POPC Wsparcie

Program Operacyjny Polska Cyfrowa (dalej POPC) w perspektywie finansowej 2014-2020 powoli dobiega końca. Nie był to czas łatwy dla wszystkich, również dla tych, którzy realizowali projekty. Czynniki zewnętrzne (pandemia COVID-19, konflikt zbrojny na Ukrainie), których nie dało się przewidzieć wcześniej spowodowały dodatkowe problemy w realizacji i tak już trudnych projektów IT. Wiele zmiennych takich jak przerwany łańcuch dostaw, wzrost cen czy zmniejszona dostępność specjalistów IT spowodowało opóźnienia, konieczność przemodelowania sposobu pracy czy wręcz zmianę zakresu projektu. Mimo tych przeciwności ponad połowa projektów już zakończyła się z sukcesem, a część beneficjentów planuje realizację kolejnych inicjatyw z nowego okresu programowania. Zatem warto podsumować co poszło dobrze, a co można zrobić lepiej. Oczywiście nie jest to katalog zamknięty. Każdy projekt, każda inicjatywa jest unikalna, dlatego zestaw ten potraktuj jako początkowy drogowskaz.

 

1. Zamówienia publiczne – najczęstsze źródło problemów

W każdym projekcie realizowane były zamówienia publiczne, począwszy od drobnych zakupów po złożone i skomplikowane zamówienia na usługi, dostawę infrastruktury czy wdrażane systemy. Praktycznie w każdym wystąpiły problemy i stanowiły źródło opóźnień w realizacji projektu. Problemy te pojawiały się na różnych etapach przedsięwzięcia, od opracowywania wymagań i dokumentacji przetargowej, poprzez etap oceny ofert i wyboru wykonawcy, a na realizacji umowy kończąc. Wpływały znacząco na planowany harmonogram realizacji przedsięwzięcia. Powodowały opóźnienia w osiąganiu kamieni milowych. Miały wpływ na budżet projektu i konieczność jego modyfikacji. Często wymuszały potrzebę przeznaczenia większych, niż pierwotnie planowano, środków na realizację zadań.

Główne przyczyny opóźnień:

• długi proces opracowywania dokumentacji przetargowej i jej akceptacji przez właściwych decydentów – problemy z przygotowaniem opisu przedmiotu zamówienia i wymagań dla wykonawcy na kluczowe produkty w szczególności gdy dotyczą wdrożenia systemu, platformy czy e-usługi
• duża zmiana przepisów ustawy prawo zamówień publicznych (dalej PZP) – m.in. nowe wymagania, dodatkowy czas niezbędny na dostosowanie dokumentacji do nowych przepisów, zmiana procedury oceny ofert, dłuższa procedura wyboru wykonawcy, zmiany w odwołaniach do Krajowej Izby Odwoławczej (dalej KIO)
• wycofywanie się przez wykonawców z ofert tuż przed zakończeniem postępowania lub już na etapie ich oceny
• wydłużony proces wyboru wykonawcy spowodowany dużą ilością pytań na etapie składania oferty, pozyskiwaniem dokumentów i wyjaśnień od wykonawcy czy obsługą procesu odwołań wykonawców do KIO
• rezygnacja wykonawców z podjęcia się zobowiązań wynikających z przedmiotu umowy tuż przed jej podpisaniem – pandemia COVID-19 wpłynęła zarówno na dostępność kadry jak i oferowanych produktów, w tym sprzętu IT. Istniała obawa wykonawców, że nie będą wstanie wywiązać się z postanowień umowy. Wykonawcy podejmowali się zadań tych najbardziej dla nich priorytetowych, możliwych do wykonania i w ramach których mogli uzyskać właściwe wynagrodzenie. Nie byli zainteresowani wykonaniem takich zadań jak badania, opracowanie analiz czy wykonanie analizy przedwdrożeniowej. Powodowało to konieczność realizacji zadań siłami własnymi beneficjenta co przekładało się na wydłużony czas realizacji tego typu zadań
• oferty wykonawców wyższe niż przewidywał budżet projektowy – budżet ten ustalany jest w początkowej fazie realizacji projektu. Czas jaki upływa od jego przygotowania do momentu ogłoszenia postępowania ma znaczenie i może odbiegać od pierwotnego planu. Szczególnie gdy dochodzą do tego czynniki zewnętrzne, których nie dało się wcześniej przewidzieć, jak np. pandemia COVID-19. Sytuacja ta wpłynęła znacząco na wynagrodzenia kadry (w szczególności specjalistów IT), oferowanych usług czy dostarczanych produktów w tym sprzętu IT. Zmianie uległy także koszty zakupu licencji w związku ze wzrostem kursów walut, od których uzależnione są koszty licencji
• przerwany łańcuch dostaw – zarówno pandemia jak i konflikt zbrojny Ukraińsko-Rosyjski wpłynął na czas i koszty dostawy towarów, w tym m.in. sprzętu serwerowo-sieciowego również sprzętu do digitalizacji zasobów, infrastruktury niezbędnej do integracji oprogramowania czy półproduktów do skonstruowania np. mikroskopu, skanera, stacji roboczej itp. Podczas pandemii w wielu krajach po prostu wstrzymano czasowo produkcję
• trudności w pozyskaniu wykonawców audytów bezpieczeństwa - w związku z konfliktem zbrojnym Ukraińsko-Rosyjskim, zaangażowanie specjalistów od bezpieczeństwa w inne zadania.

Jakie rozwiązania możesz wdrożyć u siebie:

• bądź gotowy z dokumentacją przetargową na główne postępowania w projekcie (np. główny produkt, inżyniera kontraktu) na jak najwcześniejszym etapie, najlepiej gdyby była ona opracowana na moment podpisania umowy o dofinansowanie lub na moment startu realizacji projektu
• wprowadź dialog techniczny – zwiększasz szansę na dokładniejszy opis wymagań dzięki poznaniu najlepszych i najnowszych rozwiązań technicznych, organizacyjnych i ekonomicznych. Zderzysz swoje potrzeby i oczekiwania z realiami rynku. Pozyskasz jak najwięcej informacji o dostępnych i możliwych rozwiązaniach, które będziesz mógł dopasować do swoich potrzeb. Im dokładniejszy opis zamówienia tym potencjalnie mniejsza ilość zapytań w trakcie trwania postępowania. Precyzyjny opis wymagań zmniejsza ryzyko różnych interpretacji dla poszczególnych zapisów
• zastosuj ogłoszenie wstępne – skrócisz obowiązujące terminy składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu a w konsekwencji czas na realizację zamówienia
• wykorzystaj dotychczasowe doświadczenia własnej organizacji w procesie zamówień publicznych oraz doświadczenia innych instytucji – zmniejszysz prawdopodobieństwo wystąpienia potencjalnych nieprawidłowości. Korzystaj z tych doświadczeń również podczas odwołań do KIO
• monitoruj harmonogram zamówień – w szczególności, gdy w projekcie masz zaplanowanych wiele zamówień. Zwiększasz kontrolę nad tym procesem i tym samym nad harmonogramem projektu. Możesz również uwzględnić w harmonogramie projektu czas na weryfikację dokumentacji przetargowej (tzw. analiza ex-ante). Jeśli masz możliwość, angażuj podmioty zewnętrzne do przeprowadzenia takiej analizy, a w tym czasie wykonać inne zadania. Korzystaj z doświadczeń podmiotów zewnętrznych również w trakcie trwania odwołania do KIO
• angażuj się w realizację umowy wspólnie z wykonawcą – uzgodnij procedury współpracy, zasady komunikacji, w tym zgłaszania problemów czy błędów. Stałe i systematyczne kontakty między zespołem projektowym a wykonawcą, w szczególności przed realizacją danego etapu zwiększają kontrole nad dostarczaniem produktów. Zespół ma większe poczucie znajomości produktu
• rozważ zastosowanie prawa opcji – przy ograniczonych środkach lub innych uwarunkowaniach, których wystąpienia nie można przewidzieć na etapie opracowania zamówienia prawo opcji to dobre rozwiązanie. Umożliwia precyzyjne określenie poziomu zamówienia, który zostanie przez zamawiającego zrealizowany (określenie maksymalnej wartości zamówienia, marginalny zakres realizacji zamówienia), co pozwala wykonawcom na prawidłowe dokonanie wyceny ofert.

Więcej, jak tych sytuacji uniknąć, możesz przeczytać w artykule: Najczęstsze problemy w realizacji projektów, czyli na co zwrócić uwagę, by ich uniknąć

 

2. Zarządzanie projektem – klucz do sukcesu

Nie od dziś wiadomo, że zarządzanie projektem to proces złożony, wieloetapowy i zawierający wiele wyzwań z którymi trzeba się zmierzyć. Odpowiedni dobór narzędzi, metodyk oraz osób, które będą realizowały projekt to klucz do osiągnięcia założeń i celów projektu. Równie ważna jest wiedza o tym, co jest barierą w dojściu do celu. Oto kilka przykładów które pojawiły się w POPC:

• zbyt krótki okres realizacji projektu (określony w dokumentacji konkursowej) w odniesieniu do zakresu merytorycznego projektu, jego złożoności, występujących naturalnie zmian oraz czasu niezbędnego na ich zainicjowanie oraz przeprocedowanie. W tej perspektywie finansowej szczególnie istotne okazały się czynniki  zewnętrzne, które wpłynęły znacząco na harmonogram i budżet projektu (pandemia COVID-19, konflikt zbrojny Ukraińsko-Rosyjski)
• brak elastycznego finansowania projektów i oderwanie tego finansowania od sposobu realizacji budżetu w państwowych jednostkach budżetowych - konieczność wpisywania zaakceptowanych wcześniej wydatków związanych z projektem do rocznego planu budżetowego jednostki powoduje trudności w wydatkowaniu środków na początku projektu czy na przełomie lat (średnio okres realizacji projektu to 3 lata). Dodatkowo powoduje konieczność występowania każdorazowo o uruchomienie rezerwy budżetowej na środki przyznane już wcześniej na realizację projektu, bez gwarancji otrzymania tych środków – szczególnie jest to istotne gdy środki te stanowią zabezpieczenie planowanych lub już zawartych kontraktów
• utrudniony proces przenoszenia kosztów między pozycjami
• brak lub nieodpowiedni sposób zarządzania ryzykiem – brak systematycznego przeglądu i monitorowania rejestru ryzyk. Zbyt późne wdrażanie działań, które mają zapobiec lub zniwelować skutki materializacji ryzyka. Nie przypisywanie lub błędne wskazanie osoby odpowiedzialnej za dane ryzyko
• brak jednolitych procedur i procesów w przypadku projektów realizowanych w formule partnerskiej - wewnętrzne regulacje partnerów mają duży wpływ na sposób i tempo prac w projekcie, w szczególności te regulacje które dotyczą procedowania spraw. Również różnorodność stanowisk, często wzajemnie sprzecznych, wpływa na sposób i długość rozliczania w projekcie oraz wpływa na wypracowanie zapisów dla kluczowych dokumentów, wymagań i rozwiązań.

Oczywiście nie tylko wiedza o negatywnych doświadczeniach ma znaczenie. Warto również korzystać z tych pozytywnych. Oto kilka praktycznych przykładów, które mogą pomóc w Twoim sukcesie:

• angażuj kierownictwo w podejmowanie decyzji strategicznych i kluczowych dla postępu w projekcie (Rektor uczelni, minister lub podsekretarz stanu inne osoby decyzyjne w twojej organizacji) - bezwzględnie kluczowe jest angażowanie do każdego projektu w organizacji najwyższego kierownictwa lub delegowanych i dobrze umocowanych przedstawicieli. Bez właściwego umocowania przedstawicieli komitetu sterującego decyzje mogą zapadać w dłuższym okresie niż byłoby to wymagane
• absorbuj wszystkie kluczowe wydziały, działy czy departamenty (merytoryczne, kadry, księgowość, działy zajmujące się zamówieniami publicznymi), przez wszystkie fazy projektu począwszy od planowania projektu, poprzez jego realizację, aż do zakończenia
• przeprowadź warsztaty dla osób zaangażowanych w projekt, na których przedstawisz cele projektu i planowany sposób jego realizacji. Warsztaty powtórz w przypadku zmiany osób uczestniczących w realizacji projektu (w szczególności tych kluczowych)
• konsultuj się ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w projekt
• dbaj o odpowiedni przepływ wiedzy – nie tylko wiedzy merytorycznej ale także tej która pośrednio wpływa na projekt
• stwórz skuteczny plan komunikacji – osób uczestniczących i zaangażowanych w realizację projektu (merytorycznych i wspierających np. prawnika, pracownika księgowości, kadr itp.), z przyszłymi użytkownikami systemu, z instytucjami wspierającymi i wdrażającymi program operacyjny
• dziel się wiedzą w zespołach projektowych, również z partnerami projektu
• przeorganizuj procesy czy wewnętrzne procedury w celu sprawniejszej realizacji projektów np. w dziale księgowym i kadrowo-płacowym możesz wdrożyć procedury usprawniające rozliczanie projektów. Zidentyfikuj podobne kluczowe procesy i je przemodeluj – unikniesz dublowania czynności, a także usprawnisz pracę i proces akceptacji dla kluczowych kwestii dotyczących spraw projektowych. Utwórz biuro projektu (jeśli jeszcze nie zostało powołane) – usprawni proces zarządzania
• dokumentuj wiedzę w postaci procedur operacyjnych (na ile to możliwe) – szybki i łatwy sposób odświeżenia wiedzy lub jej zdobycia przez nowe osoby
• zarządzaj ryzykiem – jeśli wiesz z czym się mierzyć, łatwiej jest ci to pokonać lub odpowiednio zareagować. Dzięki systematycznej analizie i monitorowaniu zagadnień projektowych zwiększasz zdolność reagowania na przewidywalne i nieprzewidywalne sytuacje, a także wiesz jakie zastosować środki zaradcze lub te skutki zminimalizować
• dobieraj partnerów adekwatnie do zakresu i celów jakie planujesz osiągnąć – sukces projektu zależy również od instytucji z jakimi będziesz współpracować. Angażuj instytucje i ich przedstawicieli, którzy posiadają kompetencje i wiedzę z określonej dziedziny i uzupełnią twoje umiejętności. Wypracuj taki model współpracy, który zapewni bezpieczne funkcjonowanie wytworzonego produktu w nieograniczonym czasie
• przy projektach złożonych stosuj metodyki łączone np. metodykę kaskadową do zarządzania projektem a do wytwarzania oprogramowania, systemu czy e-usługi wykorzystaj metodykę zwinną. Przy czym elementów zwinnych powinno być adekwatnie więcej jeśli twój projekt polega w głównej mierze na pracach wytwórczych
• nie obawiaj się zmian w projekcie – wyjściowa dokumentacja projektowa jest podstawą do realizacji projektu, jednak, w przypadku pojawienia się istotnych powodów, należy wystąpić i uzyskać akceptację tych zmian od IP
• na etapie planowania budżetu projektu przyjmij większą rezerwę na usługi body leasing – w szczególności większą rezerwę zastosuj w przypadku umów powyżej 12 miesięcy i w których zakłada się kontynuację prac przez tego samego wykonawcę lub innego (np. przewiduje się dwa osobne postępowania). W okresie ostatnich dwóch lat na rynku IT nastąpił znaczny wzrost cen, w tym wynagrodzeń. Planując budżet weź pod uwagę, że taka dynamika może utrzymać się w przyszłości
• trudność realizacji projektu wzrasta wraz z liczbą partnerów. Uwzględnij w harmonogramie realizacji projektu czas na konsultacje z partnerami, w tym na wypracowanie akceptowalnych przez wszystkie strony zapisów np. dotyczących wymagań dla produktów projektu, wymagań na potrzeby zamówień publicznych czy form współpracy między partnerami
• wykorzystuj doświadczenia organizacji w realizowaniu projektu
• twórz własne spostrzeżenia, które będziesz mógł wykorzystać w kolejnych inicjatywach
• monitoruj planowane i realizowane inicjatywy w swojej organizacji i w innych instytucjach - badaj czy podobne rozwiązanie nie jest już realizowane lub planowane do realizacji przez inny podmiot. Możesz wykorzystać i wymienić się doświadczeniami z różnych etapów realizacji projektu lub nawet połączyć niektóre inicjatywy czy skorzystać z gotowych rozwiązań
• bierz udział w wizytach studyjnych i konferencjach, również zagranicznych w celu wymiany poglądów i dobrych praktyk jako wsparcie dla działań sieciujących i umożliwiających wymianę dobrych praktyk między uczestnikami projektu różnych instytucji
• przechowuj dokumentację projektową w jednym miejscu. Zapewnij, aby każdy członek zespołu miał dostęp do repozytorium z odpowiednimi uprawnieniami
• monitoruj zmiany w przepisach krajowych oraz wspólnotowych związanych z prowadzonym przedsięwzięciem. Pozyskuj informacje o zmianach prawnych które mają miejsce w otoczeniu projektowym. Przed wprowadzeniem takiej zmiany przeanalizuj ją i oszacuj jej wpływ na zakres i harmonogram projektu.

 

3. Zespół projektowy – bez niego machiny nie ruszysz

Zarządzanie projektem to także zarządzanie zasobami ludzkimi. Wiesz co jest celem, efektem i rezultatem projektu. Wiesz co potrzebujesz, aby dotrzeć do tego celu. Jednak niewiele zdziałasz bez wiedzy, umiejętności i doświadczenia ludzi, którzy będą projekt realizować. Co może okazać się ważne:

• budowa odpowiednich struktur i relacji pomiędzy członkami zespołu projektowego oraz jasny przydział zadań i obowiązków
• racjonalna i przemyślana polityka kadrowa – dobór i odpowiednie zaangażowanie pracownika adekwatne do jego umiejętności i planowanej do wykonywania w projekcie roli (pod kątem wiedzy, predyspozycji zawodowych jak i umiejętności interpersonalnych)
• wdrożenie odpowiedniego systemu motywacyjnego – duża konkurencyjność na rynku pracy IT pokazała, jak trudno pozyskać do projektu specjalistów IT (zwłaszcza programistów, ale też testerów, analityków i administratorów). Wynika to ze znacznego niedoboru takich osób na rynku. Szybko rosnące wynagrodzenia powodują, że instytucje prowadzące projekty finansowane ze środków publicznych mają szczególnie duże trudności z zatrudnieniem osób o odpowiednio wysokich kwalifikacjach. W celu zachowania konkurencyjności pracodawcy muszą nadążać nie tylko z ofertą w zakresie wynagrodzeń, ale również czynników pozapłacowych takie jak np. benefity pozapłacone, pakiety medyczne, dodatkowe dni wolne, nowoczesne i wygodne stanowiska pracy, elastyczne godziny pracy, możliwość pracy zdalnej itp.
• stałe podnoszenie kompetencji – dbaj o to, aby zespół ciągle się rozwijał i pozyskiwał nową wiedzę
• zainwestuj w dokładne przeszkolenie pracowników korzystających z systemu będącego przedmiotem zamówienia. Usprawni to wychwytywanie niedoskonałości produktu oraz pozwali doprecyzować ewentualne kierunki planowanego rozwoju. Ważne, aby były to osoby biorące czynny udział przy tworzeniu i eksploatowaniu systemu
• dla nowych osób w projekcie wprowadź instrukcję poruszania się po systemach. Stwórz mapę dokumentacji. Na początku okaże się to pracochłonne, jednak w dalszej perspektywie zaoszczędzisz mnóstwo czasu na tłumaczenie gdzie i co się znajduje. Wprowadź jednolity minimalny standardu dokumentacji
• zapewnij większe zaangażowanie konsultantów body leasingu w projekt poprzez np. zapewnienie mniejszej rotacji kadr (odpowiednie zapisy w umowie). Dzięki temu zwiększysz możliwość integracji członków zespołu z konsultantami body leasingu co przełoży się na zaangażowanie większą dbałość o końcowe efekty prac
• buduj przyjazną atmosferę w pracy. Stwórz narzędzia, które pomogą w budowie bliższych relacji. Żaden system motywacyjny nie zadziała jeśli nie będzie się dobrze pracować w zespole. Skorzystaj z gotowych warsztatów integrujących zespół lub takich dzięki którym ten zespół lepiej się pozna co w późniejszym okresie przełoży się na lepszą współpracę.

Szerzej o zespole projektowym możesz poczytać tutaj: Zespół projektowy jako jeden z czynników sukcesu projektu, czyli na co zwrócić uwagę, by zespół pracował efektywnie

 

4. Dostarczanie produktów projektu

Każdy projekt dostarcza unikatowy produkt, którym może być system, platforma, e-usługa, udoskonalony proces czy zdigitalizowany zasób. Sposób dojścia do jego wytworzenia może mieć wiele ścieżek. Niektóre będą gładkie i mniej wyboiste, a inne będą zawierały przeszkody. Oto kilka wskazówek dzięki którym twoja droga będzie łatwiejsza do przejścia:

• uwzględnij bufor czasowy na zadania zależne od wykonawców zewnętrznych
• zaplanuj odpowiednio długi okres próbnego uruchomienia systemu – w przypadku systemu dedykowanego szerokiej grupie przyszłych użytkowników przyjmij co najmniej kwartalny okres próbny na wdrożenie systemu. Umożliwi to jego przetestowanie pod różnymi aspektami np. wydajności, zgodności funkcjonalnej i czy zgodności z wymaganiami.
• przy uruchamianiu pilotażowych wersji produktu/systemu uwzględnij jak najszerszą grupę przyszłych użytkowników do ich testowania – unikniesz dużej liczby poprawek i zmian w systemie
• angażuj użytkowników i interesariuszy jak najwcześniej, już na etapie tworzenia założeń i wymagań - identyfikacja użytkowników z produktem, produkt zgodny z oczekiwaniami
• w projektach, w których występuje wielu dostawców wyraźnie określ obowiązki związane z integracją - wyznacz podmiot odpowiedzialny za integrację elementów wytwarzanych przez poszczególnych wykonawców oraz określ sposób nadzorowania. Wskaż podmiot odpowiedzialny za nadzorowanie założeń integracyjnych - brak integracji pomiędzy poszczególnymi komponentami powoduje znaczne opóźnienia na późniejszych etapach realizacji projektu
• w umowach z wykonawcami prac programistycznych zabezpiecz kwestię dotyczącą przeniesienia majątkowych praw autorskich i praw zależnych do produktów pracy wykonawcy. Jednocześnie zabezpiecz kwestię przeniesienia tych praw dla produktów odbieranych w sytuacji częściowego odstąpienia od umowy z wykonawcą
• projektuj integrację z systemami zewnętrznymi tak aby zapewnić ścieżki alternatywne, pozwalające na realizację istotnych funkcji systemu nawet wtedy, gdy systemy zewnętrzne nie są dostępne
• buduj system we współpracy z użytkownikami końcowymi – określaj wymagania biznesowe wspólnie z użytkownikami. Dzięki temu zwiększysz szansę na dostarczenie odpowiedniego produktu, zgodnego z oczekiwaniami odbiorców, a także zmniejszysz ilość poprawek podczas wdrożenia produkcyjnego
• zapewnij, w miarę możliwości, uczestnictwo w szkoleniach wszystkich grup przyszłych użytkowników systemu
• angażuj odbiorców końcowych, w tym użytkowników w badania użyteczności planowanych i udostępnionych rozwiązań funkcjonalnych. Kontynuuj te badania również po realizacji projektu; wykorzystaj wyniki do rozwoju produktu w celu zachowania jego atrakcyjności i wypełnienia wymogów trwałości projektu
• zapewnij personel (własny lub w ramach usług body leasing) o odpowiednich kompetencjach do odbioru produktów projektu (makiet, modułów itp.)
• wdróż procedury publikacji informacji z wykorzystaniem zasad prostego języka i doświadczeń z badań użyteczności rozwiązań
• przed realizacją projektu informatycznego przeprowadź pełną inwentaryzację zasobów IT, wraz z określeniem powiązań między systemami. Wskaż potencjalne miejsca i możliwości integracji
• przed przystąpieniem do realizacji projektu przeprowadź konsultacje z interesariuszami w sprawie planowanych funkcjonalności budowanego systemu/rozwiązania
• na etapie planowania projektu uwzględnij w umowie z wykonawcami zabezpieczenie dotyczące częstej rotacji pracowników body leasingu w taki sposób aby zasoby, które są zaangażowane były dostępne przez cały okres projektu. Rotacja osób delegowanych przez wykonawców wpływa na opóźnienia w realizacji zadań, a w ostatnim etapie projektu może wpłynąć na niedotrzymanie terminu uruchomienia głównych produktów
• korzystaj z dostępnych narzędzi – przykładowo wykorzystaj system Trello czy JIRA oraz Confluence do testowania, zarządzania rozwojem systemu oraz dokumentowania zmian. Do realizacji szkoleń online możesz wykorzystać gotowe platformy jak na przykład platformę ClickMeeting czy Moodle.

Dodatkowo dla projektów digitalizacyjnych na poziomie centrów kompetencji stwórz katalog specjalistów z różnych technik digitalizacyjnych oraz instytucji wsparcia możliwych do włączenia na etapie:

• przygotowania wniosków oraz podczas ich realizacji
• przy przygotowaniu OPZ do postępowań
• do nadzoru nad odbiorami dokumentacji.

Stwórz listę parametrów digitalizacji bazując na doświadczeniach własnej instytucji lub innych realizujących podobne zamówienia. Aktualnie nie ma wytycznych dla takich parametrów. Dzięki temu dokładnie określisz wymagania, co będzie miało wpływ na proces oceny i wyboru wykonawcy.

 

Autorka: Joanna Wieczorek

 

---