie miasta Maków Mazowiecki lub w najbliższej odległości od granic miasta (do 10 km),
• zapewnienie niezbędnych do wykonania usługi  materiałów i środków technicznych w tym worków przystosowanych do transportu zwłok, noszy, rękawiczek, pojazdu, 
• zapewnienie godnego przewozu i przemieszczenia zwłok,
• wystawienie faktury za świadczone usługi dotyczące przewozu i przechowywania danych zwłok.

7. Usługa, którą świadczyć będzie Wykonawca, dotyczy przechowywania i przewozu zwłok ludzkich w różnym stadium rozkładu.

8. Zasięg terytorialny poszczególnych jednostek jest dostępny na stronie internetowej zamawiającego.

9. Osoby odbierające ciała zabezpieczone do postępowania prokuratorskiego, po otrzymaniu zezwolenia na pochowanie zwłok, mają swobodę wyboru zakładu pogrzebowego, który zajmie się pochówkiem. 

II. Tryb zamówienia: Postępowanie prowadzone jest z wyłączeniem ustawy Pzp z uwagi  na wartość zamówienia.

III. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części zamówienia podwykonawcy.

IV. Sposób składania ofert: 

1. Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania wraz z wymaganymi dokumentami za pośrednictwem poczty elektronicznej,
2. Oferta oraz dokumenty muszą być napisane w języku polskim bądź przetłumaczone na język polski i podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz,
3. oferta winna zawierać cenę ofertową brutto (zawierającą należny podatek VAT), obliczoną zgodnie z formularzem ofertowym,
4. cena oferty powinna obejmować pełen zakres przedmiotu zamówienia i zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia. 

V. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień złożenia):

1. wykaz sprzętu, narzędzi i urządzeń niezbędnych do przewozu i przechowywania  zwłok jakimi dysponuje lub będzie dysponował Wykonawca w okresie realizacji zamówienia, w ilości niezbędnej do prawidłowej realizacji usługi wraz z informacją o podstawie dysponowania tymi pojazdami (jak na załączonym druku lub w oparciu o załączony druk) do wykazu należy dołączyć dokumenty z właściwej inspekcji sanitarno-epidemiologicznej dopuszczające pojazdy do przewozu zwłok oraz dopuszczające pomieszczenia chłodni do ich przechowywania (załącznik nr 2);
2. dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia (na kwotę co najmniej 20.000 zł na każdą z części);

VI. Kryteria wyboru ofert: 

Cena - waga 100%
Obliczenie punktów ze względu na powyższe kryterium
                   
                   C najn.
        Co =  ------------- x 100
                    C of  

Co - ilość punktów obliczona dla danej oferty,
C najn. - najniższa cena oferty spośród ofert nie podlegających  odrzuceniu,
C of - cena badanej ofert
 

VII. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę, o którym mowa w art. 7. ust 1. ustawy z dnia 15.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 poz. 835).

VIII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami:

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego na piśmie, pocztą elektroniczną na adres zamowienia.poost@prokuratura.gov.pl) o wyjaśnienie treści zaproszenia do składania ofert nie później niż do godz. 10:00 w dniu 26 maja 2023 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo nieudzielania odpowiedzi na pytania postawione po tym terminie. Zamawiający umieszcza treść wyjaśnień na stronie internetowej Zamawiającego.

IX. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełnia wymagań określonych w zapytaniu ofertowym.

X. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

XI. Termin i miejsce składania ofert:  do godz. 09:00 w dniu 31 maja 2023 r. Ofertę należy przekazać w postaci elektronicznej na adres zamowienia.poost@prokuratura.gov.pl 

XII. Zamawiający zamieści na stronie internetowej informację o złożonych ofertach.

XIII. Termin realizacji zamówienia: 24 miesiące, od dnia 1 października 2023 r. do dnia 30 września 2025r.

XIV. Warunki płatności: do 30 dni od daty otrzymania faktury.

XV. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego:

• Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prokurator Okręgowy w Ostrołęce. 
• W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Prokuraturze Okręgowej w Ostrołęce – tel. 29 767 07 55.
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w procedurze zapytania ofertowego.
• odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o ustawę o dostępie do informacji publicznej z dnia 26 września 2001 r. (Dz.U.2022 poz. 902) oraz inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów ogólnych.
• Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie przepisów prawa, przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, lecz nie krócej niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji.