Światowe Forum Miejskie
WUF11

Niezwykle istotnym procesem – mającym miejsce w największych polskich miastach już drugą dekadę, a w tych mniejszych intensywnie wdrażanym w ostatnich latach – jest udostępnianie coraz większej liczby usług elektronicznych, dzięki którym mieszkańcy zamiast odwiedzać urząd mogą skorzystać z funkcjonalności miejskiej strony internetowej.

Oczywiście są urzędy, które idą krok, a nawet dwa dalej i po skutecznym wdrożeniu platformy do załatwiania spraw na odległość zaczynają w sposób skoordynowany digitalizować, a następnie udostępniać obywatelom zbiory danych publicznych. Te natomiast mogą być wtórnie wykorzystywane przez aktywnych mieszkańców czy firmy do tworzenia aplikacji i innowacji służących wszystkim zainteresowanym. Najbardziej zaawansowane są zaś miasta, które tworzą dla mieszkańców specjalne narzędzia uzupełniające katalog rozwiązań służących lokalnej partycypacji obywatelskiej. Takie przykłady także znajdziemy w Polsce.  

Stanie w kolejkach do urzędu czy platforma e-usług publicznych? Ty wybierasz

Czym są zatem e-usługi, po które coraz chętniej sięgają mieszkańcy, chcąc oszczędzić czas i przyspieszyć proces obiegu dokumentów w urzędzie – oczywiście w celu pozytywnego załatwienia swojej sprawy?
Nie różnią się one praktycznie niczym od usług świadczonych podczas wizyty stacjonarnej, przy czym – jak już wspomniano powyżej – niemal wszystkie sprawy urzędowe da się obecnie załatwić przez Internet dzięki elektronicznej platformie usług publicznych. Urzędy gmin i miast udostępniają strony internetowe, za pośrednictwem których można skorzystać z szeregu e-usług lokalnych. Najbardziej popularne z nich to: uzyskanie odpisu aktu urodzenia, aktu małżeństwa lub aktu zgonu, wyrobienie e-dowodu osobistego (wydawanego w Polsce od 4 marca 2019 roku), kwestie związane z meldunkiem, zgłoszenie zbycia lub nabycia pojazdu czy w końcu najpopularniejsza z e-usług, czyli „Pismo ogólne”, które pozwala na załatwianie spraw urzędowych we wszystkich niezdefiniowanych i nieprzyporządkowanych do odpowiedniego działu sytuacjach.

Należy w tym miejscu wspomnieć, że największą ogólnopolską platformą internetową usług publicznych jest ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej), w którym możemy bez wychodzenia z domu załatwić wiele spraw w różnych urzędach, a także wysyłać i odbierać urzędową korespondencję oraz sprawdzać na bieżąco statusy spraw i wniosków. 

Ale zanim udostępniono to rozwiązanie, polskie urzędy różnego szczebla musiały przejść nierzadko długi i wymagający proces przygotowań. Składał się on zazwyczaj z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów, ujednolicenia infrastruktury teleinformatycznej (w tym także na pozór banalnych etapów implementacji programów biurowych, antywirusowych czy zakupu nowoczesnego sprzętu komputerowego przez jednostki samorządu terytorialnego), utworzenia punktu potwierdzania profilu zaufanego czy w końcu zintegrowania systemów podatkowo-księgowych z elektronicznym obiegiem dokumentów. Dopiero efektem końcowym było wdrożenie platformy do załatwiania spraw na odległość. 

Powyżej wymieniono zadania urzędów, co natomiast musi zrobić obywatel, aby zacząć korzystać z e-usług? Do załatwiania spraw urzędowych przez internet potrzebuje on przede wszystkim konta założonego na lokalnej platformie e-usług lub profilu zaufanego jako tzw. środka identyfikacji elektronicznej (jest to po prostu zbiór danych o nas samych). 

Sam profil możemy założyć podczas wizyty w urzędzie lub poprzez internetowe konto bankowe. Jest on wymagany do złożenia podpisu na pismach urzędowych wysyłanych przez internet – z nim właściwie wszystkie sprawy załatwimy bez odchodzenie od komputera. Z takiej możliwości skorzystało już ponad 12 milionów Polaków!

Czy wszystkie urzędy w Polsce oferują szeroki zakres e-usług? 

Podczas szybkiego przeglądu e-usług dostępnych w różnych urzędach w Polsce można zauważyć, że nie ma znaczenia, czy to Urząd Gminy Sulechów (Platforma e-Usług Publicznych) w województwie lubuskim, Urząd Miasta Bartoszyce (Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta), Urząd Miejski w Przemyślu (e-Urząd) czy Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie – lista spraw publicznych, które można w tych instytucjach załatwić bez wychodzenia z domu i – co równie ważne – nie tylko w godzinach pracy urzędu liczy co najmniej kilkadziesiąt e-usług i cały czas jest poszerzana, a docelowo ma zostać zintegrowana z ogólnokrajową platformą ePUAP. 

Co więcej, każda sprawa jest szczegółowa opisana według procedury i trybu, w jakim może być załatwiona, udostępniane są także załączniki niezbędne do jej finalizacji, które mogą być dodane do e-formularzy wysyłanych do urzędu poprzez elektroniczną skrzynkę kontaktową. Co godne podkreślenia na ePUAP znajdziemy nie tylko udogodnienia dla osób fizycznych, ale również szereg e-usług dla przedsiębiorców, organizacji pozarządowych czy innych podmiotów, co w efekcie przyczynia się do poprawiania jakości życia mieszkańców. 

E-usługi, aplikacje mobilne i platformy partycypacyjne

Poza platformami publicznych e-usług niektóre z polskich miast udostępniają mieszkańcom także dodatkowe serwisy internetowe i aplikacje mobilne wpisujące się w trendy inteligentnych rozwiązań miejskich (smart city). 
Warto w tym miejscu wymienić serwis https://smart.przemysl.eu, który został zrealizowany w ramach zwycięskiego projektu w konkursie dla samorządów „HUMAN SMART CITIES. Inteligentne miasta współtworzone przez mieszkańców”, organizowanego przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej i dofinansowanego z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020. 

Jednocześnie urząd miasta udostępnia mieszkańcom bezpłatną aplikację mobilną „Miasto Przemyśl”, dzięki której można być na bieżąco z aktualnościami z życia miasta i otrzymywać powiadomienia o terminach odbioru odpadów komunalnych, jakości powietrza czy zagrożeniach pogodowych. Aplikacja pozwala również na zgłaszanie miejskich usterek i problemów, takich jak np. spalona latarnia czy dzikie wysypisko śmieci – jednak przede wszystkim jest to wirtualna platforma do komunikacji urzędników z mieszkańcami. 
Także w duchu smart city powstawał portal IDEA Kielce (Informacja, Dane miejskie, Edukacja obywatelska, Aktywność społeczna – https://idea.kielce.eu), dzięki któremu komunikacja i współpraca władz samorządowych ze społecznością lokalną może być jeszcze bardziej efektywna. Założeniem platformy było włączenie mieszkańców w jeszcze szerszym zakresie do zintegrowanego zarządzania miastem. W zasobach platformy znalazły się serwisy tematyczne, w których udostępniane są np. dane miejskie, informacje dla inwestorów, formularze do głosowania w budżecie obywatelskim i serwisy informacyjne przystosowane do aktywnej współpracy online, dzięki czemu osoby zainteresowane przyszłością Kielc mogą brać udział w ulepszaniu miasta. 

Szczególnie przydatne dla mieszkańców jest narzędzie „Konsultacje społeczne”, umożliwiające dwukierunkową komunikację mieszkańców z władzami. Sprawnie prowadzone konsultacje pomagają urzeczywistniać idee społeczeństwa obywatelskiego, uspołeczniając proces podejmowania ważnych dla miasta decyzji, takich jak np. konsultowany obecnie online projekt zmiany studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego. Na platformie dostępny jest też serwis „Wypowiedz się!”, za pomocą którego zbierane są głosy i opinie mieszkańców na tematy ważne dla Kielc. W ostatnich miesiącach były to np. kwestie związane z rewitalizacją płyty rynku w Kielcach, ankieta na temat powstania woonerfów czy wybór muralu w ramach konkursu „Twoja obojętność, NASZE powietrze”.
Jeszcze bardziej zaawansowane technologicznie są platformy cyfrowe dedykowane partycypacji społecznej, które tworzone są w celu skuteczniejszego angażowania mieszkańców do współdecydowania o przebiegu ważnych dla miasta procesów. Umożliwiają one wykorzystanie kreatywności i wiedzy lokalnej społeczności do tworzenia rozwiązań odpowiadających na miejskie wyzwania. 

Ciekawym wdrożeniem tego typu może pochwalić się Urząd Miasta Gdyni i tamtejszy UrbanLab – na bazie platformy Decidim opartej na licencji open source (tzw. otwarte oprogramowanie) zbudowano Gdyńską Platformę Dialogu, która została uruchomiona 13 września 2021 roku pod adresem www.konsultujemy.gdynia.pl. Głównymi celami Gdyńskiej Platformy Dialogu (GPD) są:
•    budowanie społeczności zebranej wokół procesów dialogu w Gdyni;
•    zlokalizowanie wiedzy o wszystkich procesach partycypacyjnych oraz radach i zespołach funkcjonujących w mieście w jednym miejscu;
•    ustandaryzowanie miejskich działań włączających mieszkańców;
•    zapewnienie możliwości łatwego uczestnictwa w określonych procesach dziejących się na Platformie. 

Gdynia jest już po pierwszych konsultacjach dla różnych grup mieszkańców wykorzystujących stworzoną w UrbanLab Gdynia platformę. Wiele wskazuje na to, że kolejne polskie miasta pójdą jej tropem i wdrożą podobne instrumenty. W ciągu niespełna sześciu miesięcy od momentu uruchomienia dzięki GPD udało się poddać sprawnej ocenie lub dyskusji 22 procesy, w tym Budżet Obywatelski 2022, w którym złożono aż 323 projekty i kolejny etap tworzenia miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego części dzielnicy Chylonia w Gdyni (tzw. osiedle Meksyk). Za pomocą GPD przeprowadzono też konsultacje społeczne Gdyńskiego Programu Wspierania Seniorów i Zdrowego Starzenia Się na lata 2022–2025.

Jak Polska e-administracja wypada na tle świata?

W efekcie działań podejmowanych przez polską administrację centralną oraz poszczególne jednostki samorządu terytorialnego w opublikowanym w 2021 roku rankingu cyfrowej jakości życia – Digital Quality of Life Index (DQL) – Polska uplasowała się na 25. miejscu na świecie, natomiast nasza e-administracja – na 26. miejscu na 110 analizowanych krajów, wliczając się tym samym do grupy najbardziej rozwiniętych pod tym względem krajów świata. Jest dobrze, ale oczywiście znajdą się obszary do poprawy, gdyż pod względem dostępności usług online Polska zajmuje 22. miejsce, a pozycja ta jest wypadkową szczegółowej analizy portali administracji centralnej, miejskiej oraz platform  e-partycypacji. Mocną stroną Polski jest natomiast niezwykle ważne także w zakresie wdrażania e-usług cyberbezpieczeństwo – w tej kategorii nasz kraj znajduje się od lat w ścisłej czołówce (6. miejsce spośród 110 krajów). 

Do zwiększonego zainteresowania e-usługami w sposób naturalny przyczyniła się także w ostatnich dwóch latach pandemia COVID-19. W obliczu zamknięcia przestrzeni urzędów dla interesariuszy wielu polskich obywateli było zmuszonych do poznania zalet załatwiania spraw administracyjnych online, dostrzegając tym samym dodatkowy potencjał Internetu jako medium służącego do czegoś więcej niż zakupy online i kontakt z bliskimi. 

Coś, co jeszcze niedawno wydawało się niemożliwe, stało się faktem – załatwianie spraw online jest dziś zupełnie normalnym, a przede wszystkim szybkim trybem urzędowym.

Autor: Bartosz Piziak
Artykuł powstał we współpracy z Instytutem Rozwoju Miast i Regionów.