Ministerstwo Sprawiedliwości jako Zamawiający działając zgodnie z art. 84 ust. 1 i 2 ustawy z dnia
11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 11 29 ze zm.), zwanej dalej „ustawą” informuje o zamiarze przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych przed wszczęciem postępowania o otwarcie ogólnopolskiego numeru do zapisów na porady z nieodpłatnej pomocy prawnej i poradnictwa obywatelskiego.

Celem wstępnych konsultacji rynkowych zgodnie z art. 84 ust. 1 i 2 ustawy jest powzięcie informacji niezbędnych do przygotowania przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i poinformowania Wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia.

Do udziału Zamawiający zaprasza podmioty zainteresowane przedstawieniem rozwiązań w przedmiocie zamówienia.

Zamawiający oczekuje od uczestników konsultacji przedstawienia rozwiązania zgodnie z powyższymi założeniami.

I. ZAMAWIAJĄCY

Ministerstwo Sprawiedliwości

Al. Ujazdowskie 11

00-567 Warszawa

II. OSOBY KONTAKTOWE

Paula Guła

E-mail: paula.gula@ms.gov.pl

III. PRZEDMIOT KONSULTACJI RYNKOWYCH

W związku z przeprowadzeniem wstępnych konsultacji rynkowych Zamawiający zamierza uzyskać wiedzę w zakresie dotyczącym właściwego przygotowania i określenia:

1. opisu przedmiotu zamówienia;
2. projektowanych postanowień umowy;
3. założeń na podstawie, których zostaną oszacowane koszty realizacji zamówienia.

 

IV. ZASADY PROWADZENIA KONSULTACJI RYNKOWYCH

1. Wstępne konsultacje rynkowe prowadzone są zgodnie z art. 84 ustawy.
2. Konsultacje rynkowe będą prowadzone w sposób zapewniający uczciwą konkurencję oraz równe traktowanie  podmiotów zainteresowanych, przejrzyście, proporcjonalnie i jawnie.
3. Konsultacje rynkowe będą prowadzone w języku polskim.
4. Konsultacje rynkowe będą prowadzone w oparciu o informacje niezastrzeżone. Zamawiający i podmioty zainteresowane (zwani łączenie „Stronami”) zobowiązują się do nieujawniania, w tym do nieudostępniania podmiotom trzecim, uzyskanych w związku z uczestnictwem niniejszych konsultacjach wszelkich informacji prawnie chronionych. Zobowiązanie do zachowania poufności nie odnosi się do informacji, które są publicznie znane bez naruszania zobowiązania do zachowania poufności oraz informacji ujawnionych za uprzednią pisemną zgodą Strony. Strona może, na żądanie właściwego sądu, organu administracyjnego lub innego upoważnionego podmiotu, udostępnić informacje, o których mowa powyżej, w zakresie wskazanym w takim żądaniu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa bez konieczności uzyskiwania uprzedniej pisemnej zgody drugiej Strony. Strona zobowiązana jest do uprzedniego powiadomienia drugiej Strony o wystąpieniu z takim żądaniem przez określony podmiot.

5. Konsultacje rynkowe będą prowadzone w formie rozmów przy użyciu środków porozumiewania się na odległość takich jak aplikacja Teams.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nagrywania dźwięku i/lub obrazu podczas prowadzonych spotkań. Zamawiający sporządzi uproszczony protokół ze spotkań.
7. W ramach prowadzonych konsultacji rynkowych dopuszcza się przekazywanie materiałów, informacji, treści związanych z przedmiotem konsultacji rynkowych przy użyciu narzędzi elektronicznych.
8. Uczestnicy konsultacji rynkowych nie otrzymują wynagrodzenia ani jakiejkolwiek formy zwrotu kosztów uczestnictwa.
9. Podmioty uczestniczące w konsultacjach rynkowych wyrażają nieodwołalną i bezwarunkową zgodę na wykorzystanie informacji przez nie dostarczonych (z zastrzeżeniem pkt. 4) w celu przygotowania zakresu zadań, w szczególności w opisie przedmiotu zamówienia, a także warunków umowy zamówienia publicznego dotyczącego wyboru Wykonawcy planowanego postępowania.
10. Zamawiający przeprowadzi konsultacje rynkowe oddzielnie z każdym z podmiotów, który zostanie dopuszczony do konsultacji. Przewidywany czas konsultacji rynkowych z każdym z podmiotów wynosi godzinę.
11. Zamawiający niezwłocznie poinformuje uczestniczące podmioty o zakończeniu konsultacji rynkowych.
12. Udział w konsultacjach rynkowych nie jest warunkiem ubiegania się o jakiekolwiek zamówienia publiczne w przyszłości, w tym udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dotyczącego wyboru Wykonawcy planowanego postępowania.
13. Zamawiający nie ma obowiązku wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w wyniku przeprowadzonych konsultacji rynkowych.
14. Zaproszenie nie stanowi propozycji złożenia oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego, ani nie jest ogłoszeniem o zamówieniu w rozumieniu ustawy.

 

V. WARUNKI UDZIAŁU

1. Uczestnikami wstępnych konsultacji rynkowych mogą być dowolne podmioty, w szczególności osoby fizyczne, osoby prawne, grupy badawcze, uczelnie, instytuty badawcze.
2. Podmioty zainteresowane uczestnictwem w konsultacjach rynkowych są zobowiązane dostarczyć:
   1. wniosek o dopuszczenie do uczestnictwa we wstępnych konsultacjach rynkowych zgodnie
      z Załącznikiem Nr 1;
   2. oświadczenie o zachowaniu poufności zgodnie z Załącznikiem nr 2.
3. Wniosek wraz z niezbędnymi dokumentami należy przesłać do osoby kontaktowej do dnia 29 października  2021 r.
4. Wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z uczestnikiem konsultacji lub jego pełnomocnikiem.
5. Wniosek o dopuszczenie do uczestnictwa w konsultacjach rynkowych (Załącznik Nr 1) musi być sporządzony w formie elektronicznej w języku polskim, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, oraz musi zawierać w szczególności następujące dane:
   1. nazwę / imię i nazwisko zainteresowanego podmiotu,
   2. adres podmiotu,
   3. adres e-mail,
   4. numer telefonu,
   5. pozostałe dane wskazane w Załączniku Nr 1.
6. Dokumenty (inne niż wniosek o dopuszczenie do uczestnictwa w konsultacjach rynkowych oraz Załącznik nr 1) sporządzone w języku obcym muszą mieć dołączone tłumaczenie na język polski.
7. Każdy podmiot zainteresowany uczestnictwem w konsultacjach rynkowych może złożyć wyłącznie jeden wniosek.
8. W przypadku, gdy podmiot wnioskujący o dopuszczenie do uczestnictwa w konsultacjach rynkowych nie dołączył w określonym przez Zamawiającego terminie wymaganych dokumentów, Zamawiający ma prawo wezwać taki podmiot do uzupełnienia dokumentacji pod rygorem pominięcia o dopuszczenie do uczestnictwa w konsultacjach rynkowych.
9. Wnioski o dopuszczenie do konsultacji rynkowych można składać droga elektroniczną na adres: paula.gula@ms.gov.pl.
10. Wszelką korespondencję kierowaną do Zapraszającego w związku z konsultacjami rynkowymi należy opatrzeć adnotacją: „Konsultacje rynkowe – ogólnopolski numer do zapisów na porady z nieodpłatnej pomocy prawnej i poradnictwa obywatelskiego”.
11. Zapraszający dopuszcza składanie wniosków (wraz z załącznikami) w formie skanów z oryginalnych dokumentów.

 

VI. MIEJSCE PRZEPROWADZENIA, TERMIN ROZPOCZĘCIA I ZAKOŃCZENIA KONSULTACJI RYNKOWYCH

1. Zapraszający wyznaczy termin spotkań z Uczestnikami dialogu w okresie od 29.10.2021 do 05.11.2021 – z zastrzeżeniem możliwości zmiany terminu, w tym wydłużenia terminu.
2. Konsultacje z Uczestnikami odbędą się w okresie od 08.11.2021 do 17.11.2021 – z zastrzeżeniem możliwości zmiany terminy, w tym wydłużenia terminu. Spotkania odbędą się przy użyciu środków porozumiewania się na odległość takich jak aplikacja Teams.
3. Zamawiający dołoży wszelkich starań, aby przeprowadzić konsultacje rynkowe ze wszystkimi podmiotami składającymi wniosek o dopuszczenie, jednak ze względu na ograniczony czas trwania konsultacji i ograniczenia organizacyjne, Zamawiający zachęca do składania wniosków o dopuszczenie do konsultacji rynkowych w możliwie krótkim terminie od ich ogłoszenia. Zamawiający będzie rozpatrywał wnioski o dopuszczenie do konsultacji rynkowych wg kolejności wpływu.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia prowadzenia konsultacji rynkowych wcześniej niż w terminie wskazanym w pkt. 2, bez podania przyczyny, przy czym o takim zamiarze poinformuje, umieszczając informację o planowanym terminie zakończenia konsultacji rynkowych na swojej stronie internetowej.
5. Podmioty dopuszczone do uczestnictwa w konsultacjach rynkowych niezwłocznie otrzymają zaproszenie do udziału w spotkaniu, przy czym informacja ta będzie przekazana drogą elektroniczną.

 

VII. INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Sprawiedliwości z siedzibą w Warszawie przy Al. Ujazdowskich 11, tel. (+ 48 22) 52 12 888.
2. Inspektorem ochrony danych osobowych w Ministerstwie Sprawiedliwości jest Pan Tomasz Osmólski e-mail: iod@ms.gov.pl, tel. (+ 48 22) 23 90 642.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.
4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 Ustawy oraz art. 74 Ustawy.
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną Ministerstwa Sprawiedliwości.
6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Ustawy. 
7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

2. Posiada Pani/Pan:

1. Na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących.
2. Na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO .
3. Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

3. Nie przysługuje Pani/Panu:

1. W związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych.
2. Prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.
3. Na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4. Zamawiający przypomina iż Wykonawca powinien wypełnić obowiązki informacyjne przewidziane
   w art. 13 lub 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w przedmiotowym postępowaniu.