Departament Kontroli i Audytu, w okresie od 3 czerwca do 31 lipca 2020 r., przeprowadził zgodnie z Planem kontroli na 2020 r., kontrolę w Głównym Instytucie Górnictwa, z siedzibą w Katowicach (40-166), przy placu Gwarków 1 (dalej zwanym również GIG). Podstawę prawną przeprowadzenia kontroli stanowił art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1350) oraz art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 224).

Celem ograniczenia skutków pandemii wirusa SARS-CoV-2 czynności kontrolne zostały przeprowadzone w trybie zdalnym (powyższe ograniczenie spowodowało brak dostępu do oryginalnych dokumentów i nieprzeprowadzenie oględzin siedziby Instytutu oraz wymogło konieczność dokonania ustaleń i oceny badanego obszaru na podstawie skanów i kopii dokumentacji poświadczonej za zgodność z oryginałem).

Zakres kontroli obejmował:
1. Działalność finansową instytutu.
2. Organizację i jakość pracy instytutu.
3. Jakość zarządzania instytutem.
4. Realizację wniosków i zaleceń pokontrolnych.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2019 r. Badaniami kontrolnymi objęte zostały również zdarzenia i dokumenty sprzed 1 stycznia i po 31 grudnia 2019 r., które miały wpływ lub związek z obszarami będącymi przedmiotem kontroli.

Działania GIG – w badanym okresie – w zakresie realizacji wybranych zadań oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami.

Działalność Instytutu w zakresie działalności finansowej oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Pozytywną ocenę uzasadniają w szczególności: dodatni wynik finansowy za 2019 r. oraz nadwyżka środków pieniężnych rosnąca na przestrzeni trzech ostatnich lat; bezpieczna i prorozwojowa polityka tworzenia funduszy oraz zgodny z tą polityką podział zysku za 2019 r. zapewniający bezpieczny (wysoki) poziom funduszu rezerwowego i przeznaczenie większości środków na badania oraz inwestycje w pracowników Instytutu; rzetelnie opracowany plan finansowy na 2019 r.; prawidłowo sporządzone sprawozdanie finansowe i przestrzeganie zasad obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Za uchybienie uznano zastosowanie przez Radę Naukową w uchwale dotyczącej zaopiniowania rocznego sprawozdania finansowego i wnioskowanego podziału zysku za 2019 r. niewłaściwej terminologii w zakresie zaakceptowania dokumentów (do czego Rada nie była upoważniona), zamiast ich zaopiniowania, co należało do jej kompetencji.

W zakresie badanych zamówień publicznych stwierdzono przestrzeganie ustawy Prawo zamówień publicznych odnośnie obowiązku informacyjnego, złożenia oświadczeń na podstawie art. 17 ust. 2 ww. ustawy oraz powołania komisji przetargowej. Natomiast za niezabezpieczającą w należytym stopniu obiektywizm oraz transparentność przygotowania i przeprowadzania podstępowań uznano wprowadzoną w Instytucie Procedurę PS – 7.02 Zakupy. Nie określała ona w sposób jasny i precyzyjny zasad wydatkowania środków finansowych; nie obligowała do sporządzania dokumentu inicjującego postępowanie (np. wniosku) zawierającego w szczególności informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia, szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro, wskazanie źródła finansowania etc. Ponadto, ani w Procedurze, ani w piśmie powołującym dwie stałe komisje przetargowe nie przewidziano obowiązku dokumentowania przez komisję przetargową przebiegu jej posiedzeń (np. w formie protokołów z posiedzeń), gdzie zostałby zawarty opis przebiegu posiedzenia, w tym wyniki głosowań, dokonywane czynności, zwłaszcza otwarcie i ocenę ofert, co w niewystarczającym stopniu zapewniało transparentność udzielania zamówień publicznych.

W badanych dwóch postępowaniach w trybie przetargu nieograniczonego zdiagnozowano ryzyko związane z przyznaniem jednej osobie – przewodniczącemu komisji przetargowej – zbyt dużej swobody decyzyjnej w kluczowych kwestiach mających wpływ na przygotowanie i przeprowadzenie postępowania. Nie zabezpieczało to w wystarczającym stopniu bezstronności i przejrzystości zamówień, zwłaszcza wobec stwierdzenia na podstawie badanych dwóch postępowań, że skład stałej komisji przetargowej był zbyt liczny, a w praktyce działania zdominowane przez jedną osobę.

Za nieprawidłowość uznano zastosowanie trybu niekonkurencyjnego, tj. zamówienia z wolnej ręki, pomimo ustawowego wyłączenia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych oraz brak uzasadnienia dla wyboru wykonawcy, z którym prowadzono negocjacje, co skutkowało niezachowaniem zasad uczciwej konkurencji oraz przejrzystości postępowania, obowiązujących przy udzielaniu zamówień publicznych bez względu na obligatoryjność stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

Stwierdzono, że kontrolowane cztery postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nieobjęte obowiązkiem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych zostały przeprowadzone zgodnie z wewnętrzną procedurą. Przy czym z uwagi na niewprowadzenie do niej wymogu dotyczącego sporządzania dokumentu (np. wniosku), na podstawie którego wszczynane byłyby postępowania, określającego szacunkową wartość zamówienia oraz uzasadnienie celowości danego zamówienia, nie można było potwierdzić czy badane zamówienia były celowe.

Działania Instytutu w zakresie organizacji i jakości pracy oceniono pozytywnie. Pozytywną ocenę uzasadniają w szczególności: realizacja planów działalności Instytutu, w tym kierunkowych planów tematycznych badań naukowych i prac rozwojowych oraz prac statutowych; dokonywanie oceny efektywności realizowanych zadań; skuteczne działania mające na celu wdrażanie i upowszechnianie wyników badań naukowych i prac rozwojowych mimo, że liczba publikacji nieznacznie spadła; prowadzenie aktywnych działań promocyjnych i popularyzatorskich; prowadzenie działalności certyfikacyjnej; prowadzenie działalności w zakresie wynalazczości oraz ochrony własności przemysłowej i intelektualnej.

Za uchybienie uznano prowadzenie działalności innej niż podstawowa w formie wynajmu posiadanego majątku z naruszeniem wprowadzonego w Statucie Instytutu zamkniętego katalogu dopuszczalnych form prowadzenia takiej działalności, przy czym wynajem posiadanego majątku został uwzględniony jako źródło przychodów w Polityce (zasadach) rachunkowości i GIG faktycznie osiągnął w 2019 r. z tego tytułu dochód. Ponadto za uchybienie uznano również niewystarczający nadzór nad realizacją jednego z etapów badanej umowy, co skutkowało wydłużeniem terminu realizacji tego etapu o ponad cztery miesiące oraz wystawieniem, a następnie anulowaniem noty księgowej, co jednakże nie spowodowało istotnych skutków w postaci niedotrzymania terminu realizacji całej umowy. Stwierdzono również uchybienia formalne, które nie miały wpływu na prawidłowość funkcjonowania badanego obszaru, związane z niestarannym przygotowaniem: kart ocen dotyczących okresowej oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników naukowych i badawczo-technicznych Instytutu oraz protokołów odbioru i rachunków wystawionych do kontrolowanych umów.

Działania Instytutu w zakresie jakości zarządzania oceniono pozytywnie z nieprawidłowością. Pozytywną ocenę uzasadniają w szczególności: właściwe opracowanie regulacji wewnętrznych związanych z zarządzaniem Instytutem i ich aktualizacja, działania podejmowane w kierunku podnoszenia przez pracowników kwalifikacji naukowych i zawodowych, utrzymanie wysokiej kompleksowej oceny jakości działalności naukowej i badawczo-rozwojowej, prawidłowe funkcjonowanie Rady Naukowej. Za nieprawidłowość uznano ponowne zatrudnienie pracownika naukowego z naruszeniem wymogów określonych w art. 43 ust. 7 lit. c ustawy o instytutach badawczych, co skutkowało nawiązaniem stosunku pracy na podstawie niedozwolonego w tym przypadku przez ustawodawcę rodzaju umowy o pracę i wiązało się z nienależnym przyznaniem kompleksowych uprawnień pracowniczych. Za uchybienie uznano brak aktualizacji Statutu w zakresie prowadzenia działalności innej niż podstawowa w postaci wynajmu posiadanego majątku.

Ponadto potwierdzono, że Dyrektor GIG podjął skuteczne działania w celu realizacji zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Ministerstwa Energii z 4 czerwca 2018 r. znak: DKA.II.094.4.2018.

Biorąc pod uwagę stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia i nieprawidłowości, w celu ich usunięcia oraz usprawnienia funkcjonowania Instytutu, zostały sformułowane następujące wnioski i zalecenia pokontrolne:

1. Wzmocnienie systemu kontroli w obszarze zamówień publicznych poprzez:
1) wprowadzenie do wewnętrznych regulacji zmian w następującym zakresie:
a) wyraźne rozdzielenie zasad dotyczących udzielania zamówień publicznych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz z wyłączeniem obowiązku stosowania tej ustawy,
b) obligatoryjne sporządzanie dokumentu inicjującego postępowanie (np. wniosku) zawierającego w szczególności informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia, szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro, trybu udzielenia zamówienia, wskazanie źródła finansowania etc. i zapewnienie, by taki dokument (wniosek) był każdorazowo zatwierdzany przez głównego księgowego pod względem zabezpieczenia środków finansowych na realizację danego zamówienia,
c) dokumentowania posiedzeń komisji przetargowych w protokołach, zawierających informacje pozwalające odtworzyć przebieg procesu decyzyjnego i podejmowanych czynności, w szczególności dotyczących wskazania: kto uczestniczył w otwarciu ofert, kiedy dokładnie i jakie oferty wpłynęły w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, czy oferty były prawidłowo złożone, jaka punktacja została przyznana ocenianym ofertom przez poszczególnych członków komisji, czy były zdania odrębne odnośnie oferty uznanej za najkorzystniejszą, jaką przekazano kierownikowi zamawiającego rekomendację;
2) podjęcie działań zapewniających prawidłowość podejmowanych decyzji odnośnie właściwego trybu prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie oszacowanej wartości takiego zamówienia;
3) wprowadzenie mechanizmów mających na celu zapewnienie przestrzegania zasad uczciwej konkurencji oraz przejrzystości postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, w szczególności poprzez rzetelne uzasadnianie wyboru wykonawcy, z którym mają być prowadzone negocjacje w trybie zamówienia z wolnej ręki.
4) wdrożenie skutecznych narzędzi zabezpieczających prowadzone postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przed ryzykiem korupcjogennym, w szczególności poprzez: każdorazowe dostosowanie liczby członków komisji przetargowej do faktycznych potrzeb prowadzonego zamówienia publicznego, zapewniające ich aktywny udział we wszystkich dokonywanych czynnościach i podejmowanych decyzjach związanych z tym zamówieniem, potwierdzony złożonymi podpisami.
2. Podjęcie działań mających na celu zapewnienie stałego nadzoru nad prawidłową i terminową realizacją prac wynikających z zawartych umów cywilnoprawnych oraz bieżącego przepływu informacji pomiędzy osobami sprawującymi taki nadzór a służbami finansowo-księgowymi.
3. Zatrudnianie pracowników naukowych w sposób zgodny z przepisami określonymi w ustawie o instytutach badawczych, z uwzględnieniem przesłanek pozwalających na odstąpienie od konieczności przeprowadzania trybu konkursowego.
4. Podjęcie działań mających na celu zapewnienie zgodności prowadzonej działalności innej niż podstawowa z przepisami Statutu, m.in. poprzez wprowadzenie katalogu otwartego dopuszczalnych form prowadzenia działalności innej niż podstawowa albo dodanie jako dopuszczalnej formy wynajmu posiadanego majątku.
5. Stosowanie przez Radę Naukową prawidłowej terminologii, zgodnej z zakresem przydzielonych jej zadań w ustawie o instytutach badawczych.
6. Sporządzanie kart ocen – dotyczących okresowej oceny dorobku naukowego i technicznego pracowników naukowych i badawczo-technicznych Instytutu oraz protokołów odbioru i rachunków wystawianych do kontrolowanych umów – z należytą starannością.
7. Dokładanie należytej staranności przy poświadczaniu zgodności z oryginałem kopii i skanów dokumentów.

Z informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych przekazanej przez Dyrektora GIG 16 listopada 2020 r. wynika, że zostały podjęte działania w celu realizacji zaleceń poprzez:
a) zaktualizowanie Procedury PS-7.02 Zakupy, tj. dodanie rozdziału dotyczącego zasad udzielania zamówień publicznych w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz z wyłączeniem stosowania tej ustawy, wprowadzenie obowiązku sporządzania wniosku o zakup (dokument inicjujący), uszczegółowienie zakresu odpowiedzialności i uprawnień osób biorących udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, określenie zasad szacowania zamówienia, na podstawie których dokonywany jest wybór trybu zamówienia publicznego;
b) nałożenie na sekretarza komisji przetargowej obowiązku sporządzania protokołów z posiedzeń komisji oraz ustalanie składu komisji przetargowej w zależności od faktycznych potrzeb danego postępowania;
c) wprowadzenie do Procedury PS-7.02 Zakupy przepisu zobowiązującego kierownika projektu, pracy statutowej lub pracy badawczo-usługowej do informowania Zastępcy Dyrektora ds. Finansowo-Ekonomicznych o każdym przypadku nieprawidłowej realizacji zamówienia lub umowy;
d) wydanie pisemnego polecenia Kierownikowi Działu Kadr i Organizacji, aby nowo zatrudniani pracownicy naukowi byli przyjmowani do Instytutu w sposób zgodny z przepisami ustawy o instytutach badawczych;
e) pisemne zobowiązanie Kierownika Działu Kadr i Organizacji do przygotowania zmiany Statutu GIG w zakresie uwzględnienia wynajmu majątku jako jednej z dopuszczalnych form prowadzenia działalności innej niż podstawowa;
f) pisemne polecenie wydane Sekretarzowi Rady Naukowej, aby uchwały Rady Naukowej przygotowywane były z użyciem prawidłowej terminologii, zgodnie z zakresem zadań przydzielonych Radzie Naukowej w ustawie o instytutach badawczych;
g) pisemne polecenie wydane Sekretarzowi Rady Naukowej, aby Karty oceny pracownika naukowego lub badawczo-technicznego były sporządzane z należytą starannością;
h) poinformowanie kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych o obowiązku opisywania dokumentów finansowo-księgowych zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami;
i) przesłanie do wszystkich pracowników GIG informacji o konieczności należytego wypełniania wszystkich wymaganych danych w formularzu rachunku do umów cywilnoprawnych;
j) oświadczenie, że kopie oryginałów i skany dokumentów będą potwierdzane z zachowaniem należytej staranności.