Prokuratura Okręgowa
w Ostrołęce

3004-7.262.39.2022

 

Prokuratura Okręgowa w Ostrołęce w nawiązaniu do ogłoszonego w dniu 28.09.2022 r. zapytania ofertowego dot. złożenia oferty cenowej na montaż i uruchomienie centrali telefonicznej w budynku Prokuratury Rejonowej w Ostrowi Mazowieckiej, w związku z otrzymanymi pytaniami wyjaśnia:

 

Pytanie 1

Wykonawca zwraca się z prośbą o potwierdzenie, że w przypadku wyboru oferty Wykonawcy prowadzącego działalność w formie spółki akcyjnej, część komparycyjna Umowy poświęcona Wykonawcy, będzie obejmować wszelkie dane wymagane przez art. 374 § 1 Ksh.

Wyjaśnienie 1

Zamawiający potwierdza, że w przypadku wyboru oferty Wykonawcy prowadzącego działalność w formie spółki akcyjnej, część komparycyjna umowy poświęcona Wykonawcy, będzie obejmować wszelkie dane wymagane przez art. 374 § 1 Ksh.

 

Pytanie 2

Zgodnie z treścią postanowień § 3 ust. 5   umowy, Wykonawca udziela Zamawiającemu ….. miesiące gwarancji na dostarczony sprzęt w konfiguracji i o parametrach zgodnych z przedmiotem zamówienia oraz oprogramowania  centrali telefonicznej.

W związku z powyższym, Wykonawca zwraca się o potwierdzenie, że gwarancja realizowana  będzie na warunkach określonych przez producenta  sprzętu.

Wyjaśnienie 2

Zamawiający informuje, że poza wymaganiami określonymi w treści zapytania ofertowego, gwarancja realizowana będzie na warunkach określonych przez producenta sprzętu.

 

Pytanie 3

Zgodnie z  zapisami § 5 ust. 6 Umowy Zamawiający upoważniony jest do domagania się odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli poniesiona szkoda przekracza kary umowne.

Wykonawca zwraca się o uzupełnienie powyższej regulacji i wskazanie, że  łączna wysokość odszkodowania z tytułu roszczeń wraz z naliczonymi karami nie przekroczy całkowitej wartości umowy.

Wskazanie maksymalnej wysokości odszkodowania  umożliwia  Wykonawcy oszacowanie ryzyka kontraktowego  związanego z realizacją umowy.

Wyjaśnienie 3

Zamawiający nie wyraża zgody na powyższe zmiany.

 

Pytanie 4

Wykonawca  zwraca się z pytaniem czy możliwym jest  uzupełnienie   treści  postanowień  § 5 umowy zapis : „Łączna maksymalna wysokość kar umownych naliczonych na podstawie § 5 ust, 2 tiret 1 umowy nie może przekroczyć  20 % łącznego wynagrodzenia umownego brutto.”?

Wskazanie maksymalnej wysokości kar umownych daje Wykonawcy możliwość oceny ryzyka związanego z realizacją umowy. Podkreślenia wymaga też, że kary umowne powinny  służyć zabezpieczeniu terminowego i należytego wykonania prac, a nie być nadmiernym i nieuzasadnionym obciążeniem dla wykonawcy z tego względu wysokość ograniczenia  kar umownych  w proponowanej wysokości wydaje się zasadne.

Ponadto zwrócić należy uwagę, że z treścią art. 484 § 2K.C. „Jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane, dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej; to samo dotyczy wypadku, gdy kara umowna jest wygórowana”.

Wyjaśnienie 4

Zamawiający nie wyraża zgody na wprowadzenie zaproponowanej zmiany. Jednocześnie informuję, iż miarkowanie kary umownej przez wierzyciela na skutek wykonania zobowiązania będzie respektowane przez Zamawiającego, albowiem jest to sądowa ochrona dłużnika ze względu na zasady słuszności.

 

Pytanie 5

Wykonawca wnosi, aby na zasadzie wzajemności postanowienia dotyczące poufności a zawarte w § 6 Umowy miały charakter dwustronnie-zobowiązujący.

Wyjaśnienie 5

Zamawiający wyraża zgodę na zmianę w zapisie. § 6 Umowy otrzymuje brzmienie:

„Strony zobowiązują się do bezwzględnego zachowania w poufności i nieujawniania informacji uzyskanych w związku z wykonywaniem umowy, także po zakończeniu jej realizacji.  Obowiązek ten nie dotyczy informacji, co do których strony mają nałożony ustawowy obowiązek publikacji lub które stanowią informacje jawne, publiczne, opublikowane przez Zamawiającego.”

 

Pytanie 6

Wykonawca wnosi, aby do każdej z umów dodać postanowienia o tzw. udostępnieniu danych osobowych personelu/przedstawicieli Stron. Oczywistym jest bowiem, że do takiego udostępnienia dojdzie, a w wyniku tego Strony staną się niezależnymi administratorami w/w danych osobowych. Poniżej propozycja zapisów, które mogą zostać zmienione poprzez dostosowanie ich do faktycznych relacji pomiędzy Stronami:

Wzajemne udostępnienie danych osobowych pracowników i współpracowników Stron.

1. W celu wykonania Umowy, Strony wzajemnie udostępniają sobie dane swoich pracowników i współpracowników zaangażowanych w wykonywanie Umowy w celu umożliwienia utrzymywania bieżącego kontaktu przy wykonywaniu Umowy, a także – w zależności od specyfiki współpracy - umożliwienia dostępu fizycznego do nieruchomości drugiej Strony lub dostępu do systemów teleinformatycznych drugiej Strony.
2. W celu zawarcia i wykonywania Umowy, Strony wzajemnie udostępniają sobie dane osobowe osób reprezentujących Strony, w tym pełnomocników lub członków organów w celu umożliwienia kontaktu między Stronami jak i weryfikacji umocowania przedstawicieli Stron.
3. Wskutek wzajemnego udostępnienia danych osobowych osób wskazanych w ppkt 1) oraz 2) powyżej, Strony stają się niezależnymi administratorami udostępnionych im danych. Każda ze Stron jako administrator udostępnionych jej danych osobowych samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania udostępnionych jej danych osobowych, w granicach obowiązującego prawa i ponosi za to odpowiedzialność.
4. Strony wzajemnie przekażą swoim pracownikom i współpracownikom treść określonych przez drugą Stronę Informacji o danych osobowych dotyczącej pracowników i współpracowników drugiej Strony, przed udostępnieniem ich danych osobowych drugiej Stronie, udokumentują to przekazanie, a także będą przechowywały dokumentację przekazania w sposób zapewniający jej dostępność oraz integralność przez czas trwania Umowy, a także 5 lat dłużej.
5. Jeśli Koordynator Umowy Strony nie wskaże inaczej w formie pisemnej, elektronicznej lub e-mailowej, druga Strona, w wykonaniu obowiązku z ppkt 4), powinna użyć treści Informacji o danych osobowych dotyczącej pracowników i współpracowników drugiej Strony, dostępnej na stronie www.___________________ (wersja Wykonawcy), www.__________ (wersja Zamawiającego).

Wyjaśnienie 6

W § 7 zostaje dodany drugi punkt o treści:

„2. Wskutek wzajemnego udostępnienia danych osobowych osób wskazanych w pkt 1, Strony stają się niezależnymi administratorami udostępnionych im danych. Każda ze Stron jako administrator udostępnionych jej danych osobowych samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania udostępnionych jej danych osobowych, w granicach obowiązującego prawa i ponosi za to odpowiedzialność.”

 

Pytanie 7

Zamawiający wymaga doprowadzenia okablowania niezbędnego do podłączenia centrali telefonicznej w budynku przy ul. B. Prusa 2 w Ostrowi Mazowieckiej.

Prosimy o wyjaśnienie/doprecyzowanie tego wymagania. Czy chodzi o doprowadzenie okablowania linii miejskich?  Jeśli nie - to jakiego okablowania dotyczy powyższy zapis ?

Wyjaśnienie 7

Zapis nie dotyczy doprowadzenia okablowania linii miejskich, tylko ewentualnego okablowania wewnątrz szafy rack do podłączenia zaoferowanego modelu centrali.

 

Pytanie 8

Zamawiający wymaga wymiany cyfrowych telefonów systemowych na nowe.

W związku z powyższym prosimy o wyjaśnienie:

1. Czy w związku z tym nowa centrala ma współpracować także z posiadanymi obecnie cyfrowymi telefonami systemowymi Alcatel-Lucent 4039/4029?
2. Czy Zamawiający zgodzi się, aby nowa centrala współpracowała tylko z nowymi dostarczonymi  cyfrowymi telefonami systemowymi i nie wspierała aparatów Alcatel-Lucent 4039/4029?
3. Czy Zamawiający jest właścicielem w/w telefonów?

 

Wyjaśnienie 8

Nowa centrala nie musi współpracować z posiadanymi obecnie cyfrowymi telefonami systemowymi, gdyż będą one wymienione na nowe aparaty systemowe zaoferowane przez Wykonawcę. Zamawiający nie jest właścicielem posiadanych telefonów Alcatel-Lucent 4039/4029.

 

Pytanie 9

Dotyczy Opisu przedmiotu zamówienia pkt 1 a).

Zamawiający wymaga dostarczenia karty komunikatów głosowych DIS.

Większość współczesnych systemów realizuje funkcjonalność komunikatów głosowych DIS bez użycia dodatkowych kart.

W związku z tym czy Zamawiający dopuszcza, aby funkcjonalność komunikatów głosowych była realizowana bez potrzeby zainstalowania dedykowanej karty komunikatów głosowych DIS?

Wyjaśnienie 9

Zamawiający dopuszcza, aby funkcjonalność komunikatów głosowych była realizowana bez potrzeby zainstalowania dedykowanej karty komunikatów głosowych DIS.  Zmianie ulega zapis opisu przedmiotu zamówienia pkt. 1 a) odnośnik 4 poprzez jego wykreślenie.

 

Pytanie 10

Dotyczy Opisu przedmiotu zamówienia pkt 1 c).

Czy Zamawiający zgodzi się na dostarczenie centrali o wysokości 3,5U do montażu w szafie typu rack 19 cali?

Wyjaśnienie 10

Tak, w przypadku gdy centrala oraz panele rozdzielcze typu utp-rj45 kat. 3 kabli telekomunikacyjnych w sumie zajmować będą najwyżej  6U - jest to podyktowane ograniczoną ilością miejsca w szafie. Doprecyzowaniu ulegają zapisy opisu przedmiotu zamówienia pkt.1 c), który otrzymuje brzmienie:

„instalacja centrali telekomunikacyjnej wraz z wyposażeniem dodatkowym w pomieszczeniu serwerowni, w miejsce istniejącej centrali o rozmiarze 3U, w szafie typu rack 19 cali. Maksymalna wielkość do zagospodarowania przez wykonawcę do 6U wraz z panelami rozdzielczymi typu utp-rj45 kat. 3 kabli telekomunikacyjnych.”

 

Pytanie 11

Dotyczy OPZ pkt 1 f).

W związku z zapisem pkt 1 f), czy rozszycie okablowania ma być wykonane na istniejących panelach typu rj45 kat. 3 własności Zamawiającego? Czy Wykonawca ma  je dostarczyć wraz z centralą?

Wyjaśnienie 11

Rozszycie okablowania ma być wykonane na nowych, dostarczonych przez Wykonawcę panelach typu rj45 kat. 3.

 

Pytanie 12

Dotyczy OPZ 4 c), d)

Prosimy o wykreślenie bądź modyfikacje zapisów z pkt 4 c) i d), gdyż Zamawiający będzie  mógł zgłosić awarię lub uzyskać pomoc techniczną w sprawach konfiguracyjnych pod całodobowo dostępnym numerem telefonu, dedykowanym do obsługi serwisowej.

Wyjaśnienie 12

Zamawiający nie wyraża zgody na modyfikację zapisów w tym zakresie.

 

Pytanie 13

Dotyczy Opisu przedmiotu zamówienia (str. 3).

W dokumencie OPZ zamawiający wskazuje: „Centrala musi być kompatybilna z posiadanymi przez Zamawiającego centralami w innych lokalizacjach Panasonic KNX-NS500, TELESIS PX-24 mrX, z możliwością ich usieciowienia w przyszłości  z wykorzystaniem technologii VoIP”.

Prosimy o doprecyzowanie powyższego zapisu i wyjaśnienie, co Zamawiający rozumie pod pojęciem „kompatybilności nowej centrali z obecnie posiadanymi centralami w innych lokalizacjach”.

Wyjaśnienie 13

Zamawiający planuje zestawienie sieciowe central za pomocą technologii VoIP, z uwagi na powyższe moduł sieciowy zaproponowanej centrali musi współpracować z modułem sieciowym posiadanych central.

 

Pytanie 14

Zwracamy się z uprzejmą prośbą o zmianę terminu składania ofert i wyznaczenie go nie wcześniej niż na dzień 12.10.2022 r.

Biorąc pod uwagę przedmiot zamówienia oraz konieczność uwzględnienia odpowiedzi na powyższe pytania w przygotowywanej ofercie, aktualny termin składania ofert jest terminem zbyt krótkim, aby wykonawca był  w stanie ją złożyć.

Wyjaśnienie 14

Zamawiający wydłuża termin składania ofert do dnia 11 października 2022 r. do godz. 10:00.

 

Ponadto informuję, iż zmianie ulega formularz ofertowy poprzez wpisanie cyfry 3 w wierszu nr 2 „aparat cyfrowy”, kolumna czwarta „liczba”.

Powyższe zmiany są wiążące dla wykonawców.

 

Zastępca Prokuratora Okręgowego