Zarządzanie projektami
Organizacje to byty niejednorodne. Możemy w nich wyróżnić z jednej strony powtarzalną działalność stałą, czyli procesy, a z drugiej obszar zmiany. Zmiana to nowe zadania, które dla poprawy efektywności naszej pracy organizujemy w formie projektów i programów.
Każdy z tych obszarów ma własną specyfikę zarządzania. Granice bywają płynne, ale nawet intuicyjnie wiemy, że inaczej zarządza się rzeczywistością znaną i powtarzalną, a inaczej tym, co nowe i niepewne. Projekty związane są z ryzkiem, bo w określonym czasie i budżecie mają doprowadzić do wytworzenia nowego produktu lub usługi.
Mogłoby się wydawać, że projekty dotyczą administracji rządowej tylko w ograniczonym zakresie. Pisanie ustaw, rozporządzeń to działalność dobrze znana większości urzędników.
Nawet najważniejsza ustawa nie jest jednak celem samym w sobie. Forma jest może powtarzalna, ale treść za każdym razem inna. Z perspektywy celu ustawa czy rozporządzenie są tylko jednymi z produktów mających przyczynić się do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów. Stanowią zwykle część większej liczby działań, które trzeba ze sobą skoordynować.
Podobnie każdy program rządowy w momencie przyjmowania przez Radę Ministrów jest tylko dokumentem, wymaga operacjonalizacji, czyli całego szeregu działań, które mają doprowadzić do jego wdrożenia.
Wyróżnianie programów i projektów ma wiele zalet. Z perspektywy organizacji:
- dzięki wzmocnieniu procesów planowania i analiz na poziomie portfela przyczynia się do lepszego wykorzystania zasobów - przede wszystkim czasu i funduszy.
- dzięki określonym rolom projektowym wzmacnia poczucie odpowiedzialności za realizowane zadania.
- dzięki określonym zakresom inicjatyw i ustalonym sposobom przepływu informacji pozwala szybciej reagować na pojawiające się ryzyka.
- dzięki stałemu raportowaniu jest szczególnie istotne w momencie zmiany kierownictwa, gdy nowy zarząd musi zapoznać się z bieżącymi działaniami instytucji.
Z perspektywy pracownika stwarza przestrzeń do lepszego planowania i komunikacji. Zwiększa szanse rozwoju.
Ostatnio coraz częściej podkreśla się również konieczność zarządzania innowacjami, o czym będziemy pisać w kolejnych artykułach.