Wojewódzka Stacja Sanitarno-
Epidemiologiczna w Katowicach

Z dniem 1 stycznia 2020 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Zdrowia zmieniające rozporządzenie w sprawie wzoru formularza powiadomienia o produktach wprowadzanych po raz pierwszy do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, rejestru produktów objętych powiadomieniem oraz wykazu krajowych jednostek naukowych właściwych do wydawania opinii (Dz. U. z 2019 r. poz. 2499).

W związku z ww. rozporządzeniem w przypadku, gdy skład produktu będzie właściwy dla przypisanej kategorii żywności nie będzie prowadzone postępowanie wyjaśniające i w rejestrze zamieszczony zostanie stosowny wpis „nie prowadzono postępowania, proponowana kwalifikacja jest prawidłowa”, wówczas z przedsiębiorcą nie będzie prowadzona odrębna korespondencja (przyjęcie do wiadomości).

Ponadto z dniem 4 lutego 2020 r. Główny Inspektor Sanitarny wdrożył nowy elektroniczny system powiadamiania o wprowadzeniu do obrotu środków spożywczych.

Informacje o systemie opublikowano na stronie GIS - wejdź

ELEKTRONICZNY SYSTEM POWIADAMIANIA - PYTANIA I ODPOWIEDZI

1. W jaki sposób uzyskać dostęp do Elektronicznego Systemu Powiadomień?

Poprzez stronę internetową: https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp

2. Jak zarejestrować podmiot?

Zakładanie konta przedsiębiorstwa możliwe jest na stronie https://powiadomienia.gis.gov.pl/esp. Z panelu po lewej stronie należy wybrać pierwszą opcję: „Rejestracja podmiotu”. Wyświetlony zostanie formularz zakładania konta przedsiębiorstwa wymagający uzupełnienia podstawowych danych o podmiocie (NIP, REGON lub KRS) oraz adresu e-mail podmiotu i pierwszego administratora.

W menu nawigacyjnym po lewej stronie zamieszczona jest szczegółowa instrukcja obsługi.

3. Nie mogę się zalogować. Co mam zrobić w takim przypadku?

Aby zalogować się należy założyć konto podmiotu i użytkownika.

W przypadku pięciokrotnego, błędnego wpisania hasła blokowany jest dostęp do systemu. Należy poczekać 5 minut, aby podjąć ponową próbę zalogowania.

4. Wylogowuje mnie z systemu. Co mam zrobić w takim przypadku?

Wylogowanie następuje po 10 minutach bezczynności lub po zalogowaniu na kont użytkownika z innego urządzenia lub z innej przeglądarki.

Na koncie użytkownika można być zalogowanym z jednego urządzenia, z jednej przeglądarki. W przypadku nowego połączenia następuje automatyczne wylogowanie poprzednich połączeń.

5. Gdzie mogę uzyskać pomoc w przypadku błędu systemem?

Należy skontaktować się z administratorem systemu poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mailowy: pomocesp@gis.gov.pl

Rekomenduje się przesłać „print screen” i opisać występujący problem, podać numer błędu (jeśli się wyświetlił), dzień i godzinę wystąpienia błędu.

6. Czy mogę nadać uprawnienia do logowania się do systemu innym osobom z mojego przedsiębiorstwa?

Tak. Wybór „listy użytkowników” z panelu po lewej stronie spowoduje wyświetlenie listy przypisanych do przedsiębiorstwa użytkowników oraz szczegółów ich dotyczących: nazwy użytkownika(loginu), adresu e-mail oraz roli w systemie, umożliwia też tworzenie nowych kont użytkownika.

7. Czy podmioty spoza UE mogą składać powiadomienia?

Nie mogą.

8. Na liście składników roślinnych lub innych składników wykazujących efekt odżywczy i/lub fizjologiczny  nie ma składnika użytego do produktu danego produktu. Co mam zrobić?

Należy skontaktować się z administratorem systemu poprzez wysłanie wiadomości elektronicznej na adres e-mailowy: pomocesp@gis.gov.pl

W przypadku składnika roślinnego należy podać nazwę łacińską składnika (wraz z przynależnością rodzajową i gatunkową), część rośliny, oraz postać surowca czy ekstraktu/wyciągu, nazwy synonimowe.W przypadku opatentowanego składnika należy przesłać specyfikację oraz dane potwierdzające że składnik wykazuje efekt odżywczy i/lub fizjologiczny.

9. Czy otrzymam potwierdzenie złożenia powiadomienia?

Tak, wiadomość o każdej zmianie statusu przedsiębiorca będzie otrzymywał drogą e-mailową.

10. Kiedy pojawi się wpis w rejestrze publicznym?

Za dzień złożenia powiadomienia uznaje się dzień otrzymania przez Głównego Inspektora Sanitarnego powiadomienia opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub własnoręcznym podpisem po potwierdzeniu. Powiadomienie wyświetli się w rejestrze publicznym po:

1. a) wypełnieniu elektronicznego formularza powiadomienia i przesłaniu go do GIS (oznaczeniu w systemie jako „WYSŁANE POCZTĄ” i przesłaniu pocztą lub oznaczeniu w systemie jako „PODPISANE CYFROWO”)
2. b) otrzymaniu przez GIS Głównego Inspektora Sanitarnego powiadomienia: w przypadku przesłania powiadomienia pocztą lub złożenia osobiście w siedzibie GIS powiadomienie uwidocznione zostanie w systemie z dniem rejestracji w systemie kancelaryjnym GIS.

W przypadku przesłania powiadomienia opatrzonego podpisem kwalifikowanym wpis w rejestrze pojawi się z dniem złożenia powiadomienia opatrzonego podpisem kwalifikowanym w ESP lub ePUAP.

1. c) potwierdzeniu, przez pracownika GIS, że powiadomienie podpisane jest przez osobę uprawnioną (zgodnie z reprezentacją w KRS lub przez pełnomocnika)
2. Kto może podpisać powiadomienie?

Powiadomienie może podpisać osoba upoważniona do reprezentowania podmiotu.

12. Dlaczego przedsiębiorca musi złożyć wniosek o łączeniu kont w systemie?

Jeżeli przedsiębiorca chce uzyskać dane do wcześniej wprowadzanych powiadomień musi złożyć wniosek o łączeniu kont w systemie.

13. Przedsiębiorca zauważył przez siebie błąd w złożonym powiadomieniu. Czy mogę złożyć korektę powiadomienia?

Powiadomienie można edytować dopóki ma status „szkicu”.

Powiadomienie można również poprawić jeżeli nie zostało jeszcze opublikowane w rejestrze (status „WYSŁANE POCZTĄ” lub „PODPISANE CYFROWO”) i GIS zwróci powiadomienie celem dokonania korekty ze względu na brak formalny.