POPC Wsparcie

Proces biznesowy (BPM – Business Process Management, zarządzanie procesami biznesowymi) lub metoda biznesowa to seria powiązanych ze sobą działań lub zadań, które rozwiązują problem lub prowadzą do osiągnięcia określonego efektu. 
BPM ma też nazwy zamienne: Corporate Performance Management (CPM) i Enterprise Performance Management (EPM). Często opisuje go schemat blokowy.

Przykładowe procesy biznesowe

Proces:

• zarządczy, który kieruje działaniem systemu, np. zarządzanie przedsiębiorstwem lub zarządzanie strategiczne
• operacyjny, który jest istotą biznesu i pierwotnym źródłem wartości dodanej, np. zaopatrzenie, produkcja, marketing, sprzedaż
• pomocniczy, który wspiera procesy główne, np. księgowość, rekrutacja, wsparcie techniczne

Proces biznesowy wynika z potrzeb klientów. Jego wynikiem jest zaspokojenie tych potrzeb. W organizacji zorientowanej procesowo powinien przełamywać bariery jednostek organizacyjnych i zapobiegać funkcjonalnym silosom.

Proces biznesowy dzielimy na podprocesy o własnych atrybutach, które realizują proces nadrzędny.

Zarządzanie procesami biznesowymi optymalizuje automatyzację procesów (RPA – Robotic Process Automation). Jest ona istotna szczególnie w projektach II osi Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. To jeden z aspektów oceny projektów w działaniach 2.1 oraz 2.2.
Aby spełnić to kryterium, sprawdź, czy:

• działania elektronizują procesy biznesowe obsługiwane przez organizację
• zmieniają je istotnie jakościowo: 
  • zwiększają wygodę użytkowników
  • zmniejszają obciążenia administracyjne
  • ułatwiają procedury dla obywateli i przedsiębiorców 
  • skracają realizację poszczególnych działań

Business Process Management polega na całościowym podejściu do zarządzania. Cel to dostosować wszystkie aspekty zarządzania do potrzeb klientów. Ważna jest też poprawa skuteczności i efektywności przedsiębiorstwa dzięki innowacjom oraz integracji z technologią informatyczną klasy business intelligence.

Zakładamy ciągłe poprawianie procesu zarządzania. Dlatego BPM określamy jako proces optymalizacji procesów. Zarządzanie BPM zwiększa efektywność i skuteczność biznesową organizacji przy jednoczesnej koncentracji na zmianach. Częściowo rezygnujemy z twardych i finansowych metod analizy. Kładziemy nacisk na długoterminowe aspekty, wartości niematerialne oraz na nabywanie umiejętności i kompetencje personelu.

BMP umożliwia zdobycie przewagi konkurencyjnej dzięki dostosowaniu się organizacji do zmian dotyczących konsumentów, rynku oraz wymagań regulacyjnych w sposób szybszy niż konkurenci. 

Narzędzia BMP 

Pozwalają użytkownikowi: 

• zdefiniować wyjściowy proces lub proces zmiany
• działać – symulować zmiany procesu
• analizować – porównać różne sytuacje w celu określenia optymalnej poprawy
• poprawiać – wybierać i wdrażać
• kontrolować – stosować wdrożoną poprawę w czasie rzeczywistym i wykorzystać zebrane w ten sposób informacje przy kolejnym etapie poprawy

Model BPM 

Składają się na niego podstawowe elementy:

• decyzje – podejmowanie lepszych decyzji biznesowych, by skuteczniej realizować założone cele i strategię
• cele strategiczne – opracowanie strategii jest wyjściowym punktem metody BPM i podstawą oceny działań
• systemy pomiarowe – korzystanie z metod pomiaru i analizy wyników, np. BSC, Six Sigma, ABC
• dane – wyznaczanie kluczowych wskaźników wyników, zrozumiałych dla wszystkich pracowników i wskazujących jasną odpowiedzialność poszczególnych osób lub całych zespołów, mającą wymiar finansowy i niefinansowy, łatwo mierzalnych
• narzędzia wizualizacji – korzystanie przez wszystkich pracowników z wyników analiz i dostęp do nich, wyniki przedstawione w prostej formie, np. wykresów i skali nasilenia zjawisk
• oprogramowanie komputerowe – wykorzystywanie technologii informatycznej do przetwarzania danych dostarczanych przez np. Oracle, SAP i IBM
   

Cykle życia BPM

Metodykę BPM zazwyczaj przedstawiamy w 2 kontekstach:

• jako całościowy system zarządzania przedsiębiorstwem: charakter organizatorski, wykorzystuje model doskonalenia organizacji PDCA
• jako system wspomagania decyzji: charakter narzędziowy, skupia się na wykorzystaniu rozwiązań informatycznych w procesach biznesowych

 

W ujęciu narzędziowym BPM składa się z 5 etapów:

• projektowania: obejmuje proces identyfikacji zarówno już istniejących procesów, jak i tych, które powstaną
• modelowania: czyli tzw. trwania projektowania, podstawą którego jest zdefiniowanie kluczowych czynników sukcesu i zdarzeń krytycznych. W trakcie modelowania wprowadzamy kombinacje zmiennych, co wiąże się z kolejną analizą, np. co jeśli mam ograniczoną o połowę środków na wykonanie tego samego zadania
• wykonania: jednym ze sposobów automatyzacji procesów jest tworzenie lub kupno aplikacji, która wykona niezbędne czynności w procesie, lub zaangażowanie osób i wykorzystanie oprogramowania
• monitorowania: obejmuje śledzenie poszczególnych procesów, by znaleźć odstępstwa od wcześniej przyjętych planów i zdarzeń krytycznych. Formą monitorowania jest też prowadzenie statystyk
• optymalizacji: obejmuje pobieranie informacji o wydajności procesu – od fazy modelowania do monitorowania. Optymalizacja określa potencjalne lub rzeczywiste przeszkody, a także nowe możliwości lub ulepszenia

Wzorzec BPM pokazuje, jak zarządzać procesami biznesowymi, i wskazuje odpowiednie narzędzia. Pozwala zrozumieć prawidłowości, jakie zachodzą między działaniami ludzi i systemów.

Korzyści z wdrażania BPM

• osiągasz lepsze wyniki biznesowe
• masz lepszą kontrolę i możesz wprowadzać zmiany w procesach biznesowych w przedsiębiorstwie
• efektywniej realizujesz cele strategiczne
• tworzysz zintegrowany i spójny system
• skuteczniej reagujesz na zdarzenia krytyczne

 

BPM pozwala:

• zarządzać procesami biznesowymi – upewnisz się, że procesy funkcjonują zgodnie z przyjętymi założeniami, i zapewnisz odpowiednie zarządzanie zgodnością
• mierzyć kluczowe wskaźniki związane z efektywnością procesów – dostaniesz dane, które pozwolą planować optymalizację działań
• optymalizować operacyjnie – poprawisz efektywność procesów, jeśli zautomatyzujesz rutynowe czynności, będziesz sterować kolejnością zadań w procesie i wyeliminujesz część dokumentów na papierze
• audytować procesy – jednoznacznie ustalisz ścieżkę przebiegu każdej instancji procesu, podjęte w nim decyzje, wprowadzone dane i dokumenty oraz zabezpieczysz się przed działaniami niezgodnymi i nadużyciami

Technologia BPM

System BPM pozwala wszystkim zainteresowanym podmiotom zrozumieć organizację. To pomoże zautomatyzować działania, ułatwi współpracę i integrację z innymi systemami.

Komponenty systemu BPM:

• stabilna platforma do modelowania i realizacji procesów, w tym zasad świadczenia usług
• umożliwienie menedżerom określenia zagadnień biznesowych
• system do przechowywania i gromadzenia danych elektronicznych
• usuwanie barier komunikacyjnych

 

System BPM też odnosi się do wielu krytycznych problemów leżących u podstaw czynników biznesowych:

• procesów dotyczących klienta
• danych konsolidacyjnych, które zwiększają widoczność informacji powiązanych
• uelastycznienia obecnej infrastruktury i danych
• integracji z istniejącymi systemami z zachowaniem zorientowania na usługi
• ustanowienia wspólnego języka dla biznesu IT

Opracowano na podstawie materiałów z konferencji BPM Trends z 29 listopada 2018 r.

 

Autorka: Anna Wolak