W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie stosujemy pliki cookies. Korzystanie z naszej witryny oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu. W każdym momencie można dokonać zmiany ustawień Państwa przeglądarki. Zobacz politykę cookies.
Powrót

Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych w zbiorach konsularnych

08.12.2022

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO), informujemy, iż:

  1. Administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO, Pana/Pani danych osobowych jest Minister Spraw Zagranicznych z siedzibą w Polsce, w Warszawie (00-580), Al. J. Ch. Szucha 23.
  2. Konsul RP w Republice Armenii, z siedzibą Erywaniu, wykonuje obowiązki administratora w stosunku do danych zawartych w prowadzonych przez niego zbiorach konsularnych.
  3. Minister Spraw Zagranicznych powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD), który realizuje swoje obowiązki
    w odniesieniu do danych przetwarzanych w Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych. Funkcję tę pełni Pan Daniel Szczęsny.  

Dane kontaktowe IOD:

adres siedziby: Al. J. Ch. Szucha 23, 00-580 Warszawa

      adres  e-mail: iod@msz.gov.pl

  1. Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora.
  2. Dane zawarte w zbiorach konsularnych przetwarzane są na podstawie przesłanek zawartych
    w art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu realizacji przez konsula RP obowiązków wynikających z odrębnych przepisów prawa (wskazanych w tabeli poniżej).
  3. Dane podlegają ochronie na podstawie przepisów RODO i nie mogą być udostępniane osobom trzecim, nieuprawnionym do dostępu do tych danych, a także nie będą przekazywane do państwa trzeciego, które nie spełnia gwarancji ochrony co najmniej równorzędnej do tej przewidzianej przepisami RODO. Dane mogą być przekazane do państwa trzeciego wyłącznie w przypadku, gdy obowiązek taki określony jest w prawie polskim lub prawie Unii Europejskiej, zgodnie z przepisami art. 44 - 46 RODO.
  4. Pani/Pana dane mogą być udostępnione właściwym podmiotom, w tym organom publicznym, na podstawie przepisów prawa. 
  5. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym oraz jest niezbędne
    do rozpatrzenia sprawy.
  6. W przypadku, gdy przepisy szczególne nie stanowią inaczej, przysługują Pani/Panu prawa do kontroli przetwarzania danych, określone w art. 15-19 RODO, w szczególności prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania (o ile będą miały zastosowanie art. 17 i 18 RODO).
  7. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który będzie miał wpływ
    na podejmowanie decyzji mogących wywołać skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpłynąć. Dane nie będą poddawane profilowaniu.
  8. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

ul. Stawki 2

00-193 Warszawa.
 

Informacje szczegółowe dotyczące podstawy prawnej, celu i okresu przetwarzania danych osobowych
w odniesieniu do poszczególnych czynności wykonywanych przez konsula RP

 

 

PODSTAWA PRAWNA

CEL

OKRES

Sprawy dotyczące utraconych dokumentów i przekazywania odnalezionych dokumentów

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne,  ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych

Realizacja zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego oraz o wydanie zaświadczenia o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego. Przekazanie do Polski dowodów rejestracyjnych i praw jazdy.

5 lat

 

Sprawy wizowe

Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach,  rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 810/2009 z dnia 13 lipca 2009 r. ustanawiające Wspólnotowy Kodeks Wizowy (kodeks wizowy), ustawa z dnia 14 lipca 2006 r.  o wjeździe na terytorium RP, pobycie oraz wyjeździe z tego terytorium  obywateli państw członkowskich UE oraz członków ich rodzin,  ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne

Wydanie bądź odmowa wydania wizy Schengen lub wizy krajowej, cofnięcie lub unieważnienie  wiz oraz rozstrzygnięcie w sprawie  wniosku o ponowne rozpatrzenie wniosku o wydanie wizy.

1 rok (licząc od dnia wydania decyzji)

Sprawy dotyczące tłumaczeń

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne                               

Sporządzenie tłumaczenia dokumentów, poświadczenie tłumaczenia, wydanie wielojęzycznego standardowego formularza

 

5 lat

Sprawy dotyczące pomocy konsularnej

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r – Prawo konsularne oraz w związku z  art. 6 ust. 1 lit. c i d oraz art. 9 ust.2 lit. c i art. 10 RODO

Udzielenie pomocy konsularnej

5 lat (za wyjątkiem danych osobowych związanych ze zwrotem przyjętych depozytów lub zwrotem rzeczy znalezionych, które przetwarzane są bezterminowo)

Sprawy dotyczące pomocy prawnej

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r.  – Prawo konsularne

Doręczenie pism, przesłuchania, przekazanie informacji do właściwego organu, sądu lub prokuratora zgodnie z wnioskiem o pomoc prawną

5 lat

 

Sprawy dotyczące stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imion i nazwisk

Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego,  ustawa z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne

Realizacja wniosku o podjęcie działań przewidzianych we właściwych przepisach prawa

50 lat (zawarcie związku małżeńskiego przed Konsulem RP)

10 lat (zmiana imienia i nazwiska, uznanie ojcostwa, narodziny, zgony, małżeństwa za granicą, transkrypcja aktu stanu cywilnego w Rzeczypospolitej Polskiej, inne sprawy stanu cywilnego)

Sprawy notarialne

Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, ustawa z dnia 25 czerwca  2015 r. – Prawo konsularne

Realizacja wniosku o wykonanie czynności notarialnych przewidzianych we właściwych przepisach prawa.

 

10 lat (dane związane z wydaniem aktu notarialnego)

2 lata (pozostałe czynności notarialne)

Sprawy dotyczące wydania tymczasowego dokumentu podróży

Decyzja Przedstawicieli Rządów Państw Członkowskich zebranych w ramach Rady z dnia 25 czerwca 1996 r. w sprawie ustanowienia tymczasowego dokumentu podróży, ustawa  z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne

Wydanie tymczasowego dokumentu podróży lub polskiego tymczasowego dokumentu podróży dla cudzoziemca.

10 lat

Sprawy dotyczące Karty Polaka

Ustawa z dnia 7 września 2007 r. o Karcie Polaka oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne

Przyznanie, odmowa przyznania, unieważnienie albo przedłużenie ważności Karty Polaka

10 lat

2 lata w przypadku zgłoszenia utraty, zniszczenia lub odnalezienia Karty Polaka

Legitymacje szkolne

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne

Wydanie legitymacji szkolnej

5 lat

Zaświadczenie wydane w oparciu o art. 11aa ust. 4 ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim

Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim Wydanie zaświadczenia polonijnego 5 lat

Sprawy dotyczące legalizacji dokumentów oraz wydobycia dokumentów z zagranicy

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne

Legalizacja dokumentu urzędowego sporządzonego lub uwierzytelnionego
w państwie przyjmującym

2 lata

Sprawy dotyczące małego ruchu granicznego

Rozporządzenie nr 1931/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady ustanawiające przepisy dotyczące małego ruchu granicznego
na zewnętrznych granicach lądowych państw członkowskich i zmieniające postanowienia Konwencji z Schengen oraz
ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r.  – Prawo konsularne

Wydanie, odmowa wydania, unieważnienie zezwolenia na przekraczanie granicy w ramach małego ruchu granicznego

2 lata

Sprawy paszportowe

Ustawa z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne, art. 6 ust.1 lit. c, art. 9 ust.2 lit. g oraz art.10 RODO

Wydanie dokumentu paszportowego, zgłoszenie utraty,  zniszczenia,  odmowa wydania, stwierdzenia nieważności i  unieważnienie dokumentu paszportowego.

 

60 lat w przypadku wydania dokumentu paszportowego,   w pozostałych sprawach 10 lat

Sprawy dotyczące repatriacji

Ustawa z dnia 7 września 2007 r. o repatriacji oraz z ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r.  – Prawo konsularne

Uznanie za osobę polskiego pochodzenia, udzielenie wizy repatriacyjnej, udzielanie pomocy repatriantom ze środków budżetu państwa

25 lat

Sprawy dotyczące spadków

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne

Realizacja praw do spadku przysługujących Skarbowi Państwa;

Bezterminowo

Sprawy dotyczące obywatelstwa polskiego

Ustawa z dnia 2 kwietnia 2009 r. o obywatelstwie polskim oraz ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne

Realizacja wniosku o: nadanie przez Prezydenta RP obywatelstwa polskiego, wyrażenie zgody przez Prezydenta RP na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego, przywrócenie obywatelstwa polskiego, potwierdzenie posiadania obywatelstwa polskiego, przyjęcia oświadczenia o wyrażeniu zgody na nabycie obywatelstwa polskiego, zrzeczenie się polskiego obywatelstwa, uznanie za obywatela polskiego.

20 lat (w zakresie stwierdzania obywatelstwa, nabywania, nadania, przywrócenie obywatelstwa i utraty obywatelstwa

5 lat (w zakresie pozostałej korespondencji w sprawach obywatelskich)

Sprawy dotyczące uzyskania informacji

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne

Udzielenie informacji

2 lata

Sprawy dotyczące wydawania zaświadczeń

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne

Wydanie zaświadczenia służącego realizacji interesu prawnego strony lub obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

10 lat, a w przypadku wydania zaświadczenia w sprawie o  przywóz albo przewóz przez terytorium RP broni i amunicji,  przewóz zwłok, - ekshumacji 5 lat.

Sprawy dotyczące udzielania wsparcia Polakom za granicą

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. - Prawo konsularne oraz na podstawie przesłanek art. 6 ust. 1 lit. d oraz art. 9 ust.2 lit. c RODO

Ochrona interesów polskich obywateli oraz polskich osób prawnych przebywających czasowo za granicą, w tym informowanie o sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych

5 lat

Wybory i referenda ogólnokrajowe

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne oraz ustawa z dnia 5 stycznia 2011 -  Kodeks wyborczy

Przeprowadzenie głosowania w wyborach Prezydenta RP, do Sejmu RP  i Senatu RP, do Parlamentu Europejskiego oraz w referendum ogólnokrajowym.

5 lat

Sprawy dotyczące książeczek żeglarskich i inne sprawy morskie

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne,

ustawa z dnia 29 czerwca 2020 r. Kodeks morski,
ustawa
z dnia 18 sierpnia 2011 r. o bezpieczeństwie morskim,
ustawa z dnia 16 marca 1995 r. o zapobieganiu zanieczyszczenia morza przez statki,
ustawa z dnia 5 sierpnia 2015 r. o pracy na morzu

Wystawienie, książeczki żeglarskiej, wydanie tymczasowego  świadectwa polskiej przynależności statku, certyfikatu bezpieczeństwa statku

10 lat w sprawach dot. książeczek żeglarskich, w pozostałych 5 lat

EPUAP

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publicznej

Potwierdzenie profilu zaufanego

20 lat

Sprawy dot. wniosków dot. zgody na służbę w obcym wojsku,  udostępnienia dokumentów będących w zasobach IPN

Ustawa z dnia 25 czerwca 2015 r. – Prawo konsularne

Przekazanie do właściwego organu wniosku o udzielenie zgody na służbę w obcym wojsku lub obcej organizacji wojskowej, przekazanie do IPN  wniosku o udostępnienie dokumentów będących w zasobach Instytutu Pamięci Narodowej

10 lat

 

{"register":{"columns":[]}}