Departament Kontroli i Audytu, w okresie od 8 czerwca do 31 sierpnia 2020 r., przeprowadził zgodnie z Planem kontroli na 2020 r., kontrolę w Wyższym Urzędzie Górniczym z siedzibą przy ul. Poniatowskiego 31, 40-055 Katowice (dalej zwanym również; WUG). Podstawę prawną przeprowadzenia kontroli stanowił art. 165 ust. 1 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. Prawo geologiczne i górnicze (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 868 z późn. zm.) oraz art. 6 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 224).

Celem ograniczenia skutków pandemii wirusa SARS-CoV-2 czynności kontrolne zostały przeprowadzone w trybie zdalnym (powyższe ograniczenie spowodowało brak dostępu do oryginalnych dokumentów i nieprzeprowadzenie oględzin siedziby Urzędu oraz wymogło konieczność dokonania ustaleń i oceny badanego obszaru na podstawie skanów i kopii dokumentacji poświadczonej za zgodność z oryginałem).

Zakres kontroli obejmował:

1. Prawidłowość zawieranych umów w sprawie udzielenia zamówienia publicznego pod kątem zabezpieczenia interesów Wyższego Urzędu Górniczego w Katowicach.
2. Prawidłowość zawieranych umów cywilnoprawnych pod kątem zabezpieczenia interesów Urzędu – w obszarze tym zbadano również prawidłowość sporządzania wniosku o wszczęcie postępowania oraz dokonywanie wydatków publicznych w związku z zawartymi umowami zgodnie z wymogami art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869).
3. Realizację wybranych wniosków i zaleceń pokontrolnych dotyczących badanego obszaru.

Kontrolą został objęty okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2019 r. Badaniami kontrolnymi objęte zostały również zdarzenia i dokumenty sprzed 1 stycznia i po 31 grudnia 2019 r., które miały wpływ lub związek z obszarami będącymi przedmiotem kontroli.

Działania WUG – w badanym okresie – w zakresie realizacji wybranych zadań oceniono pozytywnie.

Działalność Urzędu w obszarze prawidłowości zawieranych umów w sprawie udzielenia zamówienia publicznego pod kątem zabezpieczenia interesów WUG oceniono pozytywnie. Pozytywną ocenę uzasadniają w szczególności: wprowadzenie we wszystkich badanych umowach postanowień należycie zabezpieczających interes Urzędu m.in. kar umownych, możliwości odstąpienia od umowy oraz nadzoru nad realizacją i odbiorem przedmiotu umowy. Za uchybienie uznano dokonanie płatności za wydatki publiczne w łącznej kwocie 82 433,31 zł w formie gotówkowej, która była niedozwolona na gruncie zarządzenia w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych. Ponadto, za uchybienie uznano wprowadzenie do wewnętrznych regulacji dotyczących udzielania zamówień publicznych postanowień, z których wynika, że powołanie komisji przetargowej ma zawsze charakter fakultatywny, co wobec braku odwołania do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1843) mogło materializować ryzyko sprzeczności z tą ustawą w zakresie obligatoryjnego obowiązku powoływania komisji przetargowej.

Działalność WUG w obszarze prawidłowości zawieranych umów cywilnoprawnych pod kątem zabezpieczenia interesów Urzędu oceniono pozytywnie. Pozytywną ocenę uzasadnia w szczególności zawieranie w badanych umowach postanowień, które należycie zabezpieczały interes Urzędu. W zależności od charakteru i rodzaju umowy, przewidziano możliwość odstąpienia od umowy, kary umowne, a także zobowiązanie wykonawców do zachowania poufności informacji. W umowach określano zasady dotyczące ich realizacji m.in. terminu wykonania, sposobu odbioru i rozliczenia, warunków zapłaty etc. WUG sprawował nadzór nad terminowym i prawidłowym wykonaniem przedmiotu umowy. Pozytywnie oceniono również zamieszczanie stanowisk pracy w extranecie urzędów górniczych w celu zabezpieczenia, aby przedmiot umowy nie pokrywał się z zakresem obowiązków pracownika. Za uchybienie uznano niesporządzenie w jednym przypadku pisemnego potwierdzenia wykonania przedmiotu umowy przez osobę sprawującą nadzór nad jej wykonaniem. Stwierdzono również uchybienia, związane z niewpisaniem daty sporządzenia dwóch protokołów odbioru oraz nieuwzględnieniem w umowie o dzieło postanowień zobowiązujących wykonawcę będącego pracownikiem WUG, do realizacji dzieła poza godzinami pracy wynikającymi ze stosunku pracy.

Ponadto potwierdzono, że Prezes WUG podjął działania w celu realizacji zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Ministerstwa Energii z 31 grudnia 2018 r. Natomiast stwierdzono, na podstawie dwóch badanych spraw, że Urząd podjął nie w pełni skuteczne działania mające na celu realizację zalecenia pokontrolnego dotyczącego wymogu, by na protokołach odbioru dzieł odnotowywać wymagane daty.

Biorąc pod uwagę stwierdzone w trakcie kontroli uchybienia, w celu usprawnienia funkcjonowania Urzędu, zostały sformułowane następujące wnioski i zalecenia pokontrolne:

1. Podjęcie działań mających na celu dostosowanie przepisów zarządzenia nr 69 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z 22 sierpnia 2018 r. w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych do aktualnych potrzeb Urzędu, poprzez wprowadzenie katalogu otwartego dopuszczalnych form płatności określonych w § 17.
2. Wprowadzenie do zarządzenia nr 68 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z 22 sierpnia 2018 r. w sprawie zamówień publicznych udzielanych na potrzeby urzędów górniczych odwołania wskazującego, że znajdują zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Każdorazowe sporządzanie protokołów odbioru przedmiotu umów zawieranych przez WUG oraz wpisywanie dat, w celu minimalizowania ryzyka dokonania płatności na podstawie wystawionego rachunku bez faktycznego potwierdzenia wykonania przedmiotu umowy.
4. Zapewnienie, aby w umowach cywilnoprawnych zawieranych z własnymi pracownikami były wprowadzane postanowienia obligujące do wykonywania zleconych zadań/dzieł poza godzinami pracy Urzędu.

Z informacji o realizacji zaleceń pokontrolnych przekazanej przez Prezesa WUG 28 października 2020 r. wynika, że zostały podjęte działania w celu realizacji zaleceń, a mianowicie: trwają prace nad nowymi wersjami projektów zarządzeń: w sprawie zamówień publicznych udzielanych na potrzeby urzędów górniczych oraz w sprawie dokonywania przez urzędy górnicze wydatków publicznych z tytułu umów nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych. Ponadto, w celu realizacji pozostałych zaleceń ujętych w Wystąpieniu pokontrolnym zostało skierowane do pracowników urzędów górniczych pismo, które w swej treści przytacza zalecenia i przypomina o obowiązku przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, wprowadzonych w jednostce procedur wewnętrznych, a także egzekwowania postanowień umownych, w szczególności w zakresie:
a) każdorazowego sporządzania protokołów odbioru przedmiotu umów zawieranych przez urzędy górnicze oraz wpisywania dat odbioru w celu minimalizowania ryzyka dokonania płatności na podstawie wystawionego rachunku/ faktury bez faktycznego potwierdzenia wykonania przedmiotu umowy,
b) wprowadzania w umowach cywilnoprawnych zawieranych z własnymi pracownikami postanowień zobowiązujących do wykonywania zleconych zadań/ dzieł poza godzinami pracy urzędów górniczych,
c) zwrócenia szczególnej uwagi na konieczność ujmowania w umowach/ zamówieniach postanowień zabezpieczających interes urzędów górniczych.