ZASADY OCENY POPRAWNOŚCI PROWADZENIA

REPERTORIUM CZYNNOŚCI TŁUMACZA PRZYSIĘGŁEGO

STOSOWANE PRZEZ KOMISJĘ ODPOWIEDZIALNOŚCI ZAWODOWEJ

TŁUMACZY PRZYSIĘGŁYCH PRZY MINISTRZE SPRAWIEDLIWOŚCI

 

Warszawa, 21 listopada 2019 r.

 

Kierując się potrzebą upowszechniania autorytatywnej wiedzy na temat prowadzenia repertorium czynności tłumacza przysięgłego, zwłaszcza w celu unikania błędnych wzorów repertorium, jak również w świetle przepisów o przetwarzaniu danych osobowych, Komisja Odpowiedzialności Zawodowej Tłumaczy Przysięgłych przy Ministrze Sprawiedliwości ogłasza, że stosuje następujące zasady oceny poprawności prowadzenia repertorium czynności tłumacza przysięgłego zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego oraz z zaleceniami Kodeksu zawodowego tłumacza przysięgłego wydanego przez Polskie Towarzystwo Tłumaczy Przysiegłych i Specjalistycznych TEPIS z 2019 r.

Zasady te zostały omówione poniżej w kolejności punktów art. 17 ust. 2:

1) „Data przyjęcia zlecenia oraz zwrotu dokumentu wraz z tłumaczeniem”

znajduje się w rubryce repertorium pn. „Data zlecenia” oraz w rubryce pn. „Zwrot dokumentu”, zamiast poprawnie „Zwrot dokumentu wraz z tłumaczeniem”.

Zarówno data zlecenia, jak i data zwrotu dokumentu wraz z tłumaczeniem, powinny być pełne i podane zgodnie ze zwyczajem zapisu dat w Polsce, przy czym data zwrotu nie musi być, zgodnie z ustawą, poświadczona podpisem zleceniodawcy. Dlatego wersje repertorium zawierające w tej rubryce pozycję „podpis” wskazują jedynie na miejsce, w którym może być złożony, jednak ze świadomością, że brak podpisu zleceniodawcy nie stanowi naruszenia zasad poprawności prowadzenia repertorium.

Omawiana pozycja wpisu jest zazwyczaj poprzedzona w repertorium rubryką opatrzoną skrótem „Lp.” oznaczającym liczbę porządkową, która jest numerem kolejnym wpisu do repertorium. Zaleca się, aby liczba porządkowa była pisana cyframi arabskimi, którymi oznacza się wpisy dokonywane od pierwszego do ostatniego dnia danego roku, dla każdego roku oddzielnie. Liczba porządkowa wpisu dotyczy zawsze jednego dokumentu, wpisywanie kilku dokumentów pod jednym numerem nie jest praktyką właściwą.

2) „Oznaczenie zleceniodawcy albo zamawiającego wykonanie oznaczonego tłumaczenia” nie jest równoznaczne z błędnym określeniem występującym w różnych wersjach repertorium jako „nazwisko (nazwa) i adres zleceniodawcy”. Pomijając bowiem brak rozróżnienia między zleceniodawcą a zamawiającym, termin „oznaczenie” należy rozumieć wyłącznie jako imię i nazwisko osoby fizycznej lub nazwę osoby prawnej lub podmiotu nieposiadającego osobowości prawnej. Można podać imię i nazwisko osoby będącej przedstawicielem osoby prawnej lub podmiotu nieposiadającego osobowości prawnej. Umieszczanie w tej rubryce adresu zleceniodawcy lub zamawiającego nie jest więc obowiązkowe i brak tego elementu nie stanowi naruszenia zasad poprawności.

3) „Opis tłumaczonego dokumentu, wskazujący nazwę, datę, oznaczenie dokumentu, język, w którym go sporządzono, osobę lub instytucję, która sporządziła dokument, oraz uwagi o jego rodzaju, formie i stanie” obejmuje kilka kolejnych rubryk, które są omówione w kolejności ich występowania w ustawie pod pkt. 3.

3.1. Rubryka „Nazwa, data i oznaczenie dokumentu”. Jeśli nazwa dokumentu (np. skrócony odpis aktu urodzenia, dyplom ukończenia studiów wyższych) w ogóle nie występuje, co ma miejsce zwłaszcza w dokumentach obcojęzycznych, należy wpisać rodzaj dokumentu, określając go według własnego uznania (np. świadectwo szkolne, zaświadczenie).

3.2. „Data dokumentu”, podobnie jak w innych rubrykach, powinna być pełna i podana

zgodnie ze zwyczajem zapisu dat w Polsce.

Natomiast zamiast „oznaczenie dokumentu” pojawia się błędny element w nazwie tej

rubryki: „numer dokumentu”. Oczywiście numer dokumentu może być w tej rubryce wpisany jako oznaczenie dokumentu, jeśli dokument jest opatrzony numerem, jeśli jednak dokument nie ma swojego numeru – należy wpisać każde inne oznaczenie, na przykład składające się
z samych liter lub liter i cyfr. W razie braku daty lub oznaczenia dokumentu, należy ten fakt odnotować zwrotem „bez oznaczenia” lub skrótami „b.d.” albo „b.o.”.

3.4. Rubryka „Język, w którym sporządzono dokument”. Poprawny wpis w tej rubryce powinien zawierać każdorazowo co najmniej skróconą nazwę danego języka, nawet jeśli tłumacz ma uprawnienia do tłumaczenia tylko na jeden język obcy i z tego języka.

Rubryka „Osoba lub instytucja, która sporządziła dokument”. Podobnie jak
w rubryce „oznaczenie zleceniodawcy” poprawny wpis w tę rubrykę nie wymaga odnotowania adresu ww. osoby lub instytucji. W przypadku występowania kilku osób lub instytucji sporządzających dokument wystarczy wymienić jedną z nich, najlepiej merytorycznie najważniejszą.

3.5. Rubryka „Uwagi o rodzaju, formie i stanie dokumentu”. Jeśli rodzaj dokumentu nie jest podany w jego nazwie (patrz rubryka „data, nazwa i oznaczenie dokumentu”), na przykład dyplom, świadectwo, zaświadczenie, akt notarialny itp., zaś jego stan wykazuje zniszczenie lub ogólną nieczytelność, wynikającą np. ze sporządzenia go pismem odręcznym, należy w tej rubryce te dane podać, np. „dyplom, nieczytelne wpisy odręczne”. Brak uwagi na temat stanu dokumentu oznacza, że dokument jest w dobrym stanie, nie nasuwającym żadnych zastrzeżeń. Zawsze jednak należy w tej rubryce stwierdzić, czy dokument jest
 w formie oryginału lub tekstu niesygnowanego (kopii, wydruku faksu, skanu itp.). Natomiast rubryka ta nie wymaga oczywiście wpisu w przypadku wykonywania tłumaczenia ustnego.

4) „Wskazanie rodzaju wykonanej czynności, języka tłumaczenia, liczby stron tłumaczenia oraz sporządzonych egzemplarzy” mieści się zazwyczaj w kilku rubrykach.

4.1. Rubryka „Rodzaj wykonanej czynności i język tłumaczenia”. Wpis do tej rubryki ma określić czynność wykonaną przez tłumacza przysięgłego, do wykonania której pozostaje uprawniony mocą art. 13 ww. ustawy, a więc jedną z następujących czynności: tłumaczenie pisemne z języka (…) na język (…), tłumaczenie ustne (zawsze na język […]
i z języka […] na język polski), poświadczenie dostarczonego tłumaczenia pisemnego z języka (…) na język (…), odpis dokumentu w języku (…), poświadczenie dostarczonego odpisu dokumentu w języku (…).

4.2. Rubryka „Liczba stron tłumaczenia”. Wpis ma określić cyframi arabskimi wyłącznie liczbę stron tłumaczenia pisemnego bez podawania liczby znaków na stronie obliczeniowej, ponieważ objętość strony nie podlega kontroli wojewody ze względu na brak dostępu do wykonanych tłumaczeń, których TP nie ma obowiązku przechowywania
i okazywania.

4.3 Rubryka „Liczba sporządzonych egzemplarzy”. Liczba ta ma obejmować wszystkie egzemplarze pod jednym numerem wpisu, obejmującym również pierwszy egzemplarz (kiedyś traktowany jako oryginał) i odnosić się do stawki określonej
w obowiązującym na dzień wykonanych czynności rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego. lub dowolnie ustalonej przez tłumacza w ramach cen wolnorynkowych.

5) „Opis tłumaczenia ustnego wskazujący datę, miejsce, zakres i czas trwania tłumaczenia”. Wpis w tej rubryce obejmuje określenie daty, miejsca i czasu trwania tłumaczenia ustnego, co nie powinno budzić wątpliwości, np. „07.08.2012, Sąd Okr. Wwa-Wola, 2 godz.” „Zakres” tłumaczenia to tłumaczenie przebiegu rozprawy sądowej, przesłuchania lub aktu notarialnego itp.

6) „Wysokość pobranego wynagrodzenia”. Chociaż nie ma obowiązku umieszczania tej pozycji na sporządzonych tłumaczeniach uwierzytelnionych przez tłumacza przysięgłego, to jest bezwzględny obowiązek odnotowania w tej rubryce repertorium wysokości faktycznie pobranego wynagrodzenia. Nieprawidłowością jest wpisanie w tym miejscu numeru faktury w przypadku prowadzenia przez tłumacza przysięgłego działalności gospodarczej, ponieważ wojewoda nie musi mieć wglądu do ksiąg prowadzącego taką działalność, więc odsyłanie osoby w jego imieniu kontrolującej tłumacza uniemożliwia sprawne przeprowadzenie kontroli.

7) „Informacje o odmowie wykonania tłumaczenia na rzecz podmiotów, o których

mowa w art. 15, zawierające datę odmowy, określenie podmiotu żądającego tłumaczenia oraz przyczynę odmowy tłumaczenia.” Niezbędną pozycją wpisu w tej rubryce jest podanie pełnej nazwy podmiotu, który zażądał wykonania tłumaczenia, jeśli żądanie to zostało utrwalone na dowolnym nośniku, takim jak: nagrana wiadomość telefoniczna, tekstowa wiadomość telefoniczna SMS, wiadomość poczty elektronicznej, faks lub list polecony.

Odnotowana przyczyna odmowy wykonania tłumaczenia powinna być wykazana
w formie dokumentacji umożliwiającej jej bezsporne zidentyfikowanie oraz uprawdopodobnienie na potrzeby działalności tłumacza przysięgłego przez osobę kontrolującą repertorium TP w imieniu wojewody. Ocena zasadności odmowy należy do kontrolującego, jednak z uwzględnieniem takich okoliczności, jak niemożność natychmiastowego przygotowania się do tłumaczenia w dziedzinie nieznanej tłumaczowi, choroba lub niedyspozycja zdrowotna tłumacza przysięgłego, zgon członka rodziny TP, poważna choroba bliskiego członka rodziny, opieka nad niemowlęciem, wypadek losowy (samochodowy, pożar) itp.

 

UWAGI OGÓLNE

1. Jeśli dane osobowe zawarte w rubryce repertorium "oznaczenie zleceniodawcy albo zamawiającego wykonanie oznaczonego tłumaczenia" (art. 17 ust. 2 pkt 2 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego) oraz w rubryce "opis tłumaczonego dokumentu (art. 17 ust. 2. pkt 3 uztp) są przez tłumacza przysięgłego przetwarzane, informacje na ten temat mogą być udostępnione osobie, której dotyczą w zakresie, w jakim nie naruszają obowiązku zachowania przez tłumacza przysięgłego tajemnicy zawodowej, na mocy art. 29 a ustawy, przy czym obowiązek zachowania tajemnicy, o której mowa w art. 14 ust. 1 pkt 2, nie ustaje w przypadku, gdy z żądaniem ujawnienia informacji uzyskanych w związku z tłumaczeniem występuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Okres przechowywania danych osobowych zgromadzonych w repertorium czynności tłumacza przysięgłego oraz innych danych osobowych pozyskanych w związku
z tłumaczeniem wynosi 4 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym dane zostały zgromadzone. Po upływie tego okresu dane osobowe podlegają usunięciu, chyba że dalsze ich przechowywanie jest niezbędne dla ochrony praw lub dochodzenia roszczeń zgodnie z art. 29c ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego. Usunięcie danych osobowych po upływie czteroletniego okresu przechowywania następuje przez zniszczenie repertorium lub anonimizację jego treści.

3. Repertorium może być prowadzone zarówno w postaci papierowej, jak
i elektronicznej. Repertorium prowadzone elektronicznie może być przedkładane organowi kontroli oraz Komisji Odpowiedzialności Zawodowej Tłumaczy Przysięgłych na informatycznych nośnikach danych.

4. Powyższe zasady są zgodne z ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego, wieloletnią praktyką Komisji Odpowiedzialności Zawodowej Tłumaczy Przysięgłych oraz
z zaleceniami Międzyinstytucjonalnego Komitetu Konsultacyjnego Kodeksu zawodowego tłumacza przysięgłego, w składzie którego znajdują się przedstawiciele Ministerstwa Sprawiedliwości.