Ministerstwo Aktywów Państwowych zapewnia przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa w trybie określonym w zarządzeniu Ministra Aktywów Państwowych z dnia 23 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie Aktywów Państwowych (Dz. Urz. Min. Ak. Państ. poz. 40)

Sposób zgłaszania naruszenie prawa w MAP

Zgłoszenia są kierowane do Ministerstwa:

1. poprzez formularz elektroniczny zapewniający poufny i bezpieczny sposób zgłoszeń;
2. w postaci papierowej:

a) przekazanej listownie na adres Ministerstwa, ul. Krucza 36/Wspólna 6, 00-522 Warszawa, z dopiskiem na kopercie: „do rąk własnych Koordynatora do spraw naruszeń prawa”;

b) przekazanej osobiście Koordynatorowi do spraw naruszeń prawa w MAP, który na żądanie sygnalisty potwierdza otrzymanie zgłoszenia na jego kopii;

3.  ustnie podczas spotkania zorganizowanego na prośbę i z inicjatywy sygnalisty. O osobiste spotkanie można wystąpić:

a) pisemnie na adres siedziby MAP z dopiskiem na kopercie: „Do rąk własnych Koordynatora do spraw naruszeń prawa” lub

b) dzwoniąc na poniższy numer telefonu (rozmowy telefoniczne nie są nagrywane):

• +48 22 695 85-28 (Koordynator)

• +48 22 695 83-93 (Zastępca Koordynatora)

 

Warunki objęcia sygnalisty ochroną przed działaniami odwetowymi

1. Za działanie odwetowe rozumie się bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie
   w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
2. Sygnalista jest objęty ochroną przed działaniami odwetowymi od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja którą zgłosił:

1. jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i
2. stanowi informację o naruszeniu prawa.

3. Na żądanie sygnalisty MAP wydaje zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi.
4. Przykładowy katalog działań odwetowych został określony w art. 12 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).

 

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego oraz informacje będące przedmiotem zgłoszenia

1. Zgłoszenia naruszenia prawa są procedowane zgodnie z przyjętą w MAP Procedurą przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, stanowiącą załącznik do  Zarządzenia Ministra Aktywów Państwowych z dnia 23 grudnia 2024 r. w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie Aktywów Państwowych (Dz. Urz. Min. Ak. Państ. poz. 40) dalej jako: Procedura. Szczegółowe informacje na ten temat zostały zawarte w Rozdziale 4 i 5 Procedury.
2. Przedmiotem zgłoszenia są naruszenia prawa dotyczące dziedzin określonych w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.
3. W MAP przyjmowane są zgłoszenia naruszeń prawa, które zawierają informacje o  tożsamości sygnalisty, jak i zgłoszenia anonimowe.
4. Sygnalista podaje w zgłoszeniu dane osobowe i informacje, które sam uzna za stosowne, może też dołączyć załączniki.
5. Zgłoszenie wpływa do Koordynatora, który po usunięciu ewentualnych danych osobowych sygnalisty, kieruje je do postępowania wyjaśniającego.
6. Zakres podanych w zgłoszeniu danych i informacji jest istotny dla efektywnego ustalenia okoliczności naruszenia w postępowaniu wyjaśniającym.
7. Jeżeli sygnalista podał swoje dane kontaktowe, w razie takiej potrzeby, może być poproszony o uzupełnienie zgłoszenia o informacje niezbędne do jego rozpatrzenia.
8. W przypadku kiedy sygnalista sprzeciwia się przesłaniu dodatkowych wyjaśnień lub informacji, bądź przesłanie ich mogłoby zagrozić ochronie jego tożsamości,  odstępuje się od pozyskiwania tych informacji.
9. Jeżeli zgłoszenie nie może być rozpatrzone w trybie Procedury, jest ono kierowane do rozpoznania zgodnie z właściwością, do odpowiedniego organu publicznego, o czym informowany jest sygnalista.
10. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego do sygnalisty wysyłana jest informacja zwrotna.

 

Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

1. MAP przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego – o ile sygnalista podał dane kontaktowe.
2. Informacja zwrotna odnosi się do planowanych lub podjętych działań następczych wynikających ze zgłoszenia naruszenia prawa, jak również powodów podjęcia takich działań.
3. Sygnalista jest też informowany o przekazaniu zgłoszenia do rozpatrzenia według właściwości do innego organu, jak również o zamknięciu sprawy z  uzasadnieniem przyczyn odstąpienia od jej rozpatrywania.
4. W uzasadnionych przypadkach, np. przedłużającego się postępowania wyjaśniającego,  udzielenie informacji zwrotnej może być przedłużone do 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
5. W przypadku konieczności przedłużenia terminu na udzielenie informacji zwrotnej, MAP informuje o tym sygnalistę przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

 

Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

1. Dane osobowe sygnalisty w MAP przetwarzać może jedynie wyznaczony Koordynator lub Zastępca Koordynatora. Osoby te posiadają niezbędną wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji.
2. Dane osobowe sygnalisty nie są ujawniane, chyba że wyraził on na to wyraźną zgodę (co jest uprawnieniem sygnalisty wynikającym z art. 8 ust. 5 ustawy o ochronie sygnalistów) bądź obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
3. Sytuacje, w których dane osobowe sygnalisty mogą zostać ujawnione z mocy prawa, dotyczą konieczności skierowania sprawy związanej ze zgłoszeniem naruszenia prawa do innych uprawnionych organów państwa np. organów ścigania, sądów bądź podmiotów, które – w rozumieniu Ustawy – obowiązane są do podejmowania działań następczych w sprawie zgłoszenia naruszenia prawa. Sygnalista będzie informowany o takim udostępnieniu jego danych.
4. Koordynator, jego zastępca a także osoby upoważnione do prowadzenia działań następczych są zobowiązane do zachowania w tajemnicy danych osobowych i informacji, które uzyskały wykonując powyższe obowiązki, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
5. Jeśli w toku rozpatrywania anonimowego zgłoszenia naruszenia prawa, ustalona zostanie pośrednio tożsamość sygnalisty, informacja ta jest chroniona na zasadach analogicznych jak dane osobowe osoby, która wskazała w zgłoszeniu swoją tożsamość.

 

Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe sygnalisty, osób powiązanych z sygnalistą, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz innych osób fizycznych biorących udział w procesie zgłaszania naruszeń prawa przetwarzane są zgodnie z zasadami wynikającymi z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1 z późn. zm.), zwanego dalej: RODO tj. zasadą  legalności, rzetelności, przejrzystości, ograniczenia celu, minimalizacji danych osobowych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności, poufności oraz rozliczalności (art. 5 RODO).

2. Zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 r., poz. 928), dalej Ustawa:

a. dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że:

• za wyraźną zgodą sygnalisty a także,
• w sytuacji gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez MAP,
  w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. W takim przypadku MAP powiadomi o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu;

2. MAP po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy;
3. realizacja obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 14 RODO wobec osób innych niż sygnalista (np. osób, których zgłoszenie dotyczy) następuje z wyłączeniem podania źródła pochodzenia danych osobowych tj. danych sygnalisty chyba, że sygnalista nie spełnia wymogów określonych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;
4. realizacja uprawnień osoby której dane dotyczą wynikających z art. 15 RODO tj. prawa dostępu do danych osobowych następuje z wyłączeniem informacji o źródle pozyskania danych osobowych chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 Ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie;
5. dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane w MAP przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie okresu przechowywania dane osobowe zostaną usunięte, a dokumenty związane ze zgłoszeniem zniszczone, z wyłączeniem przypadku, gdy dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się.

3. MAP przygotowało klauzulę informacyjną dla sygnalisty, która zawiera informacje wymagane przepisami art. 13 RODO, odnoszące się do przetwarzania jego danych osobowych i praw mu przysługujących. Z informacją tą sygnalista może zapoznać się w treści formularza zgłoszenia naruszenia prawa.

 

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

1. Działania następcze podejmowane w MAP mają na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie zgłoszonemu naruszeniu prawa.
2. MAP przeprowadza postępowanie wyjaśniające i sporządza raport podsumowujący dokonane ustalenia, planowane działania naprawcze oraz zapobiegawcze/zaradcze.
3. Jeżeli jest to konieczne i uzasadnione, MAP może w szczególności podjąć działania zmierzające do poniesienia odpowiedzialności wobec osób, które doprowadziły do naruszenia prawa, wszcząć kontrolę lub postępowanie administracyjne, wnieść oskarżenie, podjąć działanie zmierzające do odzyskania utraconych środków finansowych.

 

Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

1. Zapewniając ochronę przed działaniami odwetowymi MAP:
   1. wprowadził w Procedurze zakaz stosowania działań odwetowych;
   2. przeprowadza dla swoich pracowników, z uwzględnieniem potrzeb i rekomendacji Koordynatora, szkolenia dotyczące ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi;
   3. ogranicza dostęp do informacji o tożsamości sygnalisty wyłącznie do osób uprawnionych;
   4. w uzasadnionych przypadkach doprowadza do poniesienia odpowiedzialności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, pracowników którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań odwetowych względem sygnalisty.
2. Zasady ochrony przed działaniami odwetowymi znajdują odpowiednie zastosowanie do osób powiązanych z sygnalistą oraz osób pomagających sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia.
3.  Z ustawy o ochronie sygnalistów wynika, że:
   1. zastosowanie ochrony przed działaniami odwetowymi obowiązuje zarówno w  stosunkach pracowniczych, jak i pozapracowniczych,
   2. odpowiedzialność karna dotyczy osoby podejmującej działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą,
   3. sygnalista ma prawo do odszkodowania za działania odwetowe (art. 14),
   4. ciężar dowodu braku stosowania działań odwetowych, w razie ewentualnego sporu, obciąża pracodawcę,
   5. sygnalista nie może zrzec się ochrony przed działaniami odwetowymi (art. 17 ustawy).
4. Rozważając dokonanie zgłoszenia zewnętrznego sygnalista może zwrócić się
   o udzielenie poufnej porady w tej sprawie. O poradę taką można wystąpić:

1. pisemnie na adres siedziby MAP z dopiskiem na kopercie: „Do rąk własnych Koordynatora do spraw naruszeń prawa” lub
2. dzwoniąc na poniższy numer telefonu (rozmowy telefoniczne nie są nagrywane):
   • • 22 695 85-28 (Koordynator)
     • 22 695 83-93 (Zastępca Koordynatora)

 

Warunki ochrony sygnalisty przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności, zgodnie z art. 16 Ustawy

1. Jeżeli sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa, to dokonanie tego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie stanowi podstawy odpowiedzialności dyscyplinarnej
   za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
2. Zasady wskazane powyżej w pkt. 1 nie odnoszą się do informacji objętych:

1. przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz tych, które nie podlegają ujawnieniu ze względów bezpieczeństwa publicznego,
2. tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych,
3. tajemnicą narady sędziowskiej,
4. postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej
   z wyłączeniem jawności,

3. Ustawy nie stosuje się również do naruszeń prawa w zakresie:
   1. zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu
      art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych
      (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720), ,
   2. umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca
      2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz.U. z 2022 r.
      poz. 1218),
   3. innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa, odnoszących się do produkcji lub handlu bronią, amunicją lub materiałami wojennymi (art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej).
4. Przepisów rozdziału 5 ustawy (ujawnienia publiczne)
   nie stosuje się do naruszeń prawa bezpośrednio związanych z realizacją ustawowych zadań mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa narodowego przez służby specjalne:
   1.  Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
   2. Agencję Wywiadu,
   3. Służbę Kontrwywiadu Wojskowego,
   4. Służbę Wywiadu Wojskowego i
   5. Centralne Biuro Antykorupcyjne.
5. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
6. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego
   lub dostęp do takich informacji nie stanowią podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

 

Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych

W przypadku kiedy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej MAP, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, MAP zachęca do korzystania z trybu określonego w Wewnętrznej procedurze zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych, stanowiącej załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 55 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Aktywów Państwowych  z dnia 16 września 2024 r. w sprawie ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania informacji o naruszeniach prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Aktywów Państwowych (zarządzenie opublikowano w Intranecie MAP).

W przypadku kiedy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego (zobowiązanego do ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, o której mowa w rozdziale 3 ustawy o ochronie sygnalistów), a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, MAP zachęca – w kontekście związanym z pracą w tym podmiocie prawnym – do korzystania z trybu określonego w procedurze zgłoszeń wewnętrznych (wdrożonej w podmiocie prawnym).

 

Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

Al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

tel. centrali: (22) 55 17 700

adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl