Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Śremie

Procedura zgłoszeń zewnętrznych

1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenie może być dokonane w następujący sposób:

• pocztą elektroniczną – na adres: sygnalista.psse.srem@sanepid.gov.pl ;
• listownie – wysyłając informację za pośrednictwem operatora pocztowego/kuriera na adres: Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna       w Śremie ul. Wiejska 2, 63-100 Śrem z dopiskiem na kopercie: „Zewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa”;

Rekomendowany wzór formularza zgłoszenia naruszenia prawa znajduje się poniżej              w załączniku Procedura zgłoszeń zewnętrznych, przy czym nie ma obowiązku składania zgłoszeń z jego użyciem.

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia                          14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia

Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej                     i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności.

Tryb postępowania jest następujący:

• potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
• wstępna weryfikacja zgłoszenia,
• podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego przez PPIS w Śremie, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
• kontakt z sygnalistą na udostępnione dane kontaktowe - jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji,
• informacja zwrotna do sygnalisty nt. planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań oraz o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

PPIS w Śremie przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach    w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
PPIS w Śremie informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Informacje zwrotne przekazywane są za pośrednictwem e-mail lub listownie –                                w zależności od wskazanej przez sygnalistę formy kontaktu.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Zasady poufności zgłoszeń

• dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione,
• tożsamość sygnalisty i inne dane identyfikacyjne nie są ujawniane, z wyjątkiem przypadków przewidzianych prawem,
• ujawnienie danych możliwe jest jedynie w sytuacjach wymagających tego                      w ramach postępowań sądowych, administracyjnych lub wyjaśniających prowadzonych przez organy publiczne,
• sygnalista jest informowany o planowanym ujawnieniu danych, jeśli nie zagraża to postępowaniu wyjaśniającemu,
• poufność obejmuje również osoby pomagające w zgłoszeniu oraz osoby powiązane z sygnalistą.

6. Informacja o zasadach przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe sygnalistów PPIS w Śremie przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w klauzuli informacyjnej dotyczącej przetwarzania danych osobowych (zamieszczona na stronie).

7. Charakter działań następczych

Działania następcze mogą obejmować:

• postępowania wyjaśniające,
• kontrole administracyjne,
• wszczęcie działań naprawczych lub prewencyjnych, takich jak zmiany proceduralne, dyscyplinowanie pracowników czy zawiadamianie organów ścigania w przypadku podejrzenia popełnienia przestępstwa.

8. Środki ochrony prawnej i porady dla sygnalistów

Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych. Środkami ochrony prawnej są m.in.: złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa-zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, do organów ścigania tj. Policji i jednostek prokuratury lub wystąpienie z roszczeniem                      o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.

9. Warunki ochrony przed odpowiedzialnością za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności            w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić,                            że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

10. Korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego            w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
tel. centrali: (22) 55 17 700
fax: (22) 827 64 53
e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl