POPC Wsparcie

Od lat praktycznie wszystkie jednostki publiczne znacząco zwiększają wykorzystanie systemów informatycznych. W sposób naturalny staramy się spełnić oczekiwania stawiane podmiotom publicznym. To wiąże się z tworzeniem e-usług lub cyfryzacją procesów back office. Sprzyja temu dofinansowanie tego typu projektów ze środków Unii Europejskiej.

Kto się powinien tym zająć

Realizację projektów, które poprawiają relację urząd – obywatel, zawsze chętnie wspiera dyrekcja podmiotu publicznego. Jednak bardzo często zdarza się, że akceptacja projektu przez osoby decydujące o jego uruchomieniu jest jedynym przejawem zaangażowania w przygotowanie i wdrożenie projektu. Zgodnie z podstawowym zasadami realizacji projektów ich powodzenie zależy w głównej mierze od zbudowania zespołu projektowego w organizacji. Zespół taki składa się z osób decyzyjnych, które wpływają na funkcjonowanie organizacji w zależności od zakresu projektu – jeśli projekt dotyczy większej liczby procesów, to wpływ ten powinien być większy. W zespole są też odpowiedzialni za procesy biznesowe oraz specjaliści IT. Członkowie mają nie tylko kompetencje merytoryczne w swojej dziedzinie, ale też umiejętności analityczne, które pozwolą tworzyć nowe rozwiązania na poziomie organizacji.

Jakie są wyzwania

• Kto odpowiada za główny proces biznesowy projektu
  Tu zaczynają się pierwsze problemy. Często zdarza się, że za przygotowanie projektu i jego wdrożenie odpowiada dyrektor działu IT, a nie osoba odpowiedzialna za główny proces biznesowy projektu. To podejście niezgodne z podstawową zasadą realizacji projektów. Projekt IT ma poprawić funkcjonowanie procesów biznesowych. Jego wdrożenie na poziomie technologicznym, za co powinien odpowiadać dyrektor działu IT, jest tylko technicznym aspektem realizacji zadania, które samo w sobie nie może być celem.
   
• Jak wpływają silosowa struktura i obecna kultura pracy w urzędach
  Negatywny wpływ na realizację projektów ma sposób, w jaki jednostki publiczne funkcjonowały w kilkunastu ostatnich latach. Obecne otoczenie prawne sprawia, że poszczególne jednostki są autonomiczne i muszą realizować nałożone na nie obowiązki praktycznie samodzielnie. Dodatkowo przepisy wymuszają tworzenie różnego rodzaju niezależnych rejestrów lub ewidencji, których realizacja skupia się przede wszystkim na zbieraniu danych. To wszystko buduje silosową strukturę organizacyjną w jednostkach. Wieloletnia praca w istniejącym otoczeniu prawnym i strukturze organizacyjnej ukształtowała kulturę pracy w podmiotach publicznych. To też istotnie wpływa na realizację projektów, które wdrażają system informatyczny obejmujący wiele procesów funkcjonujących w organizacji.

• Jaki wpływ mają zmiany w strukturze i polityka
  Przy tworzeniu nowych systemów informatycznych czerpiemy doświadczenia z funkcjonowania podmiotów komercyjnych. Jest to o tyle istotne, że takie podmioty uwzględniają efektywność poszczególnych procesów funkcjonujących w przedsiębiorstwie, by zmaksymalizować zysk. Skupiają się na procesach, optymalizują swoje funkcjonowanie. Ten sposób funkcjonowania znacząco różni się od funkcjonowania podmiotów publicznych, których celem nie jest zysk. W jednostkach publicznych, tak jak w podmiotach komercyjnych, następuje optymalizacja procesów funkcjonujących w organizacji. Jest dokonywana jednak z tą różnicą, że świadomość funkcjonowania procesów jest mocno ograniczona i mają ją tylko w niektóre komórki organizacyjne. Dodatkowo zmiany w strukturze często nie są usprawiedliwione z punktu widzenia optymalizacji procesów. Wiele z nich dyktują względy polityczne. Jednocześnie zmienność organizacyjna jest na tyle duża, że zmiana w systemach informatycznych wymaga znacznie więcej czasu, niż upływa do kolejnej zmiany organizacji.

Jakie są zagrożenia

Bezpośrednie przenoszenie systemów IT z rynku komercyjnego na grunt jednostek publicznych, co jest ostatnio praktykowane, niesie wiele zagrożeń. I choć implementacja rozwiązań IT jest możliwa, to wymaga od danej jednostki publicznej szybkiego dostosowania się do funkcjonowania w nowym otoczeniu. Podstawowe zagadnienia, które uwzględniamy przy wdrażaniu nowych rozwiązań w zakresie systemów informatycznych w jednostkach publicznych, to:

1. Zmiana podejścia w obszarze gromadzenia danych. Musimy oderwać się od silosowego gromadzenia danych w rejestrach czy ewidencjach i tworzyć zbiory, które pozwalają wielowymiarowo analizować dane
2. Podniesienie kultury informatycznej pracowników, tak aby ich większość rozumiała i potrafiła korzystać z narządzi umożliwiających analizę danych
3. Podniesienie kultury organizacyjnej instytucji przez uświadamianie pracownikom funkcjonowania procesów, które są istotne dla organizacji i realizowane przekrojowo poprzez istniejącą silosową strukturę organizacyjną. To znaczy, że osoby kluczowe w organizacji, aż do średniego szczebla zarządzania, muszą być świadome, że przy optymalizacji uwzględniamy konieczność też optymalizacji procesów z punktu widzenia całej organizacji
4. Minimalizacja zmian organizacyjnych, które nie optymalizują procesów w obszarach kluczowych w funkcjonowaniu danej organizacji
5. Zmiana kultury organizacyjnej powinna też dotyczyć podniesienia umiejętności technicznych w zakresie korzystania z systemów IT. To pozwoli np. przy tworzeniu nowego rozwiązania nie skupiać się na definiowaniu gotowych predefiniowanych kilkudziesięciu raportów, które z punktu widzenia technicznego różnią się od siebie kryteriami wykonania, ale skupiać się na opracowaniu struktury danych pozwalającej uzyskać wielowymiarową analizę
6. Tworzenie centrów IT dla wszystkich jednostek publicznych zależnych od siebie. Pozwoli to zbudować wspólną architekturę IT oraz zespół kompetencyjny odpowiedzialny za rozwiązania techniczne

 

Co robić

Wdrażanie nowoczesnych rozwiązań IT jest dziś nieodwracalnym procesem, który będzie coraz częściej realizowany jako różnego rodzaju projekty. Dlatego w każdej organizacji musimy zbudować zespół, który swoimi kompetencjami w zakresie analizy procesów, tworzenia zbiorów danych umożliwiających wielowymiarową analizę danych i tworzenia wydajnej architektury technicznej będzie zarażał pozostałych współpracowników. Ten zespół będzie liderem w projektach związanych ze wdrażaniem systemów IT w organizacji. Na jego czele stanie przedstawiciel najważniejszego procesu biznesowego objętego projektem.

 

Autor: Wojciech Ciesielski