Zgłoszenie powinno być złożone do ministerstwa w momencie, kiedy inwestor posiada projekt koncepcyjny lub program funkcjonalno-użytkowy planowanej inwestycji (wstępnie uzgodniony z polskim związkiem sportowym), a także dokonał analizy dotyczącej: kosztów i źródeł finansowania realizacji przedsięwzięcia, realnego harmonogramu jego rozpoczęcia (należy wziąć pod uwagę wszystkie niezbędne przygotowania formalno-prawne, w tym uzyskanie decyzji, pozwoleń, itp.), przychodów i kosztów późniejszego utrzymania obiektu.

Zaleca się także przeprowadzenie oraz przedstawienie informacji na temat konsultacji społecznych dotyczących planowanej inwestycji.