Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w m. st. Warszawie

Zgłoszenia zewnętrzne naruszenia prawa (sygnaliści)

Informacja dla sygnalistów  na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów

1. Kto może dokonać zgłoszenia?

Zgłoszenia może dokonać osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być, w szczególności:

• pracownik, pracownik tymczasowy, stażysta, wolontariusz;
• osoba realizująca zadania na rzecz podmiotu prawnego na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• przedsiębiorca;
• prokurent;
• akcjonariusz lub wspólnik;
• członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
• osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.

2. Czego może dotyczyć zgłoszenie?

Przedmiotem zgłoszenia mogą być informacje o naruszeniu prawa, polegającym na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa, dotyczące:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
• interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

Uwaga:

• Problematyka związana z naruszeniem prawa pracy nie stanowi obszaru objętego zakresem Ustawy o ochronie sygnalistów.
• Przepisów zarządzenia w sprawie zgłoszeń zewnętrznych nie stosuje się do informacji o naruszeniach prawa zgłoszonych anonimowo.

Ponadto procedury zgłoszeń zewnętrznych nie stosuje się do:

• informacji objętych:
  • przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
  • tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
  • tajemnicą narady sędziowskiej;
  • postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności,
• naruszeń prawa w zakresie:
  • zamówień publicznych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów tej ustawy;
  • umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2024 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa;
  • innych interesów podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

3. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa można dokonać pisemnie:

• elektronicznie na adres
  e-mail: sygnalista.zew.psse.warszawa@sanepid.gov.pl,
• w postaci papierowej na adres: Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w m.st. Warszawie , ul. Jana Kochanowskiego 21, 01-864 Warszawa ; z dopiskiem na kopercie „Zewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa”,

Rekomendowany wzór formularza zgłoszenia naruszenia prawa znajduje się poniżej w postaci załącznika, przy czym nie ma obowiązku składania zgłoszeń z jego użyciem.

Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać, w szczególności:

1. dane osobowe sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji, tj. imię i nazwisko, adres do kontaktu [1] oraz stanowisko lub funkcje (jeżeli dotyczy);
2. kontekst związany z pracą, w szczególności stosunek pracy lub innego rodzaju stosunek cywilnoprawny, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa;
3. datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
4. dane osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie, niezbędne do ich identyfikacji, w tym, w przypadku osób fizycznych, imię i nazwisko, stanowisko, komórkę organizacyjną, w której jest zatrudniona wskazana osoba, o ile są znane sygnaliście;
5. opis naruszenia prawa oraz datę, miejsce i okoliczności zdarzenia;
6. wskazanie, czy informacja o naruszeniu prawa była wcześniej zgłaszana, a jeżeli tak to, komu i jak zostało zakończone to zgłoszenie;
7. informację, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;
8. podpis sygnalisty.

Kto przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne?

Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawa uprawnieni są pracownicy Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie,  działający na podstawie upoważnienia udzielonego im przez Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie zwani dalej „osobami upoważnionymi”.

4. Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 (Zakaz działań odwetowych i środki ochrony) ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem  że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

5. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji

1. Po wpłynięciu zgłoszenia osoba upoważniona dokonuje jego wstępnej weryfikacji oraz oceny formalnej, czy zgłoszenie spełnia wymogi ustawy i dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie.
2. Zgłoszenie, które spełnia wymogi ustawy i podlega rozpatrzeniu w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych, podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń zewnętrznych.
3. W przypadku gdy wstępna weryfikacja wskaże, że zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa osoba upoważniona:
   1. odstępuje od przekazania zgłoszenia, informując o tym sygnalistę na adres do kontaktu, jeżeli adres został wskazany albo jest możliwe jego ustalenie na podstawie posiadanych danych, wraz z ustaleniami wstępnej weryfikacji zgłoszenia;
   2. pozostawia sprawę bez rozpoznania, jeżeli adres do kontaktu nie został wskazany i nie jest możliwie jego ustalenie na podstawie posiadanych danych, sporządzając odpowiednią notatkę służbową;
   3. w każdym przypadku zawiadamia odpowiednio prokuratora lub Policję w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa ściganego z urzędu.
4. Osoba upoważniona odstępując od przekazania zgłoszenia, może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w odrębnych przepisach lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie.
5. W przypadku gdy zgłoszenie nie należy do dziedziny należącej do działania Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie osoba upoważniona:
   1. ustala organ właściwy do podjęcia działań następczych;
   2. przekazuje zgłoszenie niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu właściwego do podjęcia działań następczych - oraz informuje o tym sygnalistę.
6. W przypadku gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem, osoba upoważniona, po poinformowaniu i uzyskaniu zgody Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie, nie podejmuje działań następczych w wyniku tego zgłoszenia oraz informuje o tym sygnalistę wraz z uzasadnieniem.
7. W przypadku dokonania przez sygnalistę ponownego zgłoszenia, o którym mowa wyżej, osoba upoważniona pozostawia zgłoszenie bez rozpoznania oraz nie informuje o tym sygnalisty.
8. W przypadku, w którym zgłoszenie zawiera adres do kontaktu lub jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, osoba upoważniona przesyła na ten adres informację potwierdzającą przyjęcie zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo istnieją uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
9. W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa została przyjęta przez nieupoważnionego pracownika Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie lub wszedł on w posiadanie takiej informacji przypadkowo jest on obowiązany do:
   1. nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy informacja o naruszeniu prawa;
   2. niezwłocznego przekazania informacji o naruszeniu prawa osobie upoważnionej – bez wprowadzenia zmian.
10. Na żądanie sygnalisty, osoba upoważniona przygotowuje oraz przekazuje, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania, zaświadczenie, w którym potwierdza się, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach. Zaświadczenie podpisuje Dyrektor Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie.
11. Po przyjęciu zgłoszenia osoba upoważniona dokonuje wstępnej oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz podejmuje, z zachowaniem należytej staranności, dalsze działania następcze w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działania podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych.
12. Dla realizacji postępowania wyjaśniającego osoba upoważniona jest uprawniona m.in. do występowania do sygnalisty na podany przez niego adres do kontaktu o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu, a w przypadku gdy sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstąpienia od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

6. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji

Informacja zwrotna to przekazana sygnaliście informacja na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

Informacja zwrotna sporządzana jest w języku polskim.

Informacja zwrotna zostanie przekazana przez osobę upoważnioną na adres do kontaktu przekazany przez sygnalistę w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. W wyjątkowych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 6 miesięcy, przy czy sygnalista zostanie o tym wcześniej poinformowany.

Informacja zwrotna może zawierać informację jakie zostały podjęte stosownie do okoliczności czynności,  a także czy  planowane jest podjęcie czynności i jakich, informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa, informację o ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa, informację na temat powodów podjętych działań następczych.

Osoba upoważniona  poinformuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

7. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

Zapewniamy, że:

• do treści zgłoszenia mają dostęp  osoby upoważnione,
• informacje zawarte w zgłoszeniu, w tym dane osobowe dotyczące sygnalisty są przechowywane w bezpieczny sposób, uniemożliwiający zapoznanie się z nimi przez osoby nieupoważnione,
• do kontaktu z sygnalistami uprawnione są osoby upoważnione.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości.

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z  przepisów prawa w  związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

8. Zasady przetwarzania danych osobowych

1. Ochrona poufności.
   Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione.
2. Zgoda na ujawnienie tożsamości.
   Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę, administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.) - dalej RODO. lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).
3. Wyjątek dotyczący zgody.
   Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
   Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
4. Niezbędność i minimalizacja.
   Podmiot publiczny przetwarza dane osobowe w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
5. Przechowywanie i usuwanie danych.
   Podmiot prawny przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
   Administrator zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.
6. Informowanie osób wskazanych w zgłoszeniu.
   Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że  sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
7. Ograniczenie w realizacji prawa dostępu do danych osobowych.
   Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
8. Przechowywanie danych osobowych w zakresie zgłoszeń zewnętrznych.
   Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia zewnętrznego oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
9. Zasady ochrony danych osobowych.
   Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:
   1. przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,
   2. zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),
   3. adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),
   4. prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),
   5. przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),
   6. przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).
10. Realizacja obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako Rozporządzenie):

 

1. Administrator Danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w m.st. Warszawie, będący jednocześnie Dyrektorem Powiatowej Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej w m.st. Warszawie
ul. J. Kochanowskiego 21, 01-864 Warszawa.

Dane kontaktowe: e-mail sekretariat.psse.warszawa@sanepid.gov.pl; tel: 22 310 79 00.

 

2. Inspektor Ochrony Danych

Może się Pani/Pan kontaktować z wyznaczonym w Powiatowej Stacji Sanitarno – Epidemiologicznej w m.st. Warszawie inspektorem ochrony danych za pośrednictwem adresu email: sekretariat.psse.warszawa@sanepid.gov.pl lub pisemnie na adres Administratora Danych.

 

3. Cel i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w celach i na podstawach prawnych niżej wskazanych:

3. 1. w celu przyjęcia zgłoszenia i podjęcia ewentualnego działania następczego zgodnie z przyjętą przez Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie procedurą zgłoszeń zewnętrznych i w oparciu o wymagania ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów,
      co stanowi obowiązek prawny Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie (art. 6 ust. 1 lit c) RODO),
   2. prowadzenia komunikacji z osobą dokonującą zgłoszenia oraz innymi osobami uczestniczącymi
      w procesie przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, co stanowi prawnie uzasadniony interes Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie (art. 6 ust. 1 lit f) RODO),
   3. prowadzenia wewnętrznej dokumentacji, a także archiwizacji dokumentacji zgodnie z wymaganiami wynikającymi z ustawy dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, co stanowi obowiązek prawny Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
   4. wypełnienia ciążącego na Dyrektorze Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie obowiązku zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, jeżeli informacje wynikające z dokonanego zgłoszenia zawierają znamiona przestępstwa lub przestępstwa skarbowego (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO),
   5. dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami w związku z przyjętymi zgłoszeniami naruszeń prawa, co stanowi prawnie uzasadniony interes Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie (art. 6 ust. 1 lit f) RODO).
4. Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić Dyrektorowi Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie podjęcie działań w związku ze zgłoszeniem, w tym dalsze procedowanie w związku ze zgłoszeniem, a także prowadzenie komunikacji z osobą dokonującą zgłoszenia lub innymi osobami uczestniczącymi w procesie przyjmowania i rozpatrywania zgłoszenia zewnętrznego.

 

5. Informacja o okresie przechowywania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w m.st. Warszawie przez okres wskazany w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, chyba że dalsze przetwarzanie danych będzie związane z potrzebą dochodzenia roszczeń i obroną przed roszczeniami, a także prowadzonymi postępowaniami sądowymi (przez czas trwania tych postępowań).

 

6. Informacja o odbiorcach danych osobowych

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą upoważnione przez Administratora osoby obsługujące zgłoszenia oraz podmioty upoważnione do ich uzyskania na podstawie przepisów prawa. ale wyłącznie z zastrzeżeniem zapewnienia poufności Pani/Pana danych osobowych.

 

7. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).

 

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii; do ich sprostowania; usunięcia, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej; ograniczenia ich przetwarzania; prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację jak również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

 

9. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, który jednocześnie mógłby prowadzić do podejmowania wobec Pani/Pana decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływać na Pani/Pana sytuację.

 

9. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Działania następcze to działania podejmowane w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu oceny przeciwdziałania naruszeniu prawa.

Są to w szczególności  następujące działania:

• postępowanie wyjaśniające,
• wszczęcie postępowania administracyjnego,
• wniesienie oskarżenia.

10. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Działania odwetowe – czym są?

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

Działanie odwetowe to bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszać prawa sygnalisty lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.

Zakaz podejmowania działań odwetowych w przypadku pracy świadczonej na podstawie stosunku pracy

1. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
   1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
   2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
   3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
   4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
   5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
   6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
   7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
   8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
   9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
   10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
   11.  negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
   12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
   13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
   14. mobbingu;
   15. dyskryminacji;
   16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
   17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
   18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
   19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
   20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
   21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego powyżej.

Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa powyżej, nie jest działaniem odwetowym.

Zakaz podejmowania działań odwetowych w przypadku pracy lub usług świadczonych na podstawie innych stosunków prawnych

Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, powyższe stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.

Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

1. wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
2. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Odszkodowanie dla sygnalisty

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Sankcje:

Odpowiedzialności karnej na zasadach przewidzianych w ustawie podlega każda osoba, która:

1. uniemożliwia lub istotnie utrudnia dokonanie zgłoszenia;
2. podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą;
3. wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.

Dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Istnieje możliwość uzyskania wsparcia od Rzecznika Praw Obywatelskich, który udziela sygnalistom, osobom, o których mowa w art. 21 ustawy o ochronie sygnalistów, porad w zakresie zapewnienia powszechnego dostępu do informacji na temat praw i środków ochrony prawnej sygnalistów oraz osób, o których mowa w art. 21 wskazanej ustawy, przed działaniami odwetowymi oraz praw osób, których dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, w szczególności przez zamieszczanie tych informacji na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej.

Istnieje również możliwość uzyskania wsparcia w trybie art. 41 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1534). Nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie przysługują bowiem osobie chcącej dokonać zgłoszenia naruszenia prawa w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).

Więcej informacji pod linkiem: https://www.gov.pl/web/nieodplatna-pomoc

11. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów;

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

W sytuacji, gdy sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności (w tym dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa).

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności sygnalista  może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Jeżeli uzyskanie lub dostęp do informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie stanowią czynu zabronionego, nie mogą stanowić również podstawy odpowiedzialności.

Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).

12. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych

Zachęcamy do skorzystania w pierwszej kolejności z dokonania zgłoszenia wewnętrznego w podmiocie w którym sygnalista pracuje, pracował, z którym utrzymywał lub utrzymuje kontakt w kontekście związanym z pracą tj. miejscu z którym osoba jest związana zgodnie z procedurą obowiązującą w danej strukturze organizacyjnej.

13. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

tel. centrali: (22) 55 17 700

fax: (22) 827 64 53

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

Ochrona danych osobowych

Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w m. st. Warszawa gwarantuje, że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

DANE OSOBOWE ZAWARTE W ZGŁOSZENIU SĄ PRZETWARZANE WYŁĄCZNIE W ZAKRESIE NIEZBĘDNYM DO PRZYJĘCIA ZGŁOSZENIA ORAZ PODJĘCIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH.

[1] Jeżeli w zgłoszeniu nie podano adresu do kontaktu i nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych danych, organ publiczny nie realizuje obowiązku, o którym mowa w art. 32 ust. 5, art. 37, art. 38, art. 40 ust. 2 zdanie drugie oraz art. 41 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (podstawa prawna: art. 35 ust. 2 pkt 2 wskazanej ustawy).