W okresie od 11 września 2020 r. do 31 stycznia 2021 r. Departament Kontroli i Audytu przeprowadził zgodnie z Planem kontroli na 2020 rok kontrolę w Instytucie Chemicznej Przeróbki Węgla z siedzibą w Zabrzu (41-803), przy ul. Zamkowej 1 (dalej zwany również IChPW). Podstawę prawną przeprowadzenia kontroli stanowił art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1350) oraz art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 224).

Celem ograniczenia skutków pandemii wirusa SARS-CoV-2 czynności kontrolne zostały przeprowadzone w trybie zdalnym (powyższe ograniczenie spowodowało brak dostępu do oryginalnych dokumentów i nieprzeprowadzenie oględzin siedziby Instytutu oraz wymogło konieczność dokonania ustaleń i oceny badanego obszaru na podstawie odwzorowania cyfrowego i kopii dokumentacji poświadczonej za zgodność z oryginałem).

Zakres kontroli obejmował:

1. Działalność finansową instytutu.
2. Organizację i jakość pracy instytutu.
3. Jakość zarządzania instytutem.
4. Realizację wniosków i zaleceń pokontrolnych

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2019 r. Badaniami kontrolnymi objęte zostały również zdarzenia i dokumenty sprzed 1 stycznia i po 31 grudnia 2019 r., które miały wpływ lub związek z obszarami będącymi przedmiotem kontroli.

Działania Instytutu Chemicznej Przeróbki Węgla w badanym okresie w zakresie realizacji wybranych zadań oceniono pozytywnie z nieprawidłowością.

Pozytywną ocenę uzasadniają w szczególności: dodatni wynik finansowy, znaczna nadwyżka środków pieniężnych rosnąca na przestrzeni trzech ostatnich lat przy jednoczesnym braku zobowiązań długoterminowych; rosnący poziom przychodów, a w szczególności dotacji pozyskiwanych na wolnym rynku; rzetelnie opracowany i wykonany plan finansowy na 2019 r.; prawidłowo sporządzone sprawozdanie finansowe; przestrzeganie zasad obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Niemniej jednak, stwierdzono, że Instytut przesłał do Ministerstwa tabelę pn. plan finansowy z informacją, że został on pozytywnie zaopiniowany przez Radę Naukową, podczas gdy był to jedynie wyciąg z danymi finansowymi nie znajdujący swego odzwierciedlenia we właściwym kilkunastostronicowym planie finansowym, który faktycznie został zatwierdzony przez RN. Biorąc pod uwagę, że Instytut nie miał zamiaru wprowadzić Ministra w błąd, powyższą praktykę jako niewłaściwą uznano za uchybienie.

Ponadto w ogłoszeniu o przetargu publicznym na sprzedaż samochodu wskazano, że wadium należy wpłacić przelewem na rachunek sprzedającego, co naruszało obowiązujące w tym okresie przepisy, zgodnie z którymi wadium wnosiło się wyłącznie w gotówce. Biorąc jednak pod uwagę, że we wprowadzonym już po dokonaniu ww. sprzedaży nowym rozporządzeniu przewidziano jako dopuszczalną również formę przelewu, powyższe uznano za uchybienie.

W zakresie badanych zamówień publicznych stwierdzono, że wprowadzone w Instytucie: Regulamin zakupów oraz Regulamin pracy komisji przetargowej w należyty sposób zapewniały obiektywizm oraz transparentność przygotowania i udzielenia zamówień. Rozgraniczono, w jaki sposób powinno przebiegać postępowanie przeprowadzane w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz nieobjęte obowiązkiem stosowania tej ustawy. Za prawidłowy uznano obowiązek inicjowania postępowań zakupowych poprzez sporządzanie wniosków zakupowych, w których obligatoryjnie potwierdzano, że wydatek został przewidziany w planie finansowym, a także dokumentowania posiedzeń komisji przetargowej w formie protokołów. Za uchybienie uznano wprowadzenie do Regulaminu zakupów przepisów dopuszczających możliwość telefonicznego informowania wykonawców o istotnej czynności postępowania, tj. o jego wyniku, co naruszało zasady pisemności i jawności określone w ustawie Prawo zamówień publicznych, mające zastosowanie także wobec zamówień niepodlegających ustawie.

Stwierdzono nieprawidłowość w zakresie sporządzenia umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki wyłącznie w języku angielskim, co naruszało generalną zasadę prawa zamówień publicznych, obligatoryjnego sporządzania dokumentacji w języku polskim oraz uchybienie jako zaniechanie dokonania szacowania wartości zamówienia z należytą starannością we wszystkich skontrolowanych zamówieniach.

Działania Instytutu w zakresie organizacji i jakości pracy oceniono pozytywnie. Pozytywną ocenę uzasadniają w szczególności: opracowanie i realizacja planów działalności Instytutu, w tym kierunkowych planów tematycznych badań naukowych i prac rozwojowych oraz prac statutowych; dokonywanie oceny efektywności realizowanych zadań; skuteczne działania mające na celu wdrażanie i upowszechnianie wyników badań naukowych i prac rozwojowych, mimo że liczba publikacji nieznacznie spadła; prowadzenie aktywnych działań promocyjno-informacyjnych, w tym związanych z bieżącymi wydarzeniami (wywiady prasowe, udział w debatach, panelach i sesjach konferencyjnych) i projektami realizowanymi w IChPW; prowadzenie działalności certyfikacyjnej, w zakresie wynalazczości oraz ochrony własności przemysłowej i intelektualnej.

Działania Instytutu w zakresie jakości zarządzania oceniono pozytywnie. Pozytywną ocenę uzasadniają w szczególności: właściwe opracowanie regulacji wewnętrznych związanych z zarządzaniem Instytutem, działania podejmowane w kierunku podnoszenia przez pracowników kwalifikacji naukowych i zawodowych, utrzymanie wysokiej kompleksowej oceny jakości działalności naukowej i badawczo-rozwojowej, prawidłowe funkcjonowanie Rady Naukowej. Za uchybienie formalne uznano brak aktualizacji Statutu Instytutu w zakresie dostosowania brzmienia § 10 ust. 2 i 5 do przepisu art. 43 znowelizowanej ustawy o instytutach badawczych, przy czym w trakcie czynności kontrolnych Statut został znowelizowany m.in. w zakresie korekty powyższej nieaktualnej podstawy prawnej.

Ponadto potwierdzono, że Dyrektor Instytutu podjął działania w celu realizacji zaleceń pokontrolnych

zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Ministra Energii z 30 stycznia 2019 r., znak: DKA.II.094.3.2018.

Biorąc pod uwagę stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia i nieprawidłowości, w celu ich usunięcia oraz usprawnienia funkcjonowania Instytutu, zostały sformułowane następujące wnioski i zalecenia pokontrolne:

1. Przesyłanie do MAP uchwał Rady Naukowej wraz z dokumentami będących przedmiotem opiniowania lub zatwierdzania.
2. Rozważenie włączenia do rozszerzonej wersji planu finansowego Instytutu dokumentu w formie tabelarycznej przekazywanej corocznie na potrzeby MAP, w celu zapewnienia kompletnej dokumentacji dotyczącej planowania finansowego IChPW.
3. Zaktualizowanie obowiązującego w Instytucie regulaminu zakupów poprzez usunięcie możliwości tylko telefonicznego informowania wykonawców o rozstrzygnięciu postępowania, w celu zapewnienie stosowania zasad jawności oraz pisemności postępowania.
4. W celu zapewnienia przestrzegania zasad uczciwej konkurencji i przejrzystości postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych w trybie z wolnej ręki, stosować:

1. rzetelne uzasadnianie wyboru wykonawcy, z którym mają być prowadzone negocjacje w trybie zamówienia z wolnej ręki;
2. dokumentowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz wszelkich zmian i uzgodnień w przedmiocie zamówienia dokonanych w czasie negocjacji.

5. Rzetelne dokonywanie analizy rynku w celu należytego zabezpieczenia szacowania wartości zamówienia.
6. Przestrzeganie zasad pisemności i języka polskiego, przy udzielaniu zamówień publicznych.

Z informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych przekazanej przez Dyrektora IChPW 16 kwietnia 2021 r. wynika, że zostały podjęte następujące działania:

1. Uchwały Rady Naukowej będą każdorazowo przesyłane do MAP wraz z dokumentami będącymi przedmiotem opiniowania lub zatwierdzania.
2. Do rozszerzonej wersji planu finansowego Instytutu został włączony dokument w formie tabelarycznej przekazywanej corocznie na potrzeby MAP.
3. Aktualnie obowiązujący Regulamin zakupów został wprowadzony z dniem 1 marca 2021 r. i nie zawiera zapisu uniemożliwiającego tylko telefoniczne informowanie wykonawców o rozstrzygnięciu postępowania.
4. Z dniem 23 marca 2021 r. wszedł w życie aneks nr 1 do Regulaminu zakupów, dodający do Regulaminu odpowiednie zapisy, dotyczące zasad działania podczas przygotowania postępowania w trybie z wolnej ręki oraz postępowań pisemnych w języku polskim.
5. Dyrektor Instytutu zobowiązał Głównego Księgowego do prowadzenia kwartalnej, wyrywkowej kontroli wewnętrznej udzielanych zamówień publicznych, obejmujących prawidłowość przeprowadzenia analizy rynku, a także sporządzania pisemnej informacji o wynikach każdej przedmiotowej kontroli wewnętrznej.