Mediator jest osobą, która usprawnia komunikację między stronami i pomaga uczestnikom mediacji w wypracowaniu satysfakcjonującego obie strony rozwiązania. Mediator nie jest sędzią ani arbitrem – jego rolą nie jest rozstrzyganie zaistniałego między stronami sporu. Podczas mediacji musi zachować neutralność i bezstronność.

Stałym mediatorem może być osoba fizyczna, która:

1)    spełnia warunki określone w art. 183² § 1 i 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (tj. § 1. Mediatorem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, korzystająca w pełni z praw publicznych.),

2)    ma wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji,

3)    ukończyła 26 lat,

4)    zna język polski,

5)    nie była prawomocnie skazana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,

6)    została wpisana na listę stałych mediatorów prowadzoną przez prezesa sądu okręgowego.

Wpisu na listę stałych mediatorów dokonuje Prezes Sądu Okręgowego w drodze decyzji wydawanej na wniosek osoby ubiegającej się o wpis.

Wniosek składa się na urzędowym formularzu, który stanowi załącznik do Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 stycznia 2016 r. w sprawie prowadzenia listy stałych mediatorów.

Wykaz dokumentów, które powinna przedłożyć osoba ubiegająca się o wpis na listę stałych mediatorów:

1. wniosek skierowany do Prezesa Sądu Okręgowego o wpis na listę stałych mediatorów;

2. oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie warunków, o których mowa w art. 157a pkt 1-5 Ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2072);

3. informacja o liczbie przeprowadzonych mediacji;

4. spis wydanych publikacji naukowych na temat mediacji lub informacja o ich braku;

5. opinie ośrodków mediacyjnych lub osób fizycznych o posiadanej wiedzy i umiejętnościach w zakresie mediacji;

6. dokumenty poświadczające wykształcenie;

7. dokumenty poświadczające odbyte szkolenia z zakresu mediacji oraz określające specjalizację.

Prezes Sądu Okręgowego decyduje o wpisie na listę w drodze decyzji administracyjnej, od której przysługuje odwołanie do Prezesa Sądu Apelacyjnego. Do trybu odwoławczego stosuje się zasady ogólne obowiązujące w Kodeksie postępowania administracyjnego. Odwołanie należy więc złożyć w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji odmawiającej wpisu na listę, za pośrednictwem prezesa, który wydał zaskarżoną decyzję.

Procedurę wpisu przechodzi się tylko raz. Podstawą do wpisania się na listę stałych mediatorów prowadzoną w innym sądzie okręgowym jest decyzja o dokonanym już wpisie.