Urząd do Spraw Cudzoziemców

System Pobyt v.2 jest głównym narzędziem wykorzystywanym w Urzędzie do Spraw Cudzoziemców. Służy do prowadzenia krajowego zbioru rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców. W systemie składane są wnioski o ochronę międzynarodową, wydane w tych sprawach decyzje administracyjne, złożone odwołania, decyzje Rady do Spraw Uchodźców oraz wydawane cudzoziemcom dokumenty. Po uzyskaniu odpowiednich uprawnień, użytkownicy mogą, w łatwy i wygodny sposób, przeglądać historię spraw każdego cudzoziemca. System posiada także funkcjonalność umożliwiającą Departamentowi Pomocy Socjalnej przygotowywanie i obsługę list wypłat świadczeń socjalnych dla osób ubiegających się o nadanie statusu uchodźcy. Poza ochroną międzynarodową w Systemie prowadzone są też sprawy w zakresie legalizacji pobytu cudzoziemców, co umożliwia w prosty sposób tworzenie całej historii pobytowej cudzoziemca z wyłączeniem wiz wydanych przez konsulaty. W chwili obecnej projektowany jest Centralny Rejestr Wizowy, który dołączy do systemu również informacje w tym zakresie.System Pobyt v.2 jest również połączony z Systemem Informacyjnym Schengen (SIS II) i umożliwia uprawnionym użytkownikom dokonywanie sprawdzeń również w tej bazie danych.Pierwsza generacja tego systemu została uruchomiona w 1998 roku, była systematycznie rozbudowywana, dostosowywana do zmian w prawie i po 12 latach zdecydowano o konieczności budowy od podstaw nowej, uruchomionej pod koniec 2013 roku, obecnie używanej wersji systemu Pobyt v.2.

W ramach przedmiotowego projektu planowana jest modernizacja Systemu Pobyt v.2 poprzez utworzenie modułu – systemu elektronicznej rejestracji cudzoziemców (SERCe). Nowy moduł usprawni pracę Urzędu do Spraw Cudzoziemców, w tym ograniczy liczbę przesyłanych dokumentów z ośrodków dla cudzoziemców do siedziby Urzędu przy. ul. Koszykowej, zmniejszy ilość czasu przeznaczonego na czynności kancelaryjne oraz zwiększy przejrzystość informacji dotyczących świadczeń socjalnych, edukacji, żywienia, potrzebnych do bieżącej pracy UdSC, co przełoży się na usprawnienie prowadzonych postępowań administracyjnych w zakresie udzielania pomocy socjalnej cudzoziemcom.Nowy moduł będzie się opierał na tabeli zawierającej podstawowe dane osobowe, dane te będą pobierane z systemu Pobyt v.2, oraz na dodatkowych obszarach, zawierających informacje dotyczące, ośrodków w których przebywał lub przebywa dany cudzoziemiec i adresów pod którymi przebywa cudzoziemiec – te dane będą wprowadzane do systemu Pobyt v.2 a następnie pobierane z tego systemu. Oprócz wspomnianych wyżej informacji, do systemu będą dopisywane różne szczegółowe informacje dotyczące świadczeń socjalnych, edukacji, żywienia, itp. Poszczególne informacje będą wpisywane przez pracowników odpowiedzialnych merytorycznie za określoną dziedzinę. Wszystkie zmiany w systemie będą rozliczalne, tj. będzie możliwość sprawdzenia kto i kiedy dokonał zmiany.Drugim ważnym obszarem programu będzie Baza Hotelowa. Będzie to dział służący głównie pracownikom w ośrodkach. Dzięki połączeniu systemu z ośrodkami dla cudzoziemców wiele procesów zostanie zautomatyzowanych. Usprawni to proces przyjmowania cudzoziemców do ośrodków recepcyjnych – wiele dokumentów będzie generował system. Dodatkowo program będzie drukował identyfikator z kodem kreskowym. Dzięki wprowadzeniu kilku podstawowych informacji na temat cudzoziemca (filtr medyczny, szczególne potrzeby, ekwiwalent w zamian za wyżywienie itp.) zostanie uproszczony proces przeniesień między ośrodkami. Wszystkie pożądane informacje dotyczące przenoszonego cudzoziemca będą automatycznie umieszczane w elektronicznym raporcie przeniesienia oraz będą wyświetlane w systemie podczas procesu przeniesienia cudzoziemca między ośrodkami.
Na podstawie danych wpisywanych w dwóch powyżej opisanych obszarach system będzie generował raporty i statystyki, szablony, druki, decyzje oraz będzie możliwa obsługa finansowa prowadzonych czynności administracyjnych.Beneficjentami końcowymi projektu będą pośrednio pracownicy Departamentu Pomocy Socjalnej Urzędu do Spraw Cudzoziemców, a bezpośrednio cudzoziemcy ubiegający się o ochronę międzynarodową na terytorium RP z uwagi na usprawnienie prowadzonych procedur administracyjnych w sprawie udzielania pomocy socjalnej, w szczególności poprzez:

• przyspieszenie i uproszczenie procesu kierowania cudzoziemców do ośrodków dla cudzoziemców oraz przeniesienia pomiędzy ośrodkami na podstawie informacji o wolnych miejscach, informacji o cudzoziemcu zakodowanej na karcie identyfikatora oraz z uwzględnieniem szczególnych potrzeb cudzoziemców;
• łatwiejszy dostęp cudzoziemców do informacji poprzez system powiadomień SMS, np. o zmianie terminu wypłaty świadczeń, możliwości skorzystania z różnych form pomocy socjalnej, m.in. wyprawki szkolnej.

Porozumienie Finansowe na realizację projektu zostało zawarte w dniu 30 stycznia 2019 r.

W wyniku przeprowadzenia postępowania w ramach zamówienia z wolnej ręki została podpisana umowa z wykonawcą na zaprojektowanie, budowę, wdrożenie i przetestowanie opracowanego modułu Pobyt v.2 SERCe. Działanie zostało zrealizowane.

Czas realizacji: 1 stycznia 2019 r. – 31 grudnia 2020 r.

Budżet projektu : 968 850 PLN

Wartość współfinansowania ze środków FAMI: 726 637,50 PLN