Lasy Państwowe Nadleśnictwo Ostrołęka

Informacja ogólna o przetwarzaniu przez Nadleśnictwo Ostrołęka danych osobowych.

Na podstawie art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/56/WE (dalej, jako: „RODO”), informujemy Panią/Pana o sposobie i celu, w jakim Nadleśnictwo Ostrołęka przetwarza Pani/Pana dane osobowe, a także  o przysługujących Pani/Panu prawach wynikających z regulacji o ochronie danych osobowych, tj.:

1. Administrator danych osobowych.

Administratorem Państwa danych osobowych jest Nadleśnictwo Ostrołęka, ul. Tadeusza Zawadzkiego „Zośki” 4, 07-412 Ostrołęka reprezentowana przez Nadleśniczego.

2. Kontakt w sprawie danych osobowych

Administrator wyznaczył na pełnienie funkcji Inspektora Ochrony Danych Rafała Nalewajko. W sprawie przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt pod adresami email: ostroleka@olsztyn.lasy.gov.pl, ostroleka@iod.expert lub na adres korespondencyjny Nadleśnictwa.

3. Cel przetwarzania danych osobowych i podstawa prawna przetwarzania.

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane przez Nadleśnictwo Ostrołęka w następujący sposób:

1. Nadleśnictwo przetwarza Państwa dane osobowe ze względu na prawne obowiązki wynikające z prowadzenia gospodarki leśnej na gruntach będących w zarządzie nadleśnictwa.

Podstawy prawne przetwarzania:

- art. 6, ust 1, lit. c RODO w zw. z:

• ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
• ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego;
• ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych;
• ustawa z dnia 13 października 1995 r. Prawo łowieckie;
• ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

2. Nadleśnictwo może przetwarzać Państwa dane w celach związanych z zawieraniem i realizacją umów. Zgodnie z zasadą że, przetwarzanie jest zgodne z prawem jeśli jest niezbędne w celu realizacji umowy i wiąże się z podjęciem działań także przed jej zawarciem.

Podstawa prawna przetwarzania:

- art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

3. Nadleśnictwo jest obowiązane do prowadzenia rachunkowości, przez co ciążą na nas także obowiązki podatkowe (wystawiamy rachunki, faktury oraz inne dokumenty księgowe) za wykonywane przez naszą jednostkę usługi.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z :

• ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
• ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa;
• ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

4. Nadleśnictwo z tytułu prowadzonej działalności ma prawo do zabezpieczenia swoich interesów i dochodzenia roszczeń lub obrony praw naszej jednostki.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

5. Na terenie zarządzanym przez Nadleśnictwo prowadzony jest monitoring. Działania te są prowadzone w celu zapewnienia ochrony osób i mienia.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z:

• ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach;
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;
• ustawa z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym.

6. Jako pracodawca Nadleśnictwo zatrudnia pracowników oraz prowadzi rekrutacje w przypadku naboru na wolne stanowiska pracy. Prowadzone są również sprawy związane ze świadczeniami emerytalnymi i rentami pracowników.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda kandydata do pracy na dane wykraczające poza zakres danych wskazanych w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zw. z:
• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;
• ustawa z dnia17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych;
• ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach.

7. Działalność edukacyjna Nadleśnictwa.

Podstawa prawna przetwarzania:

• art. 6 ust. 1, lit. a:

• ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach.

4. Okres przechowywania danych osobowych

Okres przechowywania Państwa danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są zebrane i przetwarzane, jak również od podstawy w oparciu o którą Nadleśnictwo je przetwarza.

W przypadku umów dane osobowe będą przetwarzane przez okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia związane z tą umową, czyli przez okres przedawnienia roszczeń lub odpowiednio przez okres uzasadniony koniecznością przechowywania dokumentacji księgowej zgodnie z przepisami prawa.

Zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, termin przedawnienia wynosi 3 lata.

Zgodnie zaś z art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przechowuje się przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione. W związku z powyższym Państwa dane przechowywane będą przez czas obowiązywania umowy, a także po jej zakończeniu, maksymalnie przez okres 5 lat od dnia zakończenia roku obrotowego, w którym nastąpiło wykonanie umowy.

W przypadku, gdy Państwa dane przetwarzane są w celu zawarcia umowy - jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy w ciągu dwóch miesięcy, dane osobowe związane z rozmowami o tej umowie zostaną niezwłocznie usunięte (chyba że ich dalsze przetwarzanie będzie uzasadnione dalszym prowadzeniem rozmów negocjacyjnych w celu zawarcia umowy, przez okres prowadzenie tychże negocjacji wydłużony o dwa miesiące).

Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Państwa zgody będą przechowywane do czasu odwołania zgody.

W związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 30 dni. Po czym zostaną trwale usunięte, chyba że zajdzie konieczność przechowywania zapisu monitoringu dla celów dowodowych w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez odpowiednie organy.

Nadleśnictwo jest zobowiązane przetrzymywać dokumentację pracowniczą przez okres 50 lat.

5. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą zostać ujawnione innymi jednostkom organizacyjnym PGL Lasy Państwowe. Do danych tych mogą mieć również dostęp podwykonawcy oraz podmioty współpracujące z Nadleśnictwem tj. firmy prawnicze, informatyczne oraz księgowe.

6. Prawa Państwu przysługujące w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.

W związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przysługuje Państwu:

• prawo do dostępu do swoich danych;
• prawo do sprostowania swoich danych osobowych;
• prawo do usunięcia danych osobowych (prawo do bycia zapomnianym);
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych;
• prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.

7. Przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy prawa.
8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne ale konieczne dla celów przedstawionych w pkt. 3 z wyjątkiem celów wynikających z przepisów prawa, gdzie podanie danych jest obowiązkowe. Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało nie zrealizowaniem celu, dla którego miały być przetwarzane.
9. Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również w formie profilowania.
10. Państwa dane nie będą przekazywane odbiorcom danych oraz nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej z wyłączeniem sytuacji wynikających z przepisów prawa.