Departament Kontroli i Audytu, w okresie od 15 października 2019 r. do 14 kwietnia 2020 r., przeprowadził zgodnie z Planem kontroli zewnętrznych na 2019 r., kontrolę w Instytucie Techniki Górniczej KOMAG z siedzibą w Gliwicach. Podstawę prawną przeprowadzenia kontroli stanowił art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1350) oraz art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 224). Zakres kontroli obejmował zagadnienia określone w art. 36 ust. 2 ustawy o instytutach badawczych, tj. działalność finansową instytutu; organizację i jakość pracy instytutu oraz jakość zarządzania instytutem.

Działalność Instytutu Techniki Górniczej KOMAG z siedzibą w Gliwicach w zakresie przewidzianym ustawą o instytutach badawczych oceniono pozytywnie, pomimo stwierdzonych uchybień niemających istotnego wpływu na działalność Instytutu.

Obszar związany z działalnością finansową Instytutu oceniono pozytywnie. Ocenę uzasadnia w szczególności: dobra sytuacja ekonomiczna Instytutu, zwłaszcza osiągnięcie wyższego wyniku finansowego w 2018 r. w porównaniu do wyniku finansowego netto za 2017 r. o kwotę 914 729,39 zł, na który największy wpływ miały wynik na działalności finansowej oraz przychody z działalności innej niż podstawowa. Działalność finansowa prowadzona była prawidłowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W ramach objętych kontrolą 15 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej progu obligującego do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843) przestrzegano regulacji wewnętrznych, zwłaszcza w zakresie zasady konkurencyjności i równego traktowania wykonawców. Za uchybienia uznano w badanych umowach cywilnoprawnych: brak postanowień odnośnie kar umownych, co jednakże nie wpłynęło na prawidłowość ich realizacji, a także niezawarcie aneksów do pięciu umów, co było niezgodne z wymogami tych umów i przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1145), niemniej jednak zmiana dotyczyła wydłużenia terminu realizacji umowy z przyczyn niezawinionych przez drugą stronę umowy i nie spowodowała skutków finansowych. Ponadto, za uchybienia uznano: niewstawienie na 5 korygowanych fakturach (na 391 objętych kontrolą) daty dokonanej poprawki oraz podpisu osoby do tego upoważnionej, co naruszało wymogi określone w art. 22 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351, z późn. zm. ) oraz dokonanie płatności 3 faktur (tj. ok 1% zbadanych) przez Instytut po wyznaczonym terminie.

Obszar związany z organizacją i jakością pracy Instytutu oceniono pozytywnie. Ocenę tę uzasadniają: przyjęta Strategia rozwoju ITG KOMAG na lata 2018-2025, która uwzględniała priorytety badań naukowych zawarte m.in. w Programie Ramowym Badań Naukowych i Innowacji Horyzont 2020, Strategii EURO 2020, Narodowym Programie FORESIGHT Polska 2010 oraz Polskiej Polityce Energetycznej do 2030 r. Instytut realizował, zgodnie ze Strategią, prace naukowe, badawcze w priorytetowych obszarach gospodarki polskiej takich jak – bezpieczeństwo surowcowe i energetyczne, bezpieczeństwo użytkowania wyrobów, technologie informatyczne. Ponadto, Instytut w ramach dotacji statutowej zrealizował w 2018 r. 15 tematów badawczych i 185 zadań, uzyskał 18 praw wyłącznych: 13 patentów na wynalazki, 5 praw ochronnych na wzory użytkowe oraz zarejestrował 10 nowych projektów wynalazczych.

Obszar związany z jakością zarządzania Instytutem oceniono pozytywnie. Obowiązująca w ITG KOMAG Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania szczegółowo opisywała wzajemne powiązania ujęte w procedurach, instrukcjach i innych dokumentach stosowanych w KOMAG i miała na celu, m.in. właściwe zarządzanie powiązanymi ze sobą procesami oraz poprawę skuteczności i efektywności Instytutu w osiąganiu zamierzonych wyników. System zarządzania jakością, zgodny z normą PN-EN ISO 9001:2015-10, został zintegrowany z systemami zarządzania wynikającymi z udzielonych przez PCA akredytacji w celu ujednolicenia i uproszczenia procesów poprzez wykorzystywanie tych samych dokumentów we wszystkich systemach. Stwierdzono uchybienia dotyczące wadliwych przepisów Regulaminu organizacyjnego Instytutu w zakresie nieaktualnej podstawy prawnej odnośnie ministra właściwego do zatwierdzenia Statutu Instytutu oraz niezgodności z ustawą odnośnie kompetencji do powołania zastępcy dyrektora, przy czym mimo nieprawidłowych przepisów wewnętrznych, zastępca dyrektora został powołany zgodnie z wolą ustawodawcy.

Biorąc pod uwagę stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia, w celu usprawnienia funkcjonowania Instytutu, zostały sformułowane następujące wnioski i zalecenia pokontrolne:

• w odniesieniu do umów cywilnoprawnych:
• wprowadzenie postanowień zabezpieczających ich należyte wykonanie, w szczególności poprzez obligatoryjne potwierdzanie, w formie pisemnej, wykonania zleconych prac przed dokonaniem wypłaty wynagrodzenia wykonawcy, np. w protokołach zdawczo-odbiorczych;
• konstruowanie umów w sposób zabezpieczający interesy Instytutu, w szczególności poprzez wprowadzenie postanowień w zakresie możliwości naliczania kar umownych w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania dzieła;
• sporządzenie aneksów w formie pisemnej w przypadku dokonywania zmian lub uzupełnień w zawartych umowach.

    W odniesieniu do dokumentów finansowo-księgowych:

• korygowanie błędów w dowodach księgowych zgodnie z wymogami określonymi w ustawie o rachunkowości;
• dokonywanie płatności z tytułu wystawionych faktur w wyznaczonym terminie.

    W odniesieniu do Regulaminu organizacyjnego ITG KOMAG:

• zaktualizowanie postanowień Regulaminu organizacyjnego poprzez przywołanie właściwej podstawy prawnej odnośnie ministra właściwego do zatwierdzenia Statutu Instytutu;
• dostosowanie Regulaminu organizacyjnego do obowiązującego brzmienia art. 27 ust. 1 ustawy o instytutach badawczych poprzez wskazanie, że zastępców dyrektora powołuje i odwołuje minister nadzorujący.

Z informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych przekazanej przez Dyrektora Instytutu 20 maja 2020 r. wynika, że zostały podjęte działania w celu realizacji zaleceń, a mianowicie: trwają prace nad nowym zarządzeniem dotyczącym zawierania umów cywilnoprawnych uwzględniającym wszystkie zalecenia pokontrolne; Dyrektor ds. Ekonomiczno-Finansowych – Główny Księgowy został zobowiązany do ścisłego przestrzegania postanowień wynikających z ustawy o rachunkowości dotyczących sposobu korygowania błędów oraz w zakresie dokonywania płatności zgodnie z terminem otrzymanych faktur; Regulamin organizacyjny został zmieniony we wskazanym zakresie.