Światowe Forum Miejskie
WUF11

Cyfryzacja obsługi

Dość długo zarządcy mieszkań – przede wszystkim spółdzielnie mieszkaniowe – kojarzyli się z bardzo tradycyjnymi metodami pracy. Ma to pewne oparcie w rzeczywistości, bo duża część dokumentacji, niezbędnej również do zakładania ksiąg wieczystych, jest w postaci dokumentów pisanych na maszynie, bywają to nawet pożółkłe kartki w rozmaitych papierowych teczkach. To bardzo ważna część zarządzania mieszkaniami i bardzo tradycyjna. Do dzisiaj wiele osób korzysta jeszcze z papierowej książeczki opłat za mieszkanie, a do skrzynek na listy nadal trafiają dostarczane bezpośrednio przez administrację rozliczenia i informacje. Ale spółdzielnie i specjalistyczne firmy zarządzające pracują dziś według najnowszych standardów oraz wymagań mieszkańców i właścicieli nieruchomości, dlatego używają również nowoczesnych narzędzi.

Do wielu spółdzielni można się już zalogować przez internet. W praktyce oznacza to, że nie trzeba dzwonić w określonych godzinach albo iść do budynku administracji na spotkanie, by uzyskać dostęp do informacji i skontaktować się z administracją. Taką opcję udostępniają między innymi spółdzielnie w Szczytnie, Gostyninie czy Krotoszynie. W elektronicznym biurze obsługi klienta ogólnopolskiej sieci zarządców nieruchomości TuMieszkamy można ustawić sposób przesyłania komunikatów i rozliczeń, jest to coraz powszechniej stosowane udogodnienie.

Zmiany zaczęły się oczywiście od pieniędzy, a konkretnie od zastosowania nowoczesnych rozwiązań księgowych do rozliczania lokali o różnych powierzchniach. Ich właściciele (lub lokatorzy w spółdzielniach) mogli po zalogowaniu się sprawdzić, jaki jest ich stan rozliczeń, ile powinni zapłacić w kolejnym miesiącu albo czy nie mają nadpłaty. To rozwiązanie było stopniowo rozwijane i teraz można również skorzystać z całego wachlarza usług dla mieszkańców i zarządców w ramach różnych modułów oprogramowania: od finansów – wraz z opcją natychmiastowych płatności i windykacji zadłużenia, poprzez moduł obsługi i rozliczeń liczników, moduły zgłoszeń z opcją śledzenia działań i decyzji, możliwość aktualizacji danych kontaktowych oraz ustawienia przez użytkowników powiadomień czy przesyłania ogłoszeń. Po wybuchu pandemii bardzo szybko poza wglądem do dokumentów dla spółdzielców lub członków wspólnot pojawiły się funkcje prowadzenia zebrań i głosowań on-line. Oczywiście istnieje też możliwość cyfryzacji wszystkich dokumentów, korespondencji i procesów obsługi. Intensywnie rozwijane są aplikacje i interfejsy mobilne, łączenie z usługami zewnętrznymi (kontakt z dostawcami Internetu i telewizji w budynku lub na osiedlu, serwisem domofonów i firmami realizującymi związane z tym dodatkowe usługi), a także funkcje nastawione na tworzenie i animowanie lokalnych społeczności.

Twórcami wszystkich przedstawionych rozwiązań informatycznych są polskie firmy, często z wieloletnimi tradycjami, ale bywają i nowe start-upy. Można dzięki temu wybrać albo minimalny zakres udogodnień, z określonymi zabezpieczeniami, albo rozbudowany system – będący zewnętrzną usługą, z mobilnymi aplikacjami – który będzie spełniał wymagania specjalistów od zarządzania i mieszkańców najnowocześniejszych osiedli.

Liczniki i odczyty

Montowanie w mieszkaniach indywidualnych liczników – poza licznikami prądu i gazu – to tak naprawdę dość nowy pomysł, upowszechniony dopiero w tym stuleciu. Dzięki indywidualnym rozliczeniom każdy ma poczucie, że ponosi koszty swojego zużycia wody, prądu, gazu, a w dużym stopniu również ogrzewania. W Kaliszu wszyscy klienci firmy Energa-Operator mają od 2013 roku nowe, inteligentne liczniki zużycia prądu. Wciąż można znaleźć budynki z jednym, wspólnym licznikiem gazu, ale coraz mniej jest bloków, w których nie ma liczników wody przy każdym lokalu, a nawet stare kaloryfery da się wyposażyć w nowoczesne podzielniki.

Przywykliśmy do dokładnych zestawień zużycia wody, wraz z jej podgrzaniem, bo mamy świadomość wartości tego zasobu. Montowanie osobnych liczników w każdym lokalu stało się rozwiązaniem oczywistym – choć nadal odczyty na kaloryferach są dla wielu użytkowników trudne do zrozumienia. Pomiar zużycia mediów powoduje, że staramy się kontrolować swoje działania, jak najszybciej likwidować awarie prowadzące do nadmiernego zużycia lub im zapobiegać. Każdy może mieć zatem wpływ na wysokość opłat i może zmieniać swoje przyzwyczajenia, a domowe sprzęty na bardziej oszczędne i ekologiczne. Same liczniki są coraz dokładniejsze i wygodniejsze w obsłudze, zarówno dla mieszkańców, jak i zarządców.

Liczniki wody z modułem radiowym pozwalają na odczyty bez konieczności wchodzenia kontrolera do lokalu, odsuwania mebli i zaglądania do zakamarków kuchni i łazienki. Dzięki tej technologii można skutecznie i szybko zebrać informacje, a także dokonać rozliczenia – zdarzają się już budynki, w których ma to miejsce co miesiąc. Do 2028 roku 80% wszystkich liczników prądu w polskich domach i mieszkaniach powinno być „inteligentnych”, czyli pozwalających na zdalny odczyt, monitorowanie zużycia w czasie i energii oddawanej do sieci. Dzięki temu nie będzie już rachunków „prognozowanych”, a rozliczenia staną się szybsze i dokładniejsze. Ułatwiona zostanie też zmiana dostawcy prądu, a licznik sam będzie sygnalizował przerwy w dostawach prądu. Dane z liczników służą też już do analiz na dużą skalę. Na podstawie informacji o braku zużycia wody i prądu Główny Urząd Statystyczny od 2021 roku zbiera informacje o lokalach niezamieszkałych.

Fotowoltaika na dużą skalę

Zanim pozyskiwanie energii z promieniowania słonecznego zaczęło cieszyć się powszechną aprobatą, już w 2016 roku, płaskie dachy bloków we Wrocławiu, zostały wykorzystane do zbudowania elektrowni. Wówczas było to duże przedsięwzięcie, bardzo nowatorskie, a nawet ryzykowne – nie dało się bowiem dokładnie oszacować efektów, przewidywanych zysków i czasu pracy takiej instalacji. Ryzyko podjęła jednak Spółdzielnia Mieszkaniowa Wrocław–Południe, słusznie przewidując rozwój trendów i konieczność przechodzenia na odnawialne źródła energii.

Duże osiedla i zespoły budynków to sporo przestrzenie na dachach, a jednocześnie duże potrzeby dotyczące zasilania w przestrzeniach wspólnych: oświetlenie holi i schodów, windy, urządzenia zapewniające ciągłość dostaw wody, systemy czujników i kontroli. Pozyskiwanie energii z odnawialnych źródeł jest ekologiczne, ale wcześniej nie było testowane w takim miejscu.

Rozwiązanie wrocławskiej spółdzielni sprawdziło się, a jego efektywność przerosła oczekiwania wynikające z – jak się okazało – ostrożnych wyliczeń i szacunków, nawet po uwzględnieniu zmieniających się zasad dofinansowania i zmian cen energii. Sukces sprzyja kontynuacji i zachęca naśladowców. W 2021 roku zestawy paneli działały już na budynkach czterech innych spółdzielni mieszkaniowych, również we Wrocławiu. Fotowoltaikę można instalować na budynkach jednorodzinnych – łatwiej w takim wypadku o decyzję – ale też na dużych, wspólnych dachach – wtedy efekty są jeszcze lepsze, co dobrze widać w zestawieniach wydatków.

Fotowoltaika to coraz bardziej istotne źródło energii w skali całej Polski, wyprzedzające efektywnością – w zależności od pogody w danym okresie – energię pozyskiwaną z wiatru. W niektórych spółdzielniach podejmowane są kolejne kroki w kierunku ekologii i oszczędności, instalowane są pompy ciepła w budynkach wielorodzinnych – prace są bardziej zaawansowane właśnie tam, gdzie znajdują się już panele słoneczne. Inicjatorem takich rozwiązań również jest Spółdzielnia Mieszkaniowa Wrocław–Południe.

Dzielenie się miejscami parkingowymi

Parkingi to przestrzenie drogie w utrzymaniu i budowie. Trzeba je wykorzystywać lepiej – to nie tylko kwestia ekologii! Obszerne płaskie dachy parkingów wielopoziomowych w miastach można przeznaczyć na instalacje, ale miejsca garażowe też nie powinny stać puste, a tak się często zdarza. Podstawowym sposobem ich wykorzystania jest oczywiście parkowanie samochodów, ale aby do tego doszło, trzeba najpierw przeskoczyć kilka problemów organizacyjnych, finansowych i związanych z kontrolą dostępu do tych miejsc. Z pomocą przychodzi ekonomia współdzielenia i najnowsze technologie. Dzięki temu można na przykład parkować auta na tymczasowo pustych miejscach parkingowych znajdujących się w zamkniętych przestrzeniach. Dzieję się tak już na osiedlach w Łodzi, Katowicach i Gdyni.

Parkowanie jest coraz częściej płatne, a ze względu na dostępność przestrzeni miejskich dla pieszych, rowerów i rozwój obszarów zieleni, liczba miejsc do pozostawienia auta jest coraz mniejsza. Tymczasem nowe budynki mieszkalne mają podziemne garaże, hale i kryte parkingi, które przez przynajmniej część doby stoją puste. Dzięki nowoczesnym aplikacjom możliwe jest korzystanie z takich niepublicznych miejsc do parkowania przez osoby spoza grona mieszkańców osiedla. Miejsce parkingowe może być udostępniane na kilka godzin dziennie lub kilka dni – także poprzez aplikację – jeśli właściciel go w tym czasie nie potrzebuje. Wykorzystanie telefonów komórkowych z ich zaawansowanymi funkcjami pozwala na dokonywanie płatności, otwieranie bramek, udostępnianie, rezerwowanie i odnajdywanie takich miejsc parkingowych. W miastach o mieszanych funkcjach współdzielenie w ramach jednego osiedla lub dzielnicy pomiędzy mieszkańcami i użytkownikami biurowców sprawdza się bardzo dobrze. Systemy zarządzania, kontroli dostępu i wjazdu sterowane przez aplikację pozwalają na bardziej efektywne wykorzystanie miejsc parkingowych, co obniża koszty wszystkim użytkownikom – zajmują się tym polskie firmy, np. ParkCash.

Inteligentne domofony

Korzystamy z coraz bardziej zaawansowanych systemów kontroli dostępu – które potocznie nazywamy domofonami – i w coraz większym stopniu polegamy na nowoczesnych rozwiązaniach na terenie osiedla lub budynku. Jednak nie pozbyliśmy się jeszcze tradycyjnych metalowych kluczy do mieszkań. Możemy sterować szlabanami i bramami do garaży z poziomu aplikacji albo otwierać je pilotem, na wielu osiedlach drzwi do bloku da się otworzyć zbliżeniowo małą „pestką”, a same domofony są już wyposażone w kamery i możliwość łączenia z innymi instalacjami.

Domofony stały się bardzo nowoczesne, mogą być centrum sterowania całym domem lub mieszkaniem, zbierać informacje z czujników i liczników i być połączeniem tego, co wewnątrz ze wszystkim tym, co jest poza mieszkaniem. Aplikacje pozwalają na zdalny dostęp do urządzeń tego typu, łączy się je również z systemami alarmowymi oraz wykorzystuje jako systemy ratowania życia i wzywania pomocy w określonych sytuacjach – bezpośrednio lub poprzez portiernię czy ochronę budynku. Całe systemy kontroli dostępu, z licznymi furtkami, przejściami, bramami, wjazdami, drzwiami i windami, muszą być coraz bardziej złożone, aby mieszkańcom było łatwo przejść, wjechać czy wpuścić kuriera z przesyłką czy nawet straż pożarną lub karetkę pogotowia. Takie systemy wprowadza między innymi firma Wekta, często we współpracy z innymi dostawcami nowoczesnych rozwiązań, najczęściej na nowych osiedlach w Warszawie, ale też przy okazji wymiany starych systemów domofonowych w istniejących blokach.

Różne elementy technologiczne w mieszkaniu, czujniki: wilgoci, zalania, dymu lub tlenku węgla, składające się z wielu elementów systemy alarmowe to wszystko sprzyja większemu bezpieczeństwu mieszkańców i samej nieruchomości. Pozwala także reagować na pojawiające się problemy i zapobiegać większym zniszczeniom. Połączenie wielu takich czujników i systemów składa się na tzw. dom inteligentny – coraz częściej pozwala to zrobić właśnie taka domowa centralka w postaci domofonu. Same elementy domu inteligentnego: możliwość odczytywania danych z czujników, sterowania niektórymi urządzeniami, np. ogrzewaniem, oświetleniem, bramą, są już używane w domach i mieszkaniach, ale na razie rzadko integruje się je w ramach jednego, połączonego systemu. Te funkcjonalności, wygodne i uzupełniające nasze codzienne aktywności: piloty i „pestki” do otwierania przejść, radiowe liczniki mediów, aplikacje i portale do sprawdzania rozliczeń, są powszechnie akceptowane, coraz częściej od zarządców po prostu oczekuje się takich rozwiązań.

Nie wszyscy jednak używają instalowanych w telefonie aplikacji, nie dla wszystkich też atrakcyjne jest zdalne sterowanie urządzeniami w domu albo dokładne kontrolowanie odczytów. Korzystamy jednak z coraz bardziej zaawansowanych domofonów i ich funkcji na co dzień, używamy nowych rozwiązań do otwierania bram i przejść, więc coraz bliżej wydaje się także kolejny krok – integracja wdrożonych rozwiązań technicznych. Wycofywania się z wprowadzonych udogodnień raczej nie można się spodziewać.

Podsumowanie

Zazwyczaj nawet nie zauważamy, jak wiele drobnych usprawnień wprowadzanych jest w budynkach mieszkaniowych, z jak wielu udogodnień możemy korzystać w domach – nawet tych zbudowanych kilkadziesiąt i więcej lat temu. Wiele zmienia się w kwestii komunikacji i możliwości zdalnego załatwiania spraw: od kontaktów z administracją, przez możliwość wynajmowania miejsca parkingowego i uczestnictwa w zebraniach, aż po ułatwienia, takie jak zdalne otwieranie drzwi gościom. Techniczne ulepszenia obejmują też: komunikację pomiędzy urządzeniami, zdalne odczyty wskazań liczników, czujniki i czytniki wpuszczające nas automatycznie do stref zamkniętych dla osób niemieszkających w danym miejscu, czy w końcu produkcję „czystej” energii do obsługi mieszkań. To wszystko rozwiązania lokalne, ale jednocześnie możliwe do stosowania globalnie. Sprawdzajmy dostępne opcje i mieszkajmy lepiej!

Autor: Hanna Milewska-Wilk
Artykuł powstał we współpracy z Instytutem Rozwoju Miast i Regionów.