Wojewódzka Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Kielcach

I. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenie może być dokonane w następujący sposób:
a) na adres do korespondencji: Wojewódzka Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Kielcach, ul. Jagiellońska 68, 25-734 Kielce z dopiskiem na kopercie „sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne”,
b) na adres e-mail: sygnalistazewn.wsse.kielce@sanepid.gov.pl,
c) ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

II. Warunki objęcia Sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

III. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

1. Organ przesyła Sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że Sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty.
2. Organ dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
3. Organ rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu.
4. Organ przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania tego organu - oraz informuje o tym Sygnalistę.
5. Organ odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa. Wówczas informuje Sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
6. Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, organ może poinformować Sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych.
7. Organ podejmuje działania następcze z zachowaniem należytej staranności.
8. W uzasadnionych przypadkach w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie zewnętrzne:
   a) jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
   b) innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
9. Organ przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez takie instytucje, organy lub jednostki, jeżeli przewidują to przepisy odrębne.
10. W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego lub gdy z treści wniesionego pisma wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie uregulowania dot. zgłoszeń zewnętrznych.
11. W przypadku gdy przepisy odrębne nie pozwalają ustalić organu właściwego do rozstrzygnięcia sporu o właściwość między organami publicznymi, w zakresie rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego lub podjęcia działań następczych, stosuje się odpowiednio przepisy art. 22 i art. 23 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego.
12. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej Sygnalista podaje adres do kontaktu.
13. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu ani nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych organ nie realizuje obowiązków, do których wypełnienia niezbędny jest adres do kontaktu Sygnalisty.
14. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Organ informuje Sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty. Organ odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
15. Zgłoszenia anonimowe pozostawia się bez rozpoznania.

IV. Wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

Składane zgłoszenie powinno zawierać przejrzyste i pełne wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać co najmniej następujące informacje:

a) kontekst związany z pracą, w szczególności stosunek pracy lub innego rodzaju stosunek cywilnoprawny, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa,
b) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa,
c) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,
d) wskazanie osoby, która dokonała lub zamierza dokonać naruszenia prawa,
e) wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa,
f) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia,
g) informację, czy Sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości,
h) wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego - jeżeli ma być inny niż adres mailowy zgłoszenia lub adres nadawcy wskazany na kopercie lub w sytuacji zgłoszenia ustnego.

Organ może zwrócić się do Sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli Sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

V. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

Organ przekazuje Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

Organ informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

Informacje zwrotne przekazywane są za pośrednictwem e-mail lub listownie – w zależności od wskazanej przez Sygnalistę formy kontaktu.

VI. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Organ gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona poufności, o której mowa powyżej dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:

a) ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;
b) jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, organ zapewni także ochronę poufności ich tożsamości;
c) udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
d) zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby;
e) ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.

VII. Zasady przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

Powyższego nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed dokonaniem ujawnienia właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez Sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez Sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

Organ po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez organ przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Organ usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania - ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie stosuje się. Powyższego nie stosuje się w przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.

Dane osobowe będą:

1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a RODO,
2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b RODO),
3. adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO),
4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d RODO),
5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e RODO),
6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f RODO).

VIII. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym polegają na wyjaśnieniu lub sprawdzeniu informacji zamieszczonych w zgłoszeniu lub podjęciu czynności kontrolnych – działając w oparciu o przepisy prawa przyznające kompetencje Państwowej Inspekcji Sanitarnej.

IX. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz poufna porada dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub prawo do zadośćuczynienia.

Nie można zrzec się praw określonych w rozdziale 2 ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów, ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.

Postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub przewidują stosowanie środków odwetowych, nie obowiązują.

Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.

Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione powyżej, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.

W Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej istnieje możliwość zasięgnięcia poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

X. Warunki, na jakich Sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

XI. Korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych

Zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

XII. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
biurorzecznika@brpo.gov.pl
ePUAP ( Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP )
tel. centrali: (22) 55 17 700
dostępne pod adresem:
https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich

 

Czas wytworzenia informacji: 2024-12-11