Archiwum zakładowe Ministerstwa Sprawiedliwości w świetle ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U z 2018 r. poz. 217, 357, 398, 650) stanowi państwową sieć archiwalną.

Do podstawowych jego zadań należy:

• gromadzenie,
• przechowywanie,
• ewidencjonowanie,
• odpowiednie zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
• klasyfikowanie i kwalifikowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
• przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Akt Nowych, które odbywa się sukcesywnie, niezwłocznie po upływie 25 lat od daty wytworzenia,
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, które odbywa się systematycznie, zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743).

Dokumentacja zgromadzona w archiwum zakładowym Ministerstwa Sprawiedliwości liczy ok. 3700 mb akt z lat 1902–2017. Na wskazane cezury czasowe składają się akta osobowe pracowników Ministerstwa oraz przedstawicieli zawodów prawniczych.

Ponadto archiwum zakładowe Ministerstwa Sprawiedliwości przechowuje dokumentację wytworzoną przez Prokuraturę Generalną w latach 1950–1990, Departament Prokuratury Ministerstwa Sprawiedliwości w latach 1990–1996 oraz Prokuraturę Krajową w latach    1996–2010. Dokumentacja ta jest sukcesywnie przekazywana do archiwum Prokuratury Krajowej, jako następcy prawnego i organu kontynuującego zadania wykonywane przez Ministra Sprawiedliwości.

Udostępnienie dokumentacji z zasobu archiwum zakładowego Ministerstwa Sprawiedliwości do celów innych niż służbowe odbywa się za zgodą Ministra Sprawiedliwości, Dyrektora Generalnego lub osoby przez niego upoważnionej i ma miejsce w pomieszczeniu archiwum zakładowego, stosownie do przepisów:

• ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U z 2018 r. poz. 412 i 650);
• ustawy z dnia 10 maja o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000);
• ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1764 oraz z 2017 r. poz. 933);
• ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. – Prawo prasowe (Dz. U. poz. 24, z późn. zm.);
• instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Sprawiedliwości będącej załącznikiem do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 maja 2018 r. w sprawie ustalenia instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dz. Urz. Mi. Sprawiedl. poz. 184).

Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku. Wniosek powinien zawierać w szczególności:

• oznaczenie wnioskodawcy, w tym jego podpis;
• datę złożenia wniosku;
• określenie dokumentacji, która ma być udostępniona;
• wnioskowany sposób udostępnienia;
• cel udostępnienia wraz z uzasadnieniem.

Wnioski o udostępnienie dokumentacji są rozpatrywane w trybie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Wyjątek jedynie stanowią wnioski, w których wskazano inny tryb.

Każdy wniosek o udostępnienie dokumentacji rozpatrywany jest indywidualnie. Wydanie zgody jest uzależnione od analizy dokumentacji będącej przedmiotem udostępnienia.

Oświadczenie dla osób fizycznych korzystających z dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym Ministerstwa Sprawiedliwości wraz z klauzulą informacyjną o przetwarzaniu danych.

Adres do korespondencji:

Ministerstwo Sprawiedliwości

Biuro Dyrektora Generalnego

Al. Ujazdowskie 11

00-950 Warszawa

e-mail: sekretariat.bdg@ms.gov.pl

fax: 22 51 12 523

Wydział - Archiwum Zakładowe:

tel. 22 52 12 790