Gdy projekty wiele łączy, czyli po co nam programy?
Program to pojęcie w polskiej przestrzeni publicznej niejednoznaczne.
Używane jest zamiennie ze słowem projekt, określa się nim dokumenty rozwojowe lub fundusze, a stosunkowo rzadko wykorzystuje jako narzędzie do osiągania długofalowych korzyści dzięki realizacji powiązanych ze sobą inicjatyw. Z tego powodu dziewiąte Śniadanie z Monalizą zorganizowane 7 kwietnia br. przez Kancelarię Prezesa Rady Ministra poświęcone były skutecznemu zarządzaniu programami.
Zalety powoływania programów
Na pytanie, dlaczego warto powoływać programy odpowiedzieli przedstawiciele biznesu, były Prezes PMI Poland Chapter p. Maciej Bodych oraz tłumacz wiodący polskiego wydania MSP® dr Piotr Kotelnicki. Prelegenci przypomnieli, że projekt jest strukturą, która służy wytwarzaniu produktów, tworzy potencjały, które mogą, choć nie muszą przyczynić się do osiągnięcia długofalowych korzyści. Spojrzenie na całość zagadnienia wymagającego zmiany sytuacji zastanej w określony model docelowy, potrzebuje powołania bardziej długotrwałej i otwartej struktury. Program jest narzędziem, które stwarza przestrzeń do przyjrzenia się danemu zagadnieniu i wypracowywania ścieżki dojścia do zakładanych korzyści dzięki stopniowo otwieranym projektom. Wymaga z jednej strony delegowania części uprawnień, ale z drugiej, w przeciwieństwie do dużego projektu, daje więcej przestrzeni do realizacji poszczególnych projektów zgodnie z lokalnymi uwarunkowaniami. Może być to szczególnie przydatne w administracji rządowej, gdzie za poszczególne projekty odpowiadają różne ministerstwa, ale ze względu na wspólny cel, resorty muszą ze sobą współpracować.
Programy w administracji rządowej
Praktyczne zastosowanie metodyk zarządzania programami zaprezentowali przedstawiciele administracji dr inż. Małgorzata Bogucka-Szymalska, Zastępca Dyrektora w Departamencie Gospodarki Wodnej i Żeglugi Śródlądowej Ministerstwa Infrastruktury oraz dr. Dariusz Bogucki, Zastępca Dyrektora w Departamencie Spraw Międzynarodowych i Migracji Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji. Dyrektor Małgorzata Bogucka-Szymalska przedstawiła uczestnikom wnioski z opracowania zakresu programu „Woda dla Polski”. Świeże jeszcze doświadczenia pokazują, że programy mogą być właściwym podejściem do realizacji polityk publicznych. Niezwykle ważne wyzwanie, jakim jest zapewnienie zasobów wodnych dla kraju wymaga szeregu działań podejmowanych przez różnorodne podmioty. Dyrektor Dariusz Bogucki natomiast opowiedział o wykorzystaniu podejścia programowego do wypracowywania wielkoskalowych systemów informacyjnych UE. Na podstawie bogatych już doświadczeń dyr. Dariusz Bogucki podkreślił, że wielki projekt (z podprojektami) nie umożliwiłby skutecznego zarządzania złożoną strukturą w tym ryzykami i zagadnieniami, jakie pojawiają się pomiędzy (pod)projektami / jednostkami.
Kompleksowy system szkoleń
W odpowiedzi na spodziewane rosnące zainteresowanie uczestników spotkania podnoszeniem kompetencji w zakresie zarządzania programami (i projektami) p. Sylwia Ojdym, Zastępca Dyrektora, Krajowej Szkoły Administracji Publicznej i p. Agnieszka Wyrozębska, Koordynator Akademii Zarządzania Projektami w Administracji Publicznej przedstawiły uczestnikom bogatą ofertę szkoleń z zarządzania przygotowaną dla Liderów Projektów i Kierowników Programów przez Krajową Szkołę Administracji Publicznej. Z programem Akademii można zapoznać się na stronie: https://zarzadzanieprojektami.ksap.gov.pl/
Zakończenie spotkania
Całość wideokonferencji zakończył panel z pytaniami zadawanymi przez uczestników poprzez aplikację internetową. Eksperci podkreślili, że powoływanie programów jest możliwe i więcej, szczególnie istotne w czasach oznaczających się, tak jak obecne, dużą niepewnością. Konieczne jest dobieranie do tego decyzyjnych struktur zarządczych, które podejmując decyzje w wąskim gronie dbają jednocześnie o stały kontakt z interesariuszami programu.
