POPC Wsparcie

Zarządzanie i realizacja projektów IT nie jest łatwym zagadnieniem. Zadanie staje się jeszcze bardziej skomplikowane, jeśli źródło finansowania pochodzi ze środków zewnętrznych, np. ze środków europejskich. Przekonało się o tym już wielu beneficjentów, którzy realizowali projekty w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa (dalej POPC). Formalności jest dużo a sam proces, od etapu wnioskowania po rozliczenie przedsięwzięcia wymaga dużego zaangażowania i jest czasochłonny. O problemach związanych z wdrażaniem projektów IT pisaliśmy w artykule, którzy można przeczytać tutaj https://www.gov.pl/web/popcwsparcie/top-4-doswiadczen-w-realizacji-projektow-z-popc.

 

Proces niewątpliwie wymaga dobrej organizacji i współpracy między instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie programów operacyjnych. Doświadczenia z perspektywy finansowej POPC wskazują, że jest jeszcze pole do usprawnienia procesów i ich modyfikacji, aby realizacja projektów przebiegała sprawniej i efektywniej, przy jednoczesnym zmniejszeniu obciążeń po stronie wnioskodawców i beneficjentów. pozwoli to na oszczędność cennego zasobu, jakim jest czas na działania związane z biznesową stroną inwestycji, tym bardziej, że już można wnioskować o środki z nowego programu operacyjnego Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy (dalej FERC).

 

Co jest problematyczne:

• duża liczba dokumentów, wymaganych przez Instytucję Pośredniczącą (dalej IP) na etapie rozliczania projektu, których zakres powielał się np. pełnomocnictw, oświadczeń, upoważnień, harmonogramy (nawet jeśli nie uległy zmianie),
• zbyt długi czas oczekiwania na akceptację wprowadzanych zmian po stronie IP,
• częste zmiany opiekunów projektu po stronie IP,
• długi proces akceptowania wniosków o płatność (pogłębiona i szczegółowa kontrola wniosków),
• konieczność aneksowania umowy przy każdej, nawet mało istotnej zmianie,
• konieczność wysyłania plików w kilku częściach - z uwagi na ograniczoną wielkość wysyłki plików przez ePUAP,
• konieczność wysyłania plików w kilku częściach za pośrednictwem SL2014 - przestarzały, powolny i wadliwy system (częste komunikaty o błędach, ograniczona wielkość plików jaką można załączyć),
• konieczność raportowania postępów do różnych instytucji według różnych harmonogramów (kwartał kalendarzowy/kwartał realizacji projektu) – przykładowo w innych terminach raportuje się do Komitetu Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji (KRMC) a w innych do IP; dodatkowo każda instytucja wymaga prezentacji innego zakresu danych i każda ma swój odrębny wzór raportu,
• wieloetapowy i długotrwały proces przygotowania i składania dokumentacji aplikacyjnej w celu uzyskania dofinansowania,
• zbyt krótkie terminy odpowiedzi na wezwania IP (np. w celu złożenia wyjaśnień),
• kierowanie tych samych pytań do beneficjenta przez różne działy czy departamenty IP,
• konieczność posiadania dużej ilości dokumentów w wersji papierowej – pomimo wykorzystywania systemu SL2014 do sprawozdawczości i wymiany informacji między beneficjentem a IP.

O pozostałych doświadczeniach możesz przeczytać https://www.gov.pl/web/popcwsparcie/top-4-doswiadczen-w-realizacji-projektow-z-popc.

 

Jakie zmiany można wprowadzić:

• uprościć proces kontroli przez instytucje wdrażające program,
• uprościć i skoordynować proces monitorowania projektów np. poprzez ograniczenie miejsc (system/instytucja) w których beneficjent musi się sprawozdawać (np. raport kwartalny na KRMC, SL2014, informacja dla opiekuna projektu IP, raporty ad hoc),
• ograniczyć lub zrezygnować z wymogu przekazywania przez beneficjenta dokumentów, które są już w posiadaniu IP i dalej są aktualne (np. pełnomocnictwa),
• usprawnić obsługę systemu dedykowanego do przekazywania niezbędnych informacji do instytucji wdrażających program operacyjny,
• umożliwić bezpośredni kontakt np. roboczy z instytucjami wdrażania, w tym KRMC – dzięki takiemu wczesnemu kontaktowi można uniknąć błędów formalnych i przyspieszyć działania zarówno na etapie przygotowywania dokumentacji aplikacyjnej jak i w trakcie realizacji,
• doprecyzować zakres informacyjny o oczekiwaniach instytucji wdrażających co do zakresu i formy dokumentacji aplikacyjnej – przykładowo warto ujednolicić zakres informacyjny OZPI oraz WoD, w jakie formie oraz jakie załączniki przedstawić, jak miało to miejsce w przypadku szablonu SW przygotowanego przez Zespół POPC Wsparcie,
• uzyskać wsparcie na etapie aplikowania o dofinansowanie projektu przez zespół zewnętrznych ekspertów (np. zespół POPC Wsparcie) – możliwość zweryfikowania dokumentacji aplikacyjnej przed jej złożeniem do instytucji organizującej konkurs/nabór,
• wprowadzić jednakową dla wszystkich projektów zasadę przenoszenia do 20% środków pomiędzy kategoriami wydatków bez konieczności uzyskiwania zgody IP,
• wprowadzić jednakową dla wszystkich projektów zasadę dopuszczalności zwiększania do 20% zakresu rzeczowego bez zwiększania dofinansowania i bez konieczności uzyskiwania zgody IP (np. zaplanowano 100 osobomiesięcy - możliwość zwiększenia do 120, zaplanowano 5 serwerów – możliwość zwiększenia do 6),
• umożliwić zmiany parametrów technicznych planowanych do zakupienia licencji/środków trwałych (bez konieczności uzyskiwania zgody IP z zachowaniem obowiązku powiadomienia instytucji),
• dla mniejszych projektów wprowadzić uproszczone formy rozliczania wydatków przewidziane w Wytycznych dot. kwalifikowalności,
• umożliwić przenoszenie środków pomiędzy zadaniami w danym projekcie,
• wprowadzić „przyspieszoną” ścieżkę oceny proponowanych zmian dla Beneficjentów wnioskujących o zwiększenie budżetu o nie więcej niż 20%,
• usprawnić proces obsługi spraw dotyczących beneficjentów przez IP,
• wprowadzić możliwość przesunięcia terminu kamienia milowego o nie więcej niż 3 miesiące pod warunkiem zachowania planowanego pierwotnie terminu zakończenia projektu (bez konieczności uzyskiwania zgody CPPC, z obowiązkiem powiadomienia).

 

 

W nowej perspektywie finansowej na lata 2021-2027 do monitorowania, sprawozdawania i komunikacji między beneficjentem a IP wykorzystywany będzie nowy system. O tym jakie moduły będzie zawierał możesz przeczytać tu: System teleinformatyczny w perspektywie finansowej 2021-2027 w ramach obsługi Funduszu Europejskiego na Rozwój Cyfrowy 2021-2027 (FERC) - Centralny Ośrodek Informatyki – POPC Wsparcie - Portal Gov.pl (www.gov.pl).

 

Autorka: Joanna Wieczorek