Departament Kontroli i Audytu, w okresie od 20 marca do 31 maja 2019 r. przeprowadził zgodnie z Planem kontroli zewnętrznych na 2019 rok, kontrolę w Zakładzie Unieszkodliwiania Odpadów Promieniotwórczych. Podstawę prawną przeprowadzenia kontroli stanowił art. 116 ust. 1 i 2 ustawy Prawo atomowe (Dz.U. z 2018 r. poz. 792; t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1792) oraz art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 224).

Działalność Zakładu w zakresie objętym kontrolą została oceniona pozytywnie z uchybieniami. W obszarze stan organizacyjno-prawny ZUOP pozytywnie oceniono: strukturę organizacyjną oraz akty wewnętrzne dotyczące funkcjonowania Zakładu, system kontroli wewnętrznej, zintegrowany system zarządzania. Natomiast za uchybienia uznano: dokonanie korekty na 17 fakturach bez złożenia podpisu osoby do tego upoważnionej (na dowodach przy skreśleniu widniała jedynie nieczytelna parafa) oraz na 1 fakturze bez wskazania daty korekty, co naruszało wymogi art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395; t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351, z późn. zm.); opłacenie 13 faktur po terminie płatności (z kilkudniowym opóźnieniem); na niektórych fakturach za okres luty 2018 r. oraz czerwiec 2018 r. brak było nadanego numeru RK.

W obszarze dotacja podmiotowa pozytywnie oceniono: przyznanie dotacji podmiotowej, raporty kwartalne oraz raport roczny z wykonywanej działalności finansowanej z dotacji podmiotowej w 2018 r. Natomiast za uchybienia uznano: sprawdzenie jednego dowodu księgowego pod względem merytorycznym przez osobę, która zgodnie z instrukcją obiegu dowodów księgowych nie była do tego upoważniona oraz opłacenie 1 faktury po terminie płatności.

W obszarze zamówienia publiczne pozytywnie oceniono: wprowadzone procedury udzielania zamówień publicznych oraz ich zgodność z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1986; t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843). Natomiast za uchybienia uznano: niezgodność dwóch objętych kontrolą wniosków o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ze wzorem wniosku stanowiącym załącznik nr 4 do regulaminu wewnętrznego RA 01; sporządzenie rejestru ofert w ramach badanego przetargu przez osobę, która nie została do tego upoważniona w Instrukcji Kancelaryjnej Zakładu; brak potwierdzenia na kopercie terminu złożenia oferty; w 1 z badanych ofert na przetarg nieograniczony w części oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie wstawiono daty w rubryce Data, pieczęć i własnoręczny podpis Wykonawcy.

Ponadto, ustalono, że ZUOP zrealizował 5 (z 7) zaleceń pokontrolnych z poprzedniej kontroli, a w pozostałym zakresie stwierdzono niepełne przestrzeganie procedury datowania dokumentów i wykorzystania wzorów procedur Zintegrowanego Systemu Zarządzania dotyczących zamówień publicznych.

Na podstawie dokonanych ustaleń  uznano, że stwierdzone uchybienia miały charakter formalny oraz nie miały istotnego wpływu na kontrolowaną działalność.

W związku z dokonanymi ustaleniami zostały wydane następujące zalecenia pokontrolne:

• dokonywać korekt na dowodach księgowych w sposób zgodny z wymogami określonymi w przepisach prawa;
• dochowywać terminu płatności faktur, podawać informację o dokonywaniu płatności faktur przelewem oraz podawać nadany nr RK;
• dokonywać sprawdzenia dokumentów księgowych pod względem merytorycznym przez osoby do tego upoważnione;
• dochowywać należytej staranności w zakresie datowania, podpisywania dokumentów oraz wypełniania wymaganych rubryk;
• przestrzegać regulacji wewnętrznych dotyczących zamówień publicznych w szczególności w zakresie stosowanych wzorów dokumentów.

Z informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych przekazanej przez Dyrektora ZUOP 31 lipca 2019 r. wynika, że zostały podjęte działania w celu realizacji zaleceń, a mianowicie:

• wszelkie skreślenia w opisach faktur będą oznaczone datą i podpisem osoby dokonującej korekty;
• pracownicy ZUOP zostali pouczeni, aby szczególną uwagę zwracać na dotrzymywanie terminów płatności określonych w umowach i na fakturach, w tym także do bezzwłocznego przekazywania faktur do Działu Księgowości po ich otrzymaniu lub zaakceptowaniu. Faktury będą odpowiednio znakowane pieczęcią;
• do potwierdzania faktur pod względem merytorycznym upoważnieni zostali kierownicy komórek organizacyjnych i ich zastępcy, a także osoby, którym powierzono wykonanie danego zadania;
• wszyscy pracownicy ZUOP zostali pouczeni w kwestii zwracania szczególnej uwagi na dokładne wypełnianie dokumentów, na których pracują w zakresie ich datowania, podpisywania oraz wypełniania wymaganych rubryk;
• ZUOP będzie stosował przy realizacji kolejnych procedur przetargowych wzory dokumentów zawartych w Regulaminie zamówień publicznych ZUOP, w wersji ustalonej w załącznikach do Regulaminu.