Komenda Powiatowa
Państwowej Straży Pożarnej
w Gryficach

Korespondencja, która jest adresowana do Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Gryficach jest przyjmowana, otwierana i wpisywana do rejestru korespondencji w sekretariacie a następnie przekazywana do Komendanta Powiatowego PSP w Gryficach. Komendant Powiatowy po zapoznaniu się z jego treścią dekretuje pismo do merytorycznej komórki organizacyjnej, która ma załatwić tę sprawę albo dołączyć do swoich akt. Rozdzielaniem korespondencji przekazanej przez Komendanta Powiatowego dla poszczególnych komórek organizacyjnych zajmuje się sekretariat. Korespondencja adresowana imiennie odbierana jest przez sekretariat i przekazywana adresatowi. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: ·odręczną, ·korespondencyjną, ·inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu). Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy – bezpośrednio na otrzymanym piśmie – zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę. Załatwienie spraw może być: ·tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, ·ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.