Powiatowa Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna we Wrocławiu

INFORMACJA

dla sygnalistów na podstawie art. 48 ustawy o ochronie sygnalistów

 

1. Dane kontaktowe umożliwiające zgłoszenie zewnętrzne:

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonane za pomocą następujących Kanałów Zgłaszania:

• na adres do korespondencji: Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny we Wrocławiu, ul. Kleczkowska 20, 50-227 Wrocław z dopiskiem sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne;
• poprzez e-mail na adres sygnalista.psse.wroclaw@sanepid.gov.pl, tytuł maila  sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne;
• telefonicznie na numer telefonu 71 329-58-43 wew. 258;
• ustnie podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego w terminie 14 dni od otrzymania wniosku o taką formę zgłoszenia.

 

2.  Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, jeżeli posiadał uzasadnione podstawy do tego by sądzić, że informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego oraz że stanowi informację o naruszeniu prawa.

 

 3.  Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

Organ potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, podejmie on dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa.

Jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego, w celu właściwego podjęcia działań następczych.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy, będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

Zgłoszenia należy dokonać za pośrednictwem ww. kanałów zgłoszeń, poprzez przekazanie informacji zawierającej co najmniej:

a) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia prawa, w tym, kiedy, gdzie, w jaki sposób doszło do naruszenia prawa;

b) wskazanie osoby, która dokonała, zamierza dokonać naruszenia prawa;

c) dowody na poparcie zgłoszenia (jeśli są dostępne);

d) dane umożliwiające kontakt, jeżeli Sygnalista chce otrzymać informację zwrotną w związku z dokonanym zgłoszeniem, a także w celu uzyskania informacji o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego.

 

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość informacji:

Organ przekaże Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Informacja zostanie przekazana kanałem wskazanym przez Sygnalistę w zgłoszeniu. Informacja będzie zawierać: podstawę prawną do przekazania informacji zwrotnej, datę dokonania zgłoszenia, numer zgłoszenia, krótki opis przedmiotu zgłoszenia, opis podjętych czynności (np. przesłuchanie osób wskazanych jako świadkowie w zgłoszeniu), opis planowanych czynności (np. przesłuchanie osób wskazanych jako świadkowie w zgłoszeniu).

 

5. Zasady poufności wskazane w zgłoszeniu zewnętrznym:

Ochrona Sygnalistów jest zapewniona poprzez:

• ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od Sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;

jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, organ zapewni także ochronę poufności ich tożsamości; udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;

• zapewnienie, że dostęp do danych Sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony Sygnalistów;
• nieprzekazanie informacji o przyjęciu zgłoszenia, jeżeli pojawią się uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości Sygnalisty;
• odstąpienie od dodatkowych wyjaśnień, jeśli ich przesłanie zagrozi ochronie poufności tożsamości Sygnalisty;

Zasady przetwarzania danych osobowych:

Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty oraz w wypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu, przygotowawczemu lub sądowemu.

Podmiot prawny albo organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że Sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Dane osobowe przetwarzane, w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny oraz organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego w celu podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Organ usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) nie stosuje się. Chyba, że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

 

6. Zasady przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 5 RODO:

Administrator zapewnia, że dane osobowe będą:

1) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście (zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości z art. 5 ust. 1 lit. a) RODO,

2) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (zasada ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b) RODO),

3) adekwatne, stosowne, ograniczone do tego co niezbędne (zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO),

4) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. d) RODO),

5) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania (zasada prawidłowości z art. 5 ust. 1 lit. e) RODO),

6) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych (zasada integralności i poufności z art. 5 ust. 1 lit. f) RODO).

 

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym:

 Organ dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

W ramach postępowania, Organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do Sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Organ może przekazać zgłoszenie jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym, lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego Sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – Organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.

Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne, bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu, w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.

 

8. Środki ochrony prawnej służące ochronie przed działaniami odwetowymi:

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928), od chwili dokonania zgłoszenia. Ponadto ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem zapewnia procedura zgłoszeń zewnętrznych obowiązująca w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej we Wrocławiu. Osoba rozważająca dokonanie zgłoszenia zewnętrznego może uprzednio zwrócić się o poufną poradę od poniedziałku do piątku w godzinach od 10.00 do 12.00 pod numerem telefonu 887 438 612.

Na żądanie Sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ww. ustawie.

W przypadku podjęcia wobec Sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Osoba, która podejmuje działania odwetowe wobec Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca wspomnianego czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Osoba, która wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość Sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

 

9. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności:

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób, lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa wyżej, Sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

 

10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych:

Jeżeli naruszenie prawa można naprawić w ramach struktury organizacyjnej organu, zachęcamy do dokonywania zgłoszeń w ramach procedury wewnętrznej. Organ zapewnia:

− transparentność procesu rozpatrywania zgłoszeń - zgłoszenia traktowane są poważnie i mają realne przełożenie na działania w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej we Wrocławiu,

− terminowe, możliwie szybkie i sprawne rozpatrywanie zgłoszeń,

− terminową i czytelną informację zwrotną,

− sprawne i skuteczne podejmowanie działań następczych,

− dopuszczenie do rozpatrywania zgłoszeń wyłącznie przez osoby upoważnione, odpowiednio przeszkolone, obiektywne. Osoby, co do których z treści zgłoszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia nie mogą analizować takiego zgłoszenia.

 

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl,

Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.

 

Rolą RPO jest przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych, w tym wstępna weryfikacja zgłoszenia i  nadanie sprawie dalszego biegu przez skierowanie zgłoszenia do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub – w zakresie konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – rozpatrzenie zgłoszenia i podjęcie działań następczych.

Osoba rozważająca dokonanie zgłoszenia zewnętrznego może uprzednio zwrócić się o poufną poradę do Rzecznika Praw Obywatelskich.