Prokuratura Okręgowa
w Suwałkach

Od grudnia 2021 roku we wszystkich jednostkach Prokuratury działa nowy ogólnokrajowy system informatyczny PROK-SYS, który daje szereg nowych narzędzi w pracy prokuratora, ale także dla obywateli, uczestniczących w postępowaniach.

Jednym z takich rozwiązań jest digitalizacja akt postępowania. Polega ona na tym, że papierowe akta postępowania prowadzonego przez prokuratora są skanowane przez pracowników Prokuratury i powstaje ich wierny, cyfrowy obraz. Dzięki temu akta sprawy w tym samym czasie mogą być w wielu miejscach jednocześnie. Ten cyfrowy obraz akt może być bowiem przez prokuratora udostępniony Sądowi, Policji, biegłym, a co najciekawsze także stronom postępowania, czyli pokrzywdzonemu, podejrzanemu oraz ich pełnomocnikom i obrońcom.

Cyfrowe akta mogą być udostępnione na płycie CD zabezpieczonej hasłem znanym tylko odbiorcy.

Jednak zupełną nowością jest możliwość udostępnienia przez prokuratora akt zdigitalizowanych przez internet.

Dzięki takim możliwościom prokurator prowadząc sprawę może dalej pracować na aktach cyfrowych, w sytuacji, gdy musi akta papierowe wysłać do Sądu np. celem rozpoznania jakiegoś incydentalnego zażalenia lub wniosku. W tym samym czasie prokurator może udostępnić akta cyfrowe policjantowi prowadzącemu sprawę na płycie CD lub przez internet.

Gdyby w tym samym czasie pokrzywdzony lub podejrzany albo ich pełnomocnicy lub obrońcy złożyli wnioski o zapoznanie się z aktami, prokurator zgadzając się na to, mógłby udostępnić te akta również na płycie CD lub przez internet. W przypadku dysponowania tylko aktami papierowymi nie byłoby to możliwe, bez kosztownego kserowania akt.

Nawet gdy prokurator wyśle akta papierowe z aktem oskarżenia do Sądu, potem na rozprawie dysponując laptopem z internetem, może mieć w każdej chwili dostęp do całości akt cyfrowych.

Możliwość zapoznania się z aktami przez internet może także być wykorzystana do zapoznania się z aktami przez podejrzanych przebywających w Aresztach Śledczych, co pozwoli zaoszczędzić siły i środki przeznaczane na konwojowanie takich osób do Prokuratury.

Z punktu widzenia ogółu społeczeństwa i poszczególnych obywateli, którzy mogą uczestniczyć w postępowaniu karnym, najważniejszą nowością jest właśnie ułatwienie dostępu do akt poprzez możliwość udostępnienia akt na płycie CD lub przez internet.

Strony postępowania, aby uzyskać dostęp do akt zdigitalizowanych składają pisemny wniosek o dostęp do akt, gdzie jako formę udostępnienia akt mogą wskazać udostępnienie przez internet lub na płycie CD (zgodnie z przepisami odpłatność za nośnik CD wynosi 6 zł).

Gdy prokurator pozytywnie rozpozna taki wniosek, osoba zainteresowana otrzymuje płytę CD z hasłem albo login i hasło, którymi loguje się do portalu służącemu przeglądaniu akt na stronie www.portalzewnetrzny.prokuratura.gov.pl.

Jeśli osoba zainteresowana dysponuje profilem zaufanym lub uwierzytelnieniem za pośrednictwem bankowości elektronicznej może zalogować się do portalu przeglądania akt na podanej wyżej stronie internetowej za pośrednictwem usługi login.gov.pl. Wtedy nie potrzebuje loginu ani hasła. Warunkiem skorzystania z logowania za pośrednictwem usługi login.gov.pl jest przekazanie prokuratorowi swojego numeru Pesel. Podanie Peselu nie jest potrzebne, gdy chcemy zalogować się za pomocą loginu i hasła.

Na stronie www.portalzewnetrzny.prokuratura.gov.pl znajdują się instruktażowe materiały wideo.

Akta udostępnione na płycie i przez internet są specjalnie oznaczone i zabezpieczone w kontekście art. 241§1 kk, który za rozpowszechnianie publicznie wiadomości z postępowania przygotowawczego bez zezwolenia, zanim zostały ujawnione w postępowaniu sądowym przewiduje karę do 2 lat pozbawienia wolności.

Proces digitalizacji akt trwa nieustannie w całym kraju, aby docelowo wszystkie akta spraw w toku były zdigitalizowane. Obecnie w skali kraju zdigitalizowano prawie 0,5 miliona spraw, na które składa się ponad 125 milionów kart.