Ustawa umożliwi elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych. Nowe rozwiązania dostosowują polskie prawo do unijnej dyrektywy 2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, której przyjęcie Polska silnie wspierała na forum europejskim ze względu na oczekiwane, pozytywne oddziaływanie na obszar spraw społeczno-gospodarczych.

W naszym kraju problemem jest niskie wykorzystanie tzw. ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych i obrocie gospodarczym. Obecnie wykonawcy i zamawiający wystawiają oraz księgują faktury w większości przypadków z wykorzystaniem komputerowych systemów finansowo-księgowych. Jeżeli jednak faktura ma np. postać papierową, to oprócz ręcznego wprowadzania danych do systemu, dochodzą koszty związane z jej wydrukiem i przekazaniem za pośrednictwem tradycyjnej poczty. Nowe rozwiązania umożliwią automatyczną komunikację między systemami teleinformatycznymi, co zmniejszy koszty związane z wystawianiem, drukowaniem, przesyłaniem i księgowaniem faktur w postaci papierowej lub w formie elektronicznej nieustrukturyzowanej.

W projekcie ustawy określono zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego.

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne pozwalają na automatyczne przekazywanie i przetwarzanie danych w komputerowych systemach finansowo-księgowych, bez ręcznego ich wprowadzania. Inne ustrukturyzowane dokumenty to: zamówienie dostawy, awizowanie dostawy i potwierdzenie dostawy, faktura korygująca lub nota księgowa.

Uruchomiona zostanie platforma elektronicznego fakturowania, która służyć będzie do przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, a także do przetwarzania i udostępnienia informacji związanych z realizacją tych zamówień. Dla wykonawców wprowadzono możliwość wystawiania i wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pomocą platformy. Dla zamawiającego wprowadzono obowiązek odbioru od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy. Efektem tego rozwiązania będzie wzrost stosowania elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych.

Nowe rozwiązania dla przedsiębiorców oznaczają skrócenie czasu obsługi transakcji, a w praktyce powinny przyspieszyć terminy płatności. Korzystanie z platformy będzie bezpłatne.

Platforma elektronicznego fakturowania umożliwi przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych nie tylko w Polsce, ale także w innych państwach – przy pomocy systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL (międzynarodowe stowarzyszenie z siedzibą w Brukseli, które ma zapewniać europejskim przedsiębiorcom komunikację elektroniczną z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach związanych z udzielaniem i realizacją zamówień publicznych). Rozwiązanie to ułatwi polskim przedsiębiorcom uczestnictwo w zamówieniach publicznych organizowanych w innych krajach Unii Europejskiej.

Zasadniczo nowa ustawa ma obowiązywać od 18 kwietnia 2019 r. (od tego dnia zamawiający będą musieli przyjmować ustrukturyzowane faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych).