Urząd Skarbowy w Rawie Mazowieckiej

System kontroli zarządczej to sposób spojrzenia na organizację, który ma ułatwić zarządzanie nią w uporządkowany sposób. Istotą tego systemu jest wyznaczenie i ścisłe sprecyzowanie celów do osiągnięcia oraz przypisanie im zadań do zrealizowania przez jednostkę. Dla osiągnięcia pożądanych wyników funkcjonowania systemu niezbędny jest bieżący nadzór (monitorowanie) efektów i inicjatyw (zadań) do realizacji.

Obok orientacji na realizację celów i zadań, specyficznym dla kontroli zarządczej jest akcentowanie indywidualnej odpowiedzialności kierownika jednostki. Jednocześnie, system kontroli zarządczej przenikając przez wszystkie obszary działalności jednostki, zakłada jej samodoskonalenie a także monitorowanie i poprawianie realizowanych przez nią procesów.

Ilekroć w niniejszym artykule jest mowa o:

• kierowniku jednostki – należy przez to rozumieć dyrektora izby administracji skarbowej;
• jednostce – należy przez to rozumieć izbę administracji skarbowej;
• osobie kierującą komórką organizacyjną – należy przez to rozumieć osobę kierującą komórką organizacyjną w jednostce;
• ryzyku – należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zagrożeń dla terminowej, zgodnej z prawem, efektywnej i oszczędnej realizacji celów lub zadań;
• standardach kontroli zarządczej lub standardach – należy przez to rozumieć standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, stanowiące załącznik do komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84)

tandardy kontroli zarządczej zalecają określenie celów i zadań w co najmniej rocznej perspektywie a także przypisanie im mierników, w celu monitorowania ich realizacji. Podstawowym dokumentem wyznaczającym cele i zadania dla Ministerstwa Finansów (w skrócie: MF) i nadzorowanych przez MF jednostek jest plan działalności Ministra Finansów. Uwzględniając cele i zadania w nim zawarte, Szef Krajowej Administracji Skarbowej w Ministerstwie Finansów (w skrócie: Szef KAS) określa w drodze zarządzenia roczne kierunki działania i rozwoju KAS (w skrócie: kierunki), które identyfikują priorytetowe cele i zadania dla KAS oraz nadzorowanych jednostek, w tym izb administracji skarbowej. Kierunki są przekazywane odpowiednio do jednostek nadzorowanych. Dyrektorzy są zobowiązani do realizacji i monitorowania zadań im przypisanych, zawartych w kierunkach. W tym celu, dyrektorzy sporządzają lokalne plany działalności izb administracji skarbowej (w skrócie: plany), zawierające szczegółowe cele, zadania i mierniki ich realizacji określone z uwzględnieniem przyjętego systemu wyznaczania celów i mierników w KAS. Dyrektor dodatkowo zamieszcza w ww. planie zadania dla podległych urzędów skarbowych i urzędu celno-skarbowego. Na ich podstawie zostają wyznaczone konkretne zadania do wykonania przez urzędy skarbowe i urząd celno-skarbowy. Informacje o zadaniach do zrealizowania są przekazywane urzędom skarbowym i urzędowi celno-skarbowemu w formie i terminach przyjętych przez nadzorującego dyrektora.

Cele/zadania i mierniki ich realizacji wyznaczane są w obszarach określonych w kierunkach.

Cele i zadania, które są ujęte w planie mają swoje odzwierciedlenie również w systemie zarządzania ryzykiem funkcjonującym w jednostce, dzięki któremu gromadzone są informacje o najistotniejszych ryzykach zagrażających realizacji celów i zadań, ich wadze i prawdopodobieństwie oraz o adekwatnych mechanizmach kontrolnych minimalizujących możliwość materializacji ryzyka bądź minimalizujących jego skutki.

Standardy kontroli zarządczej zalecają nie rzadziej niż raz w roku przeprowadzenie identyfikacji i analizy ryzyka w odniesieniu do celów i zadań oraz określenie stosownych mechanizmów kontroli jako odpowiedzi na konkretne ryzyko. Należy podkreślić, iż zarządzanie ryzykiem jest procesem permanentnym, skupionym na bieżących działaniach podejmowanych by realizować założone cele i zadania przy uwzględnieniu ryzyka z nimi związanego. Identyfikację i analizę ryzyka w stosunku do zadań wynikających z planu celów/zadań jednostki, przeprowadza się raz w roku, równolegle z określaniem celów i zadań na kolejny rok.

Po zidentyfikowaniu ryzyk i przypisaniu im odpowiedniego poziomu istotności, należy podjąć decyzję o postępowaniu z nimi, skupiając się przede wszystkim na określeniu rodzaju reakcji na ryzyka istotnie zagrażającej realizacji zadania wskazanego w planie celów/zadań jednostki.

Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, kierownicy jednostek zapewniają monitoring realizacji celów i zadań, który uwzględnia przede wszystkim stan realizowanych celów i zadań oraz ich efekty w porównaniu do wcześniejszych założeń.

W izbie administracji skarbowej, kluczowym i podstawowym dokumentem z punktu widzenia ww. procesu jest sprawozdanie z wykonania planu. W ramach działań monitorujących realizację zaplanowanych zadań, kierownik jednostki sporządza raporty z realizacji kierunków, w terminach wskazanych w Zarządzeniu Szefa KAS.

Jednocześnie, w celu oceny stopnia realizacji zaplanowanych zadań oraz przeanalizowania potencjalnych zagrożeń, kierownik jednostki na bieżąco monitoruje proces realizacji zadań oraz w przypadku zagrożenia ich wykonania, podejmuje niezbędne działania ograniczające zagrożenia. W procesie monitorowania biorą udział również kierownicy komórek organizacyjnych oraz naczelnicy urzędów skarbowych i urzędu celno-skarbowego w odniesieniu do zadań im przypisanych w planie. Raport z realizacji kierunków za I półrocze jest wynikiem monitorowania podejmowanych zadań w ramach okresowego przeglądu. Efektem będzie tu rekomendacja dotycząca prawdopodobieństwa realizacji zaplanowanych zadań oraz ewentualna decyzja w zakresie podjęcia działań naprawczych.

Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej, w izbie administracji skarbowej, co najmniej raz w roku dokonuje się samooceny kontroli zarządczej, w terminie umożliwiającym wykorzystanie jej wyników jako materiałów źródłowych do sporządzenia oceny stanu kontroli zarządczej w jednostce. Samoocena kontroli zarządczej może dotyczyć poszczególnych procesów zachodzących jednostce lub obszarów działalności czy też poszczególnych elementów kontroli zarządczej.

Samoocenę przeprowadza się wykorzystując opracowane do tego celu kwestionariusze lub ankiety wypełniane przez pracowników i osoby kierujące komórkami organizacyjnymi w jednostce, oraz w urzędach skarbowych i urzędzie celno-skarbowym. Decyzja, co do zakresu, formy i sposobu przeprowadzenia samooceny należy do kierownika jednostki.

Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej i czynności doradcze.

Kontrola zarządcza w izbie administracji skarbowej jest monitorowana i poddawana ocenie. Celem tego działania jest identyfikacja jej słabości i niedoskonałości tak, aby prawidłowo zaprojektować i zastosować odpowiednie środki naprawcze dla racjonalnego zapewnienia realizacji celów i zadań izby administracji skarbowej w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Właścicielem i głównym zainteresowanym wynikami oceny jest dyrektor izby administracji skarbowej. Ocena jest dokonywana zarówno przez jednostkę (np. przy wykorzystaniu kontroli wewnętrznej lub audytu wewnętrznego) jak i przez inne zewnętrzne podmioty np. instytucje sprawujące nadzór, kontrolę lub prowadzące audyt zewnętrzny czy ocenę.

• monitorowanie realizacji celów i zadań,
• wyniki samooceny kontroli zarządczej,
• system zarządzania ryzykiem,
• wyniki pracy audytu wewnętrznego,
• wyniki kontroli wewnętrznych,
• wyniki kontroli zewnętrznych i audytów zleconych,
• analiza skarg i wniosków,
• analizy informacji kierowników komórek organizacyjnych w izbie administracji skarbowej o funkcjonowaniu tych komórek,
• analizy informacji naczelników urzędów skarbowych i urzędu celno-skarbowego o funkcjonowaniu urzędów skarbowych i urzędu celno-skarbowego.

Podsumowaniem przeprowadzonej oceny kontroli zarządczej na podstawie dostępnych źródeł jest ocena stanu kontroli zarządczej w jednostce.