Departament Kontroli i Audytu, w okresie od 25 lipca 2019 r. do 30 października 2019 r przeprowadził, zgodnie z Planem kontroli zewnętrznych na 2019 rok, kontrolę w Instytucie Chemii i Techniki Jądrowej w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 224). Podstawę prawną przeprowadzenia kontroli stanowił art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1350).

Zakres kontroli, oprócz zagadnień określonych w art. 36 ust. 2 ustawy o instytutach badawczych, tj. działalności finansowej instytutu; organizacji i jakości pracy instytutu oraz jakości zarządzania instytutem, obejmował również obszar wskazywany jako priorytetowy przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów, tj. ochronę danych osobowych.

Działalność Instytutu w zakresie objętym kontrolą została oceniona pozytywnie z uchybieniami. Pozytywnie oceniono obszar ochrona danych osobowych. Ocenę tę uzasadniało: wprowadzenie Polityki Ochrony Danych Osobowych w Instytucie oraz Polityki Wewnętrznego Bezpieczeństwa Teleinformatycznego, zapewniających zgodność procesu przetwarzania danych osobowych z obowiązującymi przepisami prawa. W ramach instrumentów wspierających ochronę danych osobowych w Instytucie zabezpieczono wjazd na teren ośrodka, a cały obiekt objęto monitoringiem. Dostęp do budynków i pomieszczeń umożliwiono jedynie osobom posiadającym specjalne karty elektromagnetyczne przypisane indywidualnie do pracownika. Ponadto, Instytut przygotował analizę ryzyka w celu zniwelowania zagrożeń wewnętrznych i zewnętrznych mogących spowodować naruszenie bezpieczeństwa, prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem: zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia, bądź dostępu do danych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.

Uchybienia stwierdzono w trzech obszarach. W zakresie działalności finansowej za uchybienia uznano opłacenie 56 faktur (tj. 19,24% badanych faktur) po terminie płatności, dokonanie korekty na 9 fakturach bez parafy/daty/podpisu oraz dokonanie poprawek na 4 fakturach przy użyciu korektora, co naruszało wymogi art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości. Na stronie internetowej Instytutu opublikowano dokumentację zamówień publicznych nieodpowiadającą jej wersji papierowej. Ponadto, 10 umów cywilnoprawnych podpisała w imieniu Instytutu inna osoba, niż wskazana w umowie jako upoważniona. W obszarze Organizacja i jakość pracy kontrola wykazała, że jeden z członków Komisji ds. Oceny Pracowników Naukowych podpisał się pod własną Kartą oceny zarówno jako pracownik, jak i członek Komisji oceniającej, co było niezgodne z postanowieniami Regulaminu Oceny Pracowników Instytutu. Natomiast w obszarze Jakość zarządzania ustalono, że nie powołano nowej komisji dyscyplinarnej, mimo wygaśnięcia kadencji w 2017 r., co naruszało art. 55 ust. 7 ustawy o instytutach badawczych.

W związku z dokonanymi ustaleniami zostały wydane następujące zalecenia pokontrolne:

• dokonywać płatności wystawionych faktur we wskazanych terminach oraz korygować dokumenty  finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości,
• zamieszczać na stronie internetowej Instytutu właściwą dokumentację zamówień publicznych, tożsamą z dokumentacją w wersji papierowej,
• przestrzegać podpisywania umów cywilnoprawnych przez osoby wymienione w umowie lub do tego uprawnione,
• dokonywać oceny okresowej pracowników w sposób zgodny z przepisami Regulaminu Oceny Pracowników IChTJ, tak aby na Kartach oceny okresowej były składane podpisy właściwych osób,
• powoływać komisję dyscyplinarną w terminie umożliwiającym zapewnienie ciągłości jej działania.

Z informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych przekazanej przez Dyrektora Instytutu 16 marca 2020 r. wynika, że zostały podjęte działania w celu realizacji zaleceń, a mianowicie:

• wprowadzono zarządzenie nr 9/2019 w sprawie poprawności i czytelności opisu faktur zakupu pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym. Pouczono pracowników o konieczności zachowania należytej staranności przy opisywaniu pod względem merytorycznym dowodów księgowych, a Głowna Księgowa Instytutu została zobligowana do stosowania wzmożonego nadzoru w zakresie poprawności opisu faktur i terminowego dokonywania ich zapłaty,
• komisja przetargowa będzie dokładać staranności przy publikowaniu dokumentów na stronie internetowej oraz zostanie wprowadzona dodatkowa niemerytoryczna kontrola zgodności,
• umowy cywilnoprawne są sprawdzane przez pracownika Kadr/Działu Spraw Pracowniczych pod kątem prawidłowości złożonych podpisów przez osoby wskazane w umowie,
• w ramach przygotowania dokumentów do kolejnych ocen okresowych, nazwisko pracownika, który będzie jednocześnie członkiem Komisji zostanie usunięte z jego karty oceny w celu wyeliminowania ryzyka omyłkowego podpisu,
• wybory do komisji następnej kadencji zostaną zarządzone na przełomie sierpnia i września 2023 r.