POPC Wsparcie

Opracowujemy plan naprawczy, gdy dochodzi do krytycznej sytuacji w projekcie, która realnie zagraża jego realizacji. To czerwone światło. Oznacza, że musimy natychmiast zacząć działać, by zrealizować projekt w terminie, określonym budżecie i z jak najmniejszym uszczerbkiem dla zakresu merytorycznego.

Kiedy w projekcie dochodzi do krytycznej sytuacji?

Krytyczna sytuacja oznacza, że w projekcie wystąpiły nieprzewidziane zdarzenia lub przewidziane zdarzenia miały nieprzewidziany przebieg, a zespół projektowy już wykorzystał wszystkie dostępne środki zaradcze, które miały zminimalizować skutki ich wystąpienia.

Jest to zatem moment, w którym nie ma już miejsca na kolorowanie rzeczywistości.

Co wtedy robimy?

Jest to czas, by:

• szczegółowo podsumować problemy w projekcie, 
• omówić metody ich rozwiązania,
• ocenić realność dokończenia zaplanowanych działań.

W skrajnych przypadkach, gdy kontynuacja projektu nie jest już uzasadniona, konieczne może być zamknięcie projektu.
Wtedy rzetelne opracowanie planu naprawczego jest często ostatnią szansą, by opanować sytuację, zrealizować zagrożone zadania i wyprowadzić projekt na prostą.

W pierwszej kolejności plan naprawczy powinien zostać zaakceptowany przez Komitet Sterujący.
Następnie składamy go do Instytucji Pośredniczącej wraz z wnioskiem o wprowadzenie zmian w projekcie.

Dobrze przygotowany plan naprawczy jest podstawą, która pozwala Instytucji Pośredniczącej podjąć decyzję o możliwości wprowadzenia zmian w projekcie. W skrajnych przypadkach może być również narzędziem do podjęcia decyzji o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie.

Dlatego tak ważne jest, by plan naprawczy był obiektywną i prawdziwą „fotografią” projektu. Przedstawiał w sposób szczegółowy faktyczny stan realizacji i opis środków zaradczych, jakie wdrożymy, aby cel projektu mógł zostać osiągnięty w sposób maksymalny.

W szczególności określamy szanse jego realizacji i wszystkie możliwe zagrożenia.
Bierzemy przy tym pod uwagę takie aspekty jak:

• dostępność zasobów, w tym zasobów ludzkich, 
• koszty, 
• czas niezbędny na przygotowanie i wdrożenie środków zaradczych. 

Badamy również, czy:

• zrealizujemy wszystkie zakładane produkty projektu, 
• spełnimy wymagania jakościowe,
• zostaną zrealizowane korzyści z projektu wyrażone we wskaźnikach rezultatu. 

Ponadto kluczowe jest określenie punktów kontrolnych. Pozwolą one monitorować terminowość wdrażania planu naprawczego oraz punktów ostatecznych, których przekroczenie będzie skutkować decyzją o zamknięciu projektu.

Liczy się czas

Im wcześniej podejmiemy decyzję o przygotowaniu planu naprawczego – tym mamy większe szanse na jego skuteczną realizację i większe szanse na powodzenie całego projektu.

 

Autorka: Magdalena Krawczuk

 

Artykuły powiązane: