Sposób przyjmowania i załatwiania spraw

(informacja zgodna z Instrukcją Kancelaryjną obowiązującą
w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Świdnicy)

Przyjmowanie i obieg korespondencji

1. Korespondencję zewnętrzną w postaci papierowej, elektronicznej i faksowej przyjmuje sekretariat, a interwencje składane osobiście w komórce organizacyjnej przyjmują właściwi prowadzący sprawę, zgodnie z podziałem czynności i przekazują za pośrednictwem pracownika sekretariatu kierownikowi Powiatowej Stacji. Składane interwencje są rejestrowane w dzienniku korespondencji prowadzonym w sekretariacie.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, pracownik sekretariatu sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika dostarczającego przesyłkę spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

3.Potwierdzenie otrzymania przesyłki pracownik sekretariatu wydaje na żądanie składającego pismo.

4.Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się niezwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

5. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą nazwę jednostki, datę otrzymania, nadany numer z dziennika korespondencji sekretariatu.

6. Pracownik sekretariatu segreguje wpływającą korespondencję, którą następnie przekazuje za potwierdzeniem odbioru kierownikowi komórki organizacyjnej lub osobie zastępującej go w czasie jego nieobecności.

7. Kierownikowi Powiatowej Stacji pracownik sekretariatu przekazuje całą korespondencję wpływającą do Powiatowej Stacji, z wyjątkiem adresowanej imiennie, którą przekazuje adresatom za potwierdzeniem odbioru.

8. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika Powiatowej Stacji pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:

1) podlegającą załatwieniu przez kierownika Powiatowej Stacji,

2)podlegającą załatwieniu przez komórki organizacyjne.

9. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2 pracownik sekretariatu przekazuje właściwym komórkom organizacyjnym.

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

1. Kierownik Powiatowej Stacji, przeglądając korespondencję:

1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,

2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne.

2 Dekretacja powinna być umieszczona w górnej części pierwszej strony pisma i zawierać co najmniej wskazanie prowadzącego sprawę, datę dekretacji i podpis dekretującego oraz ewentualne dyspozycje co do terminu lub sposobu załatwienia sprawy.

3. Kierownicy komórek organizacyjnych przeglądają korespondencję mającą dyspozycję kierownika Powiatowej Stacji oraz w przypadku sekcji i stanowisk pracy kierownika komórki nadrzędnej.

4. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych komórek organizacyjnych lub pracowników, oryginał przekazuje się komórce organizacyjnej lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie, zaś pozostałym przekazuje się jej kserokopię.

Obieg akt między komórkami organizacyjnymi odbywa się za pośrednictwem sekretariatu, za potwierdzeniem odbioru.

Załatwianie spraw

1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

1) korespondencyjną,

2) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

2. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez prowadzącego sprawę projektu pisma załatwiającego sprawę.

2. Załatwienie spraw może być:

1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę, co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

3. Ostateczne załatwienie sprawy prowadzący odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak „Oz.”, który oznacza „Ostatecznie załatwione”.

4. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, adnotacje/notatki służbowe jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Adnotacje/notatki służbowe dołącza się do akt właściwej sprawy.

5.Prowadzący sprawy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

6. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

1)nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

2)znak sprawy,

3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

5) określenie odbiorcy wraz z adresem,

6) treść pisma,

7) podpis/pieczątka (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).

7. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe:

1) należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu,

2) gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów wymienionych w pkt. 1, a sprawa dotyczy organu nadrzędnego, należy zwrócić się do tego organu z wnioskiem o przesunięcie terminu, podając przyczyny uniemożliwiające załatwienie spraw w wyznaczonym terminie oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia.

8. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzji, świadectwie itp. Odcisk pieczęci umieszcza się na wszystkich egzemplarzach tych dokumentów.

Wysyłanie i doręczanie pism

1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

1) przesyłką listową,

2) faksem,

3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,

4) pocztą elektroniczną,

5) drogą komunikacji elektronicznej za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej.

2. Przygotowując pisma przeznaczone do wysłania pracownik sekretariatu wykonuje następujące czynności:

1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo prowadzącemu sprawę do uzupełnienia,

2) umieszcza na kopii pisma pieczątkę z datą i stwierdza swoim podpisem jego wysłanie,

3) zwraca prowadzącym sprawę kopie wysłanych pism,

4)do pism wysyłanych za zwrotnym dowodem doręczenia dołącza wypełniony odpowiedni formularz (potwierdzenie odbioru),

5)ewidencjonuje przesyłki wychodzące w rejestrze przesyłek wychodzących,

3. Dla pism otrzymanych do wysyłki, pracownik sekretariatu przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy składający się z:

1)imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,

2)nazwy ulicy i numeru nieruchomości oraz nazwy miejscowości z kodem pocztowym.

4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.

6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

Szczegółowe zasady i tryb doręczania pism w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne.